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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 221
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■ 今回のテーマ 「スタイルの理解(4)」
・このシリーズの最初に、スタイルには「段落スタイル」と「文字ス
タイル」の2種類あると言いました。そして、それをきちんと区別
することが重要であるとも言いました。
・このうち威力を発揮するのは段落スタイルの方です。例えば、本を
作る場合、章見出しなどは、まちまちではおかしいでしょう。第1
章は、太字で赤なのに、第2章は、本文と同じ書式では一貫性があ
りません。
・今回の使える技で取り上げた書式などを、「章見出し」などの名前
をつけて段落スタイルにしておけば、何章あっても、そのスタイル
を適用するだけで一貫性が生まれます。また、前回も言ったように、
もし、その書式が気に入らなければ、スタイル自体を変更すること
により、すべて一括で変更できます。
・第○章の下に、第○節などと付ける場合も、「節見出し」のような
ものを作って適用すれば、文書内の書式の統一が図れます。ですか
ら、ある程度長めの文書は、段落スタイルをうまく使い利用するこ
とにより効率がぐっと上がります。この点の理解が必要です。
■ 特選:ワードの使える技「両端に縦罫線をつける」
・今回は、下図のように、両端に罫線をつける方法を紹介します。
┃第1章 ワードの小技 ┃
ワードの罫線は、基本的に表ですので、四角形で囲まれる形になり
ます。しかし、ちょっとだけ手を加えれば、上図のように、上下を
除いた表示も可能です。
★ 両端に縦罫線をつける技
段落の上にカーソルを置く(空白でもかまいません)
[罫線]−[線種とページ罫線と網掛けの設定]をクリック
「罫線」のタブを開き、「種類」の「指定」をクリック
「設定対象」を「段落」にする
線の「種類」「色」「太さ」を設定(お好みで)
「プレビュー」の「左」と「右」のボタンをクリック
・例として、両端に縦線を付ける設定にしましたが、上下でも、四角
形のどこか1つを抜きたい場合でも同じです。
・要は、「指定」を使い、線を引く部分を設定するのです。この方法
ならば「下」だけを指定することにより下線を引くこともできます。
他にも、いろいろ応用できますので、試してみてください。
・ただし、これは、あくまでも段落罫線だけに有効です。「設定対象」
を「文字」にした場合は、できません。
■ ショートカットコレクション(No.034)
[034]Ctrl+F3 <重要度:★☆☆☆☆>
スパイクとして追加する
・スパイクについては、168号 で詳しく解説しましたので、そちらを
ご覧ください。
http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/w166.htm#168
■ 作者より一言
・ここのところ、また寒さがぶり返してきました。でも、春は目前で
すね。私のホームページも、春には、40万アクセス行くつもりと言
ったことがありますが、あさって(25日)あたりに行きそうです。
ホームページはこちら http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/
400000のキリ番を取った方は、是非、連絡してください。賞品はあ
りませんが、読者の方にとってもらえるとうれしいからです。
達成とともに暖かい春が来てほしいと思っています。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 222
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■ 今回のテーマ 「スタイルの理解(5)」
・ずっと、スタイルについて述べてきましたが、最後に、便利な使い
方を1つ。それは、95号で述べた、「段落の自動調整」をスタイル
にしてしまうということです。
95号は、こちら http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/w91.htm#95
・例えば、章単位の見出しなどは、必ず、改ページしてページの先頭
にしたいことがあります。その場合、「段落前で改ページする」設
定を含めてスタイルにします。そうすれば、ベタ書きしていって、
見出しにそのスタイルを適用すれば、自動的に改ページされ、ペー
ジの先頭に来ます。後で、追加や削除があっても、その形は崩れま
せん。
・このようにちょっとした段落書式をスタイルにしておくと、非常に
効率が上がります。また、わかりやすいスタイル名をつけておけば、
あまりワードに詳しくない方でも、スタイルを適用するだけで、難
しめの設定を簡単に適用することができます。
・どちらにしても、段落スタイルをうまく作れるかどうかにかかって
います。工夫して、効率アップを図ってください。
■ 特選:ワードの使える技「テキストボックスの間隔を
ミリ単位で合わせる」
・今回は、読者の方の質問から。テキストボックスの間隔をミリ単位
で設定できないかというものです。これは、グリッド線を使うこと
で実現します。
[ツール]−[オプション]の「全般」のタブを開く
「文字単位での編集を可能にする」のチェックをオフにし、
「単位」を「mm」にする。
[図形描画]のツールバーを出す
[図形の調整]−[グリッド]をクリックして[グリッド線]
のダイアログボックスを出す
「描画オブジェクトをグリッド線に合わせる」にチェックを
入れる
「グリッド線の設定」で、ミリ単位の設定をする
「グリッド線を表示する」にチェックを入れる
・こんな手順でやってください。後は、グリッド線に合わせるだけ。
ミリ単位での間隔を設定することができます。
■ ショートカットコレクション(No.035)
[035]Ctrl+F4 <重要度:★★☆☆☆>
ファイルを閉じる
・開いているファイルだけ閉じることができます。ワード自体は終了
しません。複数のファイルが開いている場合は、アクティブなファ
イルだけが閉じられます。
■ 作者より一言
・先週から、少しずつ引越ししています。近くなので、引越し屋を頼
まず、一人で黙々とやっているせいか、いくらやっても終わりませ
ん。車がセダンなので、荷物もあまり積めないため、何回も往復を
繰り返しています。質問なされた方は、少しお待ちください。今、
大量にたまっていますが、いずれ回答いたします。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 223
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■ 今回のテーマ 「スペースの意味を知る」
・ワードを使う上で、英文と和文の違いを把握することは重要です。
同じ地球上の言語ですが、文字の特徴が大きく違うからです。
・これまでに何度か述べましたが、和文は、ひらがな、かたかな、漢
字ともに、同じ大きさとして扱うことができます。つまり、桝目で
囲まれた原稿用紙に一文字ずつ入れていっても違和感はありません。
・それに対し、英文は、すべての文字の大きさを同じにすると、非常
に不恰好になります。そこで、カーニングという隣り合った文字同
士の間隔を調節する方法があります。ワードは、アメリカ生まれの
ワープロですから、そのような思想で作られています。
・また、英語に変換機能はありません。そのまま打ち込むだけですか
ら、変換キーは必要ありません。単語の区切りは、スペースを打つ
だけです。
・反面、単語の途中で改行すると意味がわからなくなることがありま
す。よって、基本的に単語の途中で次行に移ることができません。
同時に、文字の大きさが違うため、一行に何文字入るかをあらかじ
め計算することができません。
・これらの要素を踏まえて計算し、両端揃えをするのですから、スペ
ースの部分を計算して最終的な形が決まります。つまり、スペース
の間隔を調節して両端揃えをするわけです。
・日本人は、プロポーショナルフォントを使っていない限り、文字の
大きさが同じですから、スペースの大きさは、一文字分です。そし
て、それを位置合わせに使う場合があります。
・しかし、本来、スペースは、位置合わせに使うものではありません。
その辺は、次回以降、タブなどと比較してお話しますが、英文と和
文が混在しているときやプロポーショナルフォントを使っている場
合など、きちんと位置が合わないことがありますので注意してくだ
さい。
■ 特選:ワードの使える技「特定のページだけ抜いて印刷する技」
・特定のページだけ抜いて印刷したいことがあると思います。わかり
やすいように、10ページある文書の5ページ目だけ抜く方法を示し
ましょう。
[ファイル]−[印刷]をクリック
「ページ指定」に「1-4,6-10」と入力
・好きなページを印刷したい場合は、ページ指定を使います。その場
合、印刷しないページではなく、印刷するページを指定します。
・この場合は、5ページ目を印刷したくないのですから、1ページ目
から4ページ目までと6ページ目から10ページ目までを指定します。
・本来、複数のページを指定するときは、カンマ区切りにします。た
だし、連続している場合は、ハイフンを使うと簡単です。
「1,2,3,4,6,7,8,9,10」=「1-4,6-10」
・注意していただきたいのは、この場合のページとは、ページ番号と
は無関係だということです。ページ番号は、作成側の都合でつけま
すが、印刷は、あくまでも、上からの枚数です。もちろん、セクシ
ョン区切りなどがついていても関係ありません。ステイタスバーの
一番左に表示されている数字が対象です。
■ ショートカットコレクション(No.036)
[036]Ctrl+F5 <重要度:★★☆☆☆>
ウィンドウを元のサイズに戻す
・最大化されたウィンドウを元のサイズに戻します。タイトルバーの
右上にある3つのボタンの真ん中と同じ効果を得られます。
■ 作者より一言
・ようやく引越しも終わり、一段落していますが、まだまだ、部屋の
中が混乱しています。高度に効率化された部屋に住んでいたので、
現在は、たいへん不便。混乱は、まだしばらく続きそうです。質問
の回答は、しばらくお待ちください。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 224
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■ 今回のテーマ 「スペースキーとタブキーの違い」
・前回もお話したように、スペースキーは、基本的に位置を合わせる
ためのものではありません。位置を合わせるには、タブキーを使い
ます。タブキーを使えば、欧文はもちろん、一つ一つ文字の大きさ
の違うプロポーショナルフォント (MSPゴシックなどPがついて
いるフォント) を使っていても、位置を合わせることができます。
・最近では、文字単位での設定ができるため勘違いしやすいのですが、
基本的に、スペースは、空白の1文字であり、タブは、文字に関係
なく位置を示すものです。文字数で設定できるのは、あくまでも、
日本人向けの目安と考えてください。
・ですから、同じ4文字で、スペースキーを使った場合とタブキーを
使った場合、同じ位置にあるのは、たまたまです。何か条件が加わ
るとずれてしまうことがあります。タブキーは、位置を決めて、そ
こに合わせるキーです。根本的に違うことを理解しましょう。
・タブキーについての細かいことは、別の機会に話します。
■ 特選:ワードの使える技「影付きのテキストボックスを作るには」
・以前にも、似たような技を紹介したことがありますが、復習の意味
も兼ねて紹介します。
テキストボックスを作る
[図形描画]のツールバーから[影]を選択
好みの影を付ける
ここまでが第一段階です。これでも十分ですが、
テキストボックスを選択
[図形描画]のツールバーから[影]を選択
「影の設定」をクリック
[影の設定]ツールバーで、影の位置や色を変更
ここまでやれば、自在に影を作ることができます。工夫次第で、見
映えのよいものを作ることができます。
・テキストボックスだけでなく、他の図形でも可能です。下を参考に
してください。
http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/w91.htm#92
http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/w101.htm#104
■ ショートカットコレクション(No.037)
[037]Ctrl+F6 <重要度:★★☆☆☆>
次のウィンドウに移動
・ワードの複数のファイルを開いているとき、このコマンドを使うと
次のウィンドウに移ります。
■ 作者より一言
・卓球の愛ちゃん、柔ちゃんなど、続々オリンピックの代表選手が選
ばれていますね。今、イラクでの人質事件で大変ですが、明るい話
題があると、ちょっとほっとします。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 225
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■ 今回のテーマ 「段落内改行の理解」
・ワードには、単にEnterを押して改行する方法のほかに、Shiftキー
を押しながらEnter を押して改行する方法があります。
Enter 段落を区切るために次行に改行する
Shift+Enter 段落内で行を区切るために改行する
この違いを理解しておかなければなりません。通常、前者は、段落
記号と呼ばれる改行マークが付き、後者は、任意指定の行区切りと
いう「↓」マークが付きます。
・何度も述べているように、ワードは、段落が基本ですから、段落内
で区切られた「↓」マークは、たとえ改行されていても、同じ段落
に属します。ですから、中央揃えなど、段落に働く操作をしたとき
同じ段落として操作の対象になります。
・最も気をつけていただきたいのは、ホームページなどをコピーして、
ワードに貼り付けた場合です。ホームーページを記述するの言語で
あるHTMLでは、<P>〜</P>で囲まれたものが段落で、<BR> で示
されたものが改行ですが、ワードでは、下のように判断されます。
<P>〜</P> 段落と判断
<BR> 段落内改行と判断
・しかし、ホームページ作成ソフトでは、普通に改行すると、<BR>と
記述されますので、ワードと同じ感覚で、Enter で改行すると、結
果的に段落内改行だらけになってしまいます。
・私も含めて、そのようなつくりをしている人は多いので、理解して
おく必要があるでしょう。コピーして、貼り付けたら、うまく行か
ないという人は、改行のマークが「↓」になっていないかをよく見
てください。
・もし、再編集したいのならば、段落内改行を通常の改行(段落記号)
に置換える必要があります。置換えの方法は、また機会があったら
話したいと思います。
■ 特選:ワードの使える技「文字列だけを貼り付ける」
・書式が設定された文字列をコピーして貼り付けると、基本的には、
書式ごと貼り付けられます。そこで、今回は、書式を除いて、文字
列だけを貼り付ける方法を紹介しましょう。
書式のついている文字列を Ctrl+C などを使ってコピー
Ctrl+V などを使って貼り付け
(この時点では、書式付で貼り付けられます)
右下に出た[貼り付けオプション]マークをクリック
[テキストのみ保持]をクリック
これで、コピー元の書式は無効になり、文字列だけが貼り付けられ
ます。
・この技は、ワード2002以上でなければできません。貼り付けた後か
ら条件を選ぶことができる、いわゆる後付け型の機能です。
・2000以前のバージョンの方は、
書式のついている文字列を Ctrl+C などを使ってコピー
[編集]−[形式を選択して貼り付け]−「テキスト」
でやってください。(2002以上でもできます)
■ ショートカットコレクション(No.038〜007)
[038]Ctrl+F7 <重要度:★★☆☆☆>
ウィンドウを方向キーで移動させる
・ウィンドウが最大化している場合は、とりあえず、タイトルバーの
右上の真ん中のボタンをクリックして、ウィンドウを元に戻してく
ださい。その後、方向キーを押すとキーボードで移動することがで
きます。
・尚、オフにしたいときは、Escキーを押してください。
■ 作者より一言
・私の発行している「クイズで学ぼう日本の歴史」が、前回 200号を
迎えました。これで、現在発行中の無料メルマガ4誌のすべてが、
200号 を突破したことになります。日本史に興味のある方は、是非、
登録してください。
登録はこちら http://www.mag2.com/m/0000028306.htm
・このメルマガは、「クイズで学ぼうエクセルの小技」と同時期に出
し、最初は、大場佳代などのキャラクターが説明する形でしたが、
現在は、形を変えています。200号 を機に、yosshy色を強く出して
いくつもりです。よろしくお願いします。
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