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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 66
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■ 今回の使える技 「2行の文字の横の中央に文字を配置する技」
・メルマガ上では、表現することはできないのですが、2行の文字列の
横に、ちょうど、1行目と2行目の半分ずつを使うということが日本
語の文書ではよくあると思います。下の図で言うと、1と2がくっつ
いている2行で、3は、となりだけど、1と2の中間に位置するとい
うような場合です。今回は、そんなときに役に立つ技を紹介します。
文字の配置1 (実際は、1と2は2行で3は
文字の配置3 その中間に位置)
文字の配置2
★ 2行の文字の横の中央に文字を配置する技
テキストボックスを開き、同フォント・サイズで文字列を作る
テキストボックス上で右クリックし[テキストボックスの書式設定]
を開く
「色と線」のタブの[線]の[色]のリストボックスを「線なし」に設定
「レイアウト」のタブの[折り返しの種類と配置]から「背面」を選択
・この状態にしておけば、どこでも自由に配置できます。テキストボッ
クスの線を消して、テキストの背面に配置すれば文字が重なることも
ありません。後は、ドラッグして、だいたいの位置に持っていったら、
最後に、Ctrl+方向キーで、微調整しましょう。複雑なレイアウトも
基本は、本文で作り、どうしてもできないものは、この方法でカバー
するといいと思います。
■ 上達のヒント 「テキストボックスを有効に使おう」
・今回の使える技では、テキストボックスの周りの線を消すことによっ
て、見た目は、通常の文書に書かれているように見せる方法を紹介し
ましたが、テキストボックスとは、本当に便利なものです。ワープロ
の機能が、どんなに発達しても、ちょっと変化を与えられると対応で
きないものが多いのですが、この自由に動くボックスを使うことによ
って、ほんのちょっとの労力で、できそうにないことができるように
なります。
・一例として、かなり昔に来た読者からの質問を取り上げてみましょう。
【質問】ワード文書で段組を利用して、新聞のような縦書きの紙面を作る
場合、紙面に変化を持たせるため、テキストボックスを使って、
記事ごとに、紙面の割り付けが出来たらと思うのですが、テキス
トボックスの中では、段組が使えないのでしょうか?使えないと
したら、何か他に方法があるのでしょうか?
【解答】テキストボックスでは,段組は出来ません。そういうときは,テ
キストボックスを二つ作りリンクさせるのです。そうすれば,段
組と同じ効果が得られます。
テキストボックスを二つ作る
テキストボックスツールバーを出す
最初のテキストボックスをクリックし,ツールバーのリンクボタ
ンを押す。
もう一つのテキストボックスをクリックする(バケツのようなポ
インターが出ます)
これで,二つのテキストボックスがリンクされますから,うまく
並べて段組のようにしてください。
・このテキストボックスのリンクも覚えておいたほうがいいでしょう。
一つ目のボックスがいっぱいになったら、自動的に二つ目のボックス
に文字が流れていきます。配置も工夫すれば、効果を出すことができ
るでしょう。是非、試してみてください。
■ 作者より一言
・今日は暑くなりそうですが、ここ数日、関東地方は涼しくなり、助か
っています。西日本などは、かなり暑いようですね。夏休みを取られ
ている方もいると思いますが、今年は、発行スタンドのお休みもない
ため、yosshy発行のすべてのメルマガは、通常どおり発行いたします。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 67
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■ 今回の使える技 「段落の始めの文字を大きくする技」
・よく、印刷物などで、はじめの一文字だけが大きくなっているレイア
ウトを見かけますね。実は、ワードで簡単にできます。今回は、この
通称「ドロップキャップ」と呼ばれている技を紹介します。
★ 段落の始めの文字を大きくする技
設定したい段落にカーソルを置く
[書式]→[ドロップキャップ]を開く
ダイアログボックスで、「位置」や「フォント」などを設定
・これでできます。簡単ですよね。他の段落にもつけたい場合は、同じ
ように、設定したい段落にカーソルを置いて、F4を押すと、同じ動作
が繰り返されます。段落単位で移動する方法は、Ctrl+↓でしたね。
範囲指定してやっても、最初の段落しか設定できませんので、すべて
の段落に設定したい場合は、面倒でも、Ctrl+↓、F4を繰り返して入
れてください。
■ 上達のヒント 「ちょっとした区切り線を入れる」
・ワードには、実にさまざま機能があり、ちょっと手間をかければ、見
映えのよいものを作ることができます。しかし、目的によっては、手
間をかけずにやる技もたくさんあります。
・今回は、ちょっとした区切り線を入れる方法を紹介しましょう。文書
に区切り線を入れることはよくあると思いますが、いちいち罫線を使
っていたのでは面倒ですし、ワードの場合、罫線は「線」というより
も「表」という意味合いが強いので不向きです。
・そこで、段落間を区切るだけの罫線ならば、次の方法が簡単です。
--- と入れてEnter → 直線で区切られます
___ と入れてEnter → 太目の直線で区切られます
=== と入れてEnter → 二重線で区切られます
~~~ と入れてEnter → 波線で区切られます
### と入れてEnter → 中太の三重線で区切られます
*** と入れてEnter → 太い破線で区切られます
・いずれも半角で試してみてください。上から2番目の「_」は、かな
で言うと「ろ」のところにあります。これをShiftを押しながら3回
打ってください。4番目の「~」は、「へ」のところです。こちらも
Shiftを押しながら打ってください。全角では「〜」になりますが、
半角にすれば「~」になります。ちなみに「~」をチルダといいます。
・やってもできない方は、[ツール]→[オートコレクト]から「入力オー
トフォーマット」のタブを開き、上のほうにある「罫線」にチェック
をつけてください。
・このように、簡単に済ますことができるものは簡単に済ます。それも
ワードを使う上では大切なことだと思います。高度な技術だけでなく
実戦的な技を発見し、身につけることが重要だと思います。
■ 作者より一言
・今、盆休みを取っている人は多いようですね。時々、○○は、留守を
しています、○日より復帰します。というような返信メールを受け取
ります。そんなとき、やっぱり夏休みだなぁと実感します。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 68
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■ 今回の使える技 「ファイルをコピーで開く技」
・他人の作ったファイルを利用して、新たな文書を作ることは、よくあ
ることだと思いますが、ついうっかり上書き保存してしまい、元の文
書を変更して迷惑をかけてしまったという経験はありませんか?今回
は、そういうミスを防ぐための技を紹介します。
★ ファイルをコピーで開く技
[ファイル]→[開く]で、ダイアログボックスを出す
開きたいファイルの上で右クリック→[コピーとして開く]をクリック
・これで、別の名前がついて開かれます。例えば、「活動日報」という
ファイルをコピーで開けば、「活動日報(2)」というような感じのファ
イル名がつけられて開きます。ですから、安心して文書作りができま
す。
■ 上達のヒント 「他人のファイルを利用するとき」
・インターネットの発達もさることながら、LANを組んでいる学校や
会社が多くなりました。LANを組む前は、実質的に個人のファイル
だったものも「共有」することにより、全体の資産として役立つよう
になったことは、喜ばしいことだと思います。
・しかしながら、他人の作ったファイルを利用するとき、つい、上書き
してしまい迷惑をかけることもあると思います。他人のファイルを利
用して、何かを作るときは、ファイルを開いたらすぐに「名前を付け
て保存」をし、ファイル名を変え、元の文書を変更しないことが大切
です。
・しかしながら、人間ですから、つい忘れることもあると思います。い
ったん文書作成にはいってしまうと、他人のものを借りたことなど忘
れてしまうのが普通です。そして、うっかり上書き保存。よくある風
景だと思います。
・そこで、対策として、今回の使える技で紹介した「コピーを開く」と
いう方法をお勧めします。コピーで開けば、元の文書に影響を与えま
せんから、テンプレートを開くのと同じになります。特に、他人のフ
ァイルが勝手に変更されて困っている会社などは、はっきりルールを
作ってしまうのも手だと思います。開いてすぐに名前を付けて保存す
るのは面倒ですし、忘れやすいですが、コピーとして開く習慣をつけ
れば、間違いが少なくなると思います。
■ 作者より一言
・そろそろ夏休みが終わった人もいると思います。また、この時期、一
生懸命働いている人も多かったと思いますが、Uターンラッシュを見
ていると、そろそろ仕事モードに戻ってきたなと実感しますね。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 69
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■ 今回の使える技 「簡単にジャンプできる目次を作る技」
・ちょっと長めで、追加したり削除したりすることが多い文書の場合、
目的位置へ、パッと飛べたら便利ですね。今回は、それを簡単に実現
する技を紹介します。
★ 簡単にジャンプできる目次を作る技
[表示]→[見出しマップ]をクリック
項目に加えたい段落にカーソルを置き、「スタイルボックス」か
ら「見出し1」を選択
・とりあえず、1箇所でいいから試してみてください。「見出し1」を
設定した段落が、見出しマップに表示されるはずです。そして、この
部分をクリックすると、一瞬でジャンプすることができます。同じよ
うにして、何箇所か設定してみましょう。
・実は、これは、目次ではありません。目次の作り方は別にあります。
それはまた別の機会に述べたいと思いますが、この技は、手間をかけ
ず、目次のように使うことができるのが利点です。
・わたしの場合、ワード97が出たころ、この見出しマップが気に入って
しまいました。当時、仕事で担当していたいくつかの項目で、追加、
削除の繰り返しでしたので、非常に役立ちました。
・利用法は、いろいろあります。実は、読者の方から、このメルマガを
ワードに保存しているのだけど、目次のようなものが作れないかとい
う質問があったのです。そんな場合、そのままワードにコピーし、技
の見出しの部分や、上達のヒントの見出しの部分に「見出し1」を設
定するだけでOK。本当に目次を作るのに比べて格段に簡単です。
・しかも、見出しマップは、アイコンにもありますから、ボタン一つで、
表示・非表示が切り替えられます。これも利点ですね。ちょうど、イ
ンターネットエクスプローラーの「お気に入り」や「検索」と同じよ
うにボタン一つでフレームのようなものが出たり消えたりします。い
ろいろな用途に役立つと思いますので、是非、研究してみてください。
■ 上達のヒント 「アウトラインという考え方になれよう」
・ワードに限らず、ウィンドウズ自体が「階層構造」になっています。
エクスプローラーなどを使われる方は、おなじみだと思いますが「C
ドライブ」の下に「マイドキュメント」があり、その下に「ファイル」
があるといった具合のものです。実は、今回紹介した見出しマップも
同じような思想が流れているのです。
・我々が作っている文書は、意識するしないにかかわらず、ある程度の
階層構造になっています。例えば、
第1章・・・・・・・第1レベル(見出し1)
第1節・・・・・・第2レベル(見出し2)
(1)・・・・・第3レベル(見出し3)
(2)・・・・・第3レベル
このようなはっきりした構造ならわかりやすいでしょう。今回の場合
は、第1階層とその他で分けて、見出しマップに表示させましたが、
さらに、下の階層まで、表示させることもできます。
★ 見出しマップを下の階層まで表示させる方法
見出しマップの上を右クリック、レベルを選ぶ
・このような階層構造のことをアウトラインと呼んでいます。そして、
このアウトラインを意識することがワードを使う上では、重要なこと
なのです。
・わたしも含めて、日本人は、階層構造があることは知っていても、あ
まり意識することがないと思います。エクスプローラーのような階層
構造のものを使うことはできるけど、自分で階層構造を意識して作る
ということは、あまりしないように思われます。
・ワードには、見出しマップに関係なくアウトラインという機能があり
ますが、あまり使われていないようです。実際、わたしも、かつて使
っていましたが、違和感がありました。
・しかし、ウィンドウズ系のソフトは、基本的にアウトラインという思
想が流れていますから、もっと意識して使うべきでしょう。そうする
ことによって生きる技もたくさんあります。見出しマップは、その一
つです。その辺にも上達の鍵があるような気がします。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 70
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■ 今回の使える技 「今日の日付を簡単に入れる技」
・今回は、手軽につかえる小技を紹介します。
★ 今日の日付を簡単に入れる技
「平成」と入力し、Enterを押す。
「平成13年8月24日」というポップヒントが出る
その状態で、もう一度 Enter
・つまり、平成と打って、Enter、Enterと打てば、平成13年8月24日と入
力されるわけです。これは、簡単ですね。
・同じように、20と打って、全角に変換し、Enter、Enterで、2001
年8月24日になります。どちらにしても、いちいち、日付を確認し
手入力するよりも、ずっと楽ですね。
■ 上達のヒント 「ちょっとだけ寄り道してみる」
・普段、仕事などに追われていると、なかなか新しい技を探すのは大変
ですが、忙しい方でも、ほんのちょっとだけ「寄り道」するという気
持ちがあると便利な技を発見する機会も増えるのではないかと思いま
す。何か作業をしているとき、これ何だろう?と思ったら迷わず試し
てみることが上達への道です。世の中には、わかりづらいマニュアル
や、解説書、使いにくいヘルプなどが蔓延していますので、せっかく
のワードの機能を見逃してしまうことが多いものです。
・実際、わたしのところに寄せられてくる質問の多くは、基本技です。
基本技が、見つけにくいのは、製作者の設計が不十分だといえると思
いますが、やはり、自分で見つける努力も必要でしょう。そのために
も、普段から、よくわからない機能があったら試してみることが大事
です。前に、このメルマガでも取り上げましたが、ダイアログボック
スのテキストの上で右クリックすると「説明」が表示されます。それ
だけでも十分ヒントになります。ですから、とりあえず、ちょっと覗
いてみて、こんな技があるんだなという感じをつかんでほしいのです。
・例えば、ヘッダーとフッターの機能を使ってページを付けたとしまし
ょう。その時に、ツールバーの中に、[定型句の挿入]というボタンが
あります。これ何だろう?と思った人は、とりあえず開いてみること
が肝心です。中には、ファイル名や作成者などを挿入する項目が並ん
でいます。ちょっと試しに押してみると、かなり便利な機能だという
ことがわかります。
・このように、ちょっとだけ好奇心でいじってみるという態度は、上達
には欠かせません。また、あちこちいじって技を探すことは楽しい行
為ですから、気分転換にもなりますので、お勧めしたいと思います。
■ 作者より一言
・台風の被害に遭われた方はいませんでしたか?関東地方では、東京ド
ームの試合が中止になったのにもかかわらず、嘘のように去っていき
ました。被害も、局地的で、かなり変な台風だったようですね。
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