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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 216
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■ 今回のテーマ 「ヘッダーとフッターの理解(4)」
・このテーマの(1) で述べたように、ヘッダーとフッターは、セクシ
ョンに属する機能です。しかし、よくある質問の1つとして、セク
ション区切りしたのに、ヘッダーやフッターの内容が変わらないと
いうものがあります。
・これは、セクションの内容が「前と同じ」という設定になっている
からです。つまり、何も言わなければ、前と同じになるということ
です。
・そこで、内容を変更したい場合は、ヘッダーとフッターのツールバ
ーの真ん中よりちょっと右にある[前と同じ]というアイコンをク
リックして、この設定を外しましょう。そうすれば、セクションご
とに違う内容のヘッダー、フッターを付けることができます。
・非常に単純なことなのですが、あらかじめ、「前と同じ」がデフォ
ルトになっているのは、マイクロソフトお得意の大きなお世話のよ
うに思われます。日本人と思考回路が違うような気がします。
・しかし、わかってしまえば簡単なことですから、このあたりは、し
っかり押さえておいてください。
■ 特選:ワードの使える技「表紙だけページ番号を印刷しない技」
・基本的に、ワードのページ番号は、ヘッダーとフッターの機能を利
用していますが、単にページ番号をつけるだけならば、
[挿入]−[ページ番号]
で付けることができます。場所も、ページの上、下、中央、内側、
外側など、付けたい場所を指定できます。
・そして、このダイアログボックスには
「最初のページにページ番号を挿入する」
というチェックボックスがあります。ここをオフにすれば、最初の
ページにページ番号が入りません。表紙だけはページ番号を入れた
くないときに便利です。
・この設定をすると、表紙の次のページのページ番号は、「2」にな
ります。これを「1」にしたい場合は、
ダイアログボックスの[書式]ボタンをクリック
「開始番号」を「0」にする
これで、1ページ目は、「0」になり、印刷されません。2ページ
目は、「1」になりますので、表紙を除いて、1ページ目から番号
を付けたいときに利用してください。
■ ショートカットコレクション(No.028〜029)
[028]Ctrl+1 <重要度:★★☆☆☆>(テンキーは不可)
段落内の行間を1行に設定する
[029]Ctrl+2 <重要度:★★☆☆☆>(テンキーは不可)
段落内の行間を2行に設定する
・これは、前回の段落間の間隔とは違い、段落内の行間を広げるとき
に使います。通常の行間は、1行ですので、Ctrl+1を押しても何
もおきませんが、Ctrl+2を押すと、カーソルのある段落の行間が
広がります。広がった段階で、Ctrl+1を押すと元に戻ります。
・前回の、Ctrl+0 を含めて、テンキーの数字は不可です。必ず、キ
ーボードの数字を押しましょう。
■ 作者より一言
・今日は、東京で、雪の降る確率が高い特異日だそうですが、とても
そんな雰囲気がありませんでした。寒い日もありますが、春は確実
に近づいているように思います。もちろん、場所によっては、厳し
い冬が続いているところもあると思いますが、もう少しの辛抱。早
く春が来てほしいと思っています。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 217
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■ 今回のテーマ 「ヘッダーとフッターの理解(5)」
・[表示]メニューの[ヘッダーとフッター]をクリックすると、下
図のように表示されますね。
┏━━━━━━━━━━┓ 上がヘッダー領域で、下がフッター
┃ ---------------- ┃ 領域であることは、すぐわかると思
┃ ヘッダー領域 ┃ いますが、領域外の真ん中の部分も
┃ ---------------- ┃ 利用することができます。
┃ ┘ └ ┃
┃ ┃ 例えば、ここにテキストボックスを
┃ ┃ 作り、文字を入れてみましょう。す
┃ ┃ ると、すべてのページに同じ文字が
┃ ┃ 編集画面の背面に表示されます。
┃ ┃
┃ ┃ あるいは、ワードアートを入れてみ
┃ ┃ ましょう。透かし文字のようになり
┃ ┐ ┌ ┃ ます。
┃ ---------------- ┃
┃ フッター領域 ┃ ワードには、透かし文字を作る機能
┃ ---------------- ┃ がありますが、これも、ヘッダーと
┗━━━━━━━━━━┛ フッターの機能を使っているのです。
・以前、編集画面の背面を使おう(34号、35号)というテーマで話した
ことがありますが、ヘッダー領域、フッター領域だけでなく、真ん
中も同じような観念で使えるということです。
【参考】 http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/w31.htm#34
そして、その心は、「セクション内のすべてのページ」に表示され
るということです。図やテキストボックスを単にテキストの背面に
入れただけでは、そのページしか表示されませんが、編集画面の背
面に入れた場合は、ヘッダーとフッターと同じ観念で表示されると
いうことを理解してください。
■ 特選:ワードの使える技「自動的にその日の日付を入れる技」
・文書を開いたら、自動的にその日の日付が入ると便利です。毎日の
ように使う書類に設定し、テンプレートにしておくと手間が省ける
ばかりでなく、間違えることもありません。
★ 自動的にその日の日付を入れる技
[挿入]−[日付と時刻]をクリック
「表示形式」から好みの書式を選ぶ
「自動的に更新する」にチェックを入れる
こうしておけば、ファイルを開くたびに、その日の日付が入ります。
・ただし、気をつけなければいけないのは、再び開くと、日付が変わ
ってしまうことです。確認のために、ファイルを開いているうちに、
本当の日付がわからなくなったというのでは都合が悪いですね。
・そこで、再び開く可能性があるものは、フィールドのロックをして
おきましょう。ロックの仕方は、ショートカットコレクションを見
てください。Ctrl+3 で、ロックすることができます。
・ですから、自動的に更新する日付を入れたテンプレートを作り、開
いた後、Ctrl+3 を使ってロックしておけば、以後、ロックが解除
されない限り日付は更新しません。非常に都合が良くなります。
・尚、テンプレートに関しては、第1号で解説していますので参考に
してください。 http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/word1.htm
■ ショートカットコレクション(No.029〜030)
[029]Ctrl+3 <重要度:★★★☆☆>(テンキーは不可)
フィールドのロック
[030]Ctrl+4 <重要度:★★★☆☆>(テンキーは不可)
フィールドのロックを解除する
■ 作者より一言
・先週の金曜日、ホームページのアクセス数が、何と、967 でした!
アクセス数がすべてではありませんが、作成者でなければわからな
いうれしさがあります。思わず、なんじゃ、こりゃ〜と言ってしま
いました。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 218
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■ 今回のテーマ 「スタイルの理解(1)」
・ワードには、スタイルという機能があります。まず、最初にスタイ
ルとは何か? について考えてみましょう。答えは、
書式情報のかたまり
です。書式には、いろいろな情報が保持されています。単純なもの
もありますが、複数の情報を持ったものもあります。
・例えば、フォントを「HGP創英角ポップ体」、サイズを「20pt」、
文字の色を「青」で「太字」にしたい場合、設定するのに手間がか
かります。また、そのたび同じことをやるのは効率が悪いですね。
もちろん、ワードには、書式のコピーという機能がありますから、
毎回、設定する必要がありませんが、スタイルとして登録しておく
と、新規文書や他の文書でも簡単に利用することができます。
・そこで、しばらくは、スタイルについて解説していきます。今回は、
最も大切な点を記しておきましょう。
スタイルには「段落スタイル」と「文字スタイル」の2種類ある
これが最重要事項です。ここを押さえていないと混乱を招きます。
書式にも、段落書式と文字書式があるように、スタイルにも段落ス
タイルと文字スタイルがあるのです。
・これまで何度も述べていますが、ワードができる人とできない人の
分かれ目は、あらゆる意味で段落を理解しているかどうかにかかっ
ています。スタイルも例外ではありません。
■ 特選:ワードの使える技「書式のコピーをキーボードでやる技」
・今回のテーマでも、書式のコピーが出てきましたので、ちょっと技
をまとめておきましょう。
・まず、通常の方法は、
コピー元の文字列または段落を選択
標準ツールバーの[書式のコピー]のアイコンをクリック
コピー先の文字列または段落に塗りつける
書式のコピーのアイコンは「はけ」の形をしています。段落書式の
場合は、コピー元の段落にカーソルを置き、アイコンをクリックし
た後、コピー先の段落をクリックするだけでいいのですが、文字列
の場合は、コピー先の文字列をなぞるようにします。
それから、書式のコピーを連続して行いたい場合は、
[書式のコピー]のアイコンをダブルクリック
これにより、好きなだけ貼り付けることができます。終了したいと
きは、もう1度、アイコンをクリックするか、Esc キーを押します。
・ここまでは、復習です。今回は、もう1つ技を紹介しましょう。
★ 書式のコピーをキーボードでやる技
コピー Ctrl+Shift+C 貼り付け Ctrl+Shift+V
通常のコピー(Ctrl+C)、貼り付け(Ctrl+V)に、Shift キーを加
えるだけですから覚えやすいでしょう。
・この技のいい点は、いったんコピーすれば、連続で貼り付けられる
ということです。つまり、アイコンをダブルクリックした状態も兼
ねているのです。もちろん、解除の必要もありませんし、新たにク
リップボードを使わない限り、他の操作をしても解除されません。
かなり使える技です。
■ ショートカットコレクション(No.031)
[031]Ctrl+5 <重要度:★★☆☆☆>(テンキーは不可)
段落内の行間を1.5行に設定する
・コレクション[028][029]と関連した技で、段落内の行間を 1.5
行にします。2行では開きすぎと感じる方は、1.5 にしてみてくだ
さい。通常の1行よりも、ゆったりと見えます。
■ 作者より一言
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 219
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■ 今回のテーマ 「スタイルの理解(2)」
・前回、スタイルは、「段落スタイル」と「文字スタイル」の2種類
があると述べました。そして、いつものことながら、それを意識し
ない限り、うまく使えないとも述べました。
・これは、極めて大切なことなので、何度も言います。ワードを使い
こなすためには、常に「段落」というものを頭に入れておかなけれ
ばなりません。しかし、日本人は、ワードで言う段落についてまっ
たく無頓着なようです。このメルマガの読者の方でさえ、段落に対
する無理解による質問が多く見られます。
・そこで、今回は、スタイルボックスを覗いてみることにしましょう。
スタイルボックスは、書式ツールバーの中にあります。非表示にな
っている方は、ツールバーの一番右側の小さな▼マークをクリック
して、ボタンの表示/非表示をクリックし、スタイルをクリックし
て、ボックスを表示してください。
・そして、ボックス([標準]▼)の右側の▼をクリックしてみてく
ださい。あらかじめ、ワードが用意したスタイルがリストになって
います。バージョンによって、多少違いますが、大切なのは、右端
についている記号です。「改行マーク(左下に曲がった矢印)」が
ついているものが段落スタイルで、下線の付いた「a」のマークが
付いているものが文字スタイルです。
・この違いは、常に意識しましょう。それが理解への第一歩です。
■ 特選:ワードの使える技「標準スタイルに戻す技」
・段落スタイルが設定されていると、改行して、次の段落に移っても、
そのスタイルは継承されます。また、文字スタイルが段落の最後に
設定されている場合、こちらも、次の段落に継承されます。
そこで、今回は、どちらにも対応できる技を紹介しましょう。
★ 標準スタイルに戻す技
Ctrl+Shift+N
これで、標準スタイルに戻ります。スタイルボックスを見ると標準
に戻っていることがわかると思います。
・段落スタイルだけならば、Ctrl+Qでも初期化されますが、前の段
落の最後に文字スタイルがあると、Ctrl+Qでは初期化されません。
Ctrl+Qは、段落書式を初期化する技ですから、段落スタイルは、
初期化できても文字スタイルは初期化できません。
ですから、次段落に移った段階で、Ctrl+Shift+N を打つことも
覚えておきましょう。ただし、同じ段落内では利きませんので、文
字書式を初期化する技、Ctrl+スペースキーも忘れてはなりません。
・どちらにしても、継続したくないときに初期化する技をたくさん覚
えておくことが大切です。
■ ショートカットコレクション(No.032)
[032]Ctrl+6 <重要度:★★☆☆☆>(テンキーは不可)
フィールドを実行結果に置換え
フィールドについては、機会があったら解説しますが、普段使って
いる方は、この技を使った後、Alt+F9 を押してみてください。
フィールドコードが現れなくなります。つまり、普通の文字列にな
るということです。ただし、結果のないフィールドには適用されま
せん。
■ 作者より一言
・またまた、封書の架空請求が届きました。粗悪な封筒に、タックシ
ールが貼られ、差出人の名前もない。開封前から、それとわかるも
のでした。みなさん、架空請求は、絶対無視してください。反応し
たら餌食になりますよ。それにしても、脅し文句の1つとして、職
場に行きますなんてものがありますが、警察官にも来たそうです。
是非、職場に行ってもらいたいですね(笑)。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 220
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■ 今回のテーマ 「スタイルの理解(3)」
・今回は、スタイルの利点について考えてみましょう。
・例えば、文字を太字にして、フォントの色を「赤」、サイズを「16
ポイント」の書式を設定したとします。それを複数箇所に設定する
ものとします。
この書式をスタイルで設定した場合と、単に、書式をコピーした場
合との違いは何でしょうか?
・この違いがわかっている人は、スタイルについて、かなり理解して
いると言っていいでしょう。正解は、
スタイルは、一気に変更できることです
・単に、書式をコピーした場合は、例えば、フォントの色を「青」に
変更する場合、すべてを一つ一つ変更しなければなりません。しか
し、スタイルとして設定した書式ならば、スタイル自体を変更する
ことにより、すべての箇所を一気に変更できるのです。
・対象が少なければ、それほど気にする必要はありませんが、長文な
どでは、大きな違いになります。スタイルの持っている意味を理解
しておくことが大切です。
■ 特選:ワードの使える技「行番号を飛ばす技」
・通常、ワードには行番号が付いていませんが、79号で紹介した方法
を使えば、行番号を付けることができます。
★ 行番号をつける技
[ファイル]−[ページ設定]から「その他」のタブを開く
[行番号]のボタンを押し「行番号を追加する」にチェック
「開始番号」や「連続番号」などの設定をしてOK
・しかし、番号を飛ばしたい行がある場合は、次の技を使ってくださ
い。
★ 行番号を飛ばす技
飛ばしたい段落にカーソルを置く
[書式]−[段落]から「改ページと改行」を選ぶ
「行番号を表示しない」にチェックを入れる
この技は、番号付きで印刷するのを常としている場合、ちょっとし
た応用が利くことがあります。覚えておいて損はないでしょう。
■ ショートカットコレクション(No.033)
[033]Ctrl+F2 <重要度:★★★★☆>
印刷プレビューを開く(閉じる)
・ページ全体のレイアウトを確認するために印刷プレビューを使って
いる人は多いでしょう。もちろん、標準ツールバーのアイコンをク
リックするだけですから、キー操作を知らなくても問題ありません。
しかし、このショートカットキーは、開くだけでなく閉じることも
できますので、頻繁に開け閉めする方は、割と気持ちよく使えます。
■ 作者より一言
・高橋尚子選手、衝撃の落選!やはり、名古屋を走ってほしかったで
す。Qちゃんのいないアテネは寂しいですが、出たい人、メダルが
取れる実力がある人がたくさんいる現状では仕方がないでしょう。
選ばれた選手にがんばってほしいと思います。
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