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覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』 61
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■ 今回の使える技 「段落ごとに色をつける技」
・段落おきに、別の色をつけることによって、文書を見やすくしたり、
美しく見せたりしたいというケースがありますね。例えば、レストラ
ンのメニューとか、電話番号表など、いろいろ考えられます。今回は、
そんなときに役立つ技を紹介します。
★ 段落ごとに色をつける技
段落にカーソルを置く
[罫線]→[線種とページ罫線と網掛けの設定]から「網掛け」の
タブを開く。
[設定対象]を「段落」にし、[網掛けの種類]から「塗りつぶし」
を選んで、色を設定。
・この技のいいところは、段落だけを四角で塗りつぶしてくれるという
ことです。もちろん、段落書式ですから、段落にカーソルを置いて、
書式のコピーのアイコンをクリックすれば、他の段落にコピーできま
す。もちろん、前にも使える技で紹介したように、書式のコピーのア
イコンをダブルクリックすれば、連続でコピーできます。
・ですから、すでにある文書を一行おきに色をつけたいというときなど、
手軽にできますので、是非、試してみてください。(一行ごとにEnter
が入っている場合)
■ 上達のヒント 「アイデアを形にする」
・今回の使える技で紹介した「段落ごとに色をつける技」は、あまり使
われていない技の一つです。わたしも、昔から知ってはいましたが、
あまり使うことはありませんでした。しかし、ある店から、店に飾る
電話番号表を作ってくれと頼まれたとき、見やすいようにするにはど
うしたらいいかと考え、この方法を採用することにしました。
・また、日記や日誌などをワードで書くとき、日付をつける段落に、こ
の色をつける技を採用すると、わりと体裁のよい区切り線ができます。
段落罫線などをつけるより手軽で、見映えもよいのです。他にも応用
する方法はたくさんあるでしょう。
・このように、何か技を覚えたら、どんなものに応用できるかを考える
ことは上達のために欠かせません。逆に、何かアイデアが浮かんだと
き、これはワードでできないか？と考え、技を探すことも大切です。
技や機能を勉強するだけでなく、アイデアを形にすることが重要です。
みなさんも、面白いアイデアや、工夫があったら、是非、教えてくだ
さい。このマガジンでも紹介します。
■ 作者より一言
・冷房の効いていない建物で、10分ほど待たされたら、ズボンまでびし
ょびしょ。本当に、人間が住めなくなるのではとさえ思います。暑さ
ばかり話題になるこのごろですが、何とか頑張りたいと思います。
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覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』 62
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■ 今回の使える技 「表に連番をつける技」
・表に連番をつけて文書を作ることもありますよね。今回は、そんなと
き役立つ技を紹介します。例えば下のような表を作るとします。
┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃ ┃ 項 目 ┃
┣━╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┫
┃１┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃２┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃３┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃４┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃５┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃６┃ ┃
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛
★ 表に連番をつける技
列を選択して[書式]→[箇条書きと段落番号]から「段落番号」のタブを
開き数字が連番になっている書式を選ぶ。
・このような表の連番を手入力している人はいませんか？もちろん、こ
の程度の表でしたら手入力でもたいして手間はかかりませんが、表の
大きさによっては大きな差が生じます。今回は、それを検証してみま
しょう。
・まず第一に、途中で、削除したい行ができたときに、[罫線]→[削除]
から「行」を選べば、連番が崩れません。これは大きなメリットです。
同じように、途中に行を挿入したいときも、[罫線]→[挿入]→「行」
で、連番を崩さず挿入することができます。手入力では、たった一行
の挿入のために、ほかの番号を入力し直さなければなりません。簡単
な機能ですので、是非使ってください。
・尚、連番の書式を変更したい方は、「段落番号」のところで、「変更」
のボタンを押し、自分の好みの書式に変更しましょう。段落番号の書
式は、あらかじめインデントなども設定されている場合が多いので、
表に適したインデントの設定も工夫してみてください。
■ 上達のヒント 「エクセルではできないセル結合の連番」
・以前、読者の方から、エクセルでセル結合をしているとき、フィルハ
ンドルで連番が付けられないというメールをいただきました。確かに
エクセルでは、セルを結合した場合、連番機能が働きません。
・しかし、今回の「使える技」で取り上げた方法でやったらどうでしょ
う？実は、セルを結合していても、きちんと連番になるのです。これ
は便利な機能ではないでしょうか？例えば、上の表で考えてみましょ
う。連番で言うと、３と４をセル結合してみるとします。
・セル結合の仕方は、３と４を選択し、[罫線]から[セルの結合]を選び
ます。すると、下のようになります。
┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃ ┃ 項 目 ┃
┣━╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┫
┃１┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃２┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃ ┃ ┃
┃３┠────────────────────┨
┃ ┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃４┃ ┃
┠─╂────────────────────┨
┃５┃ ┃
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛
・どうですか？何と連番は維持されています。前に表作成は、エクセル
よりワードの方がすぐれていて当然だという話をしましたが、この機
能などは、エクセルよりずっと便利ですよね。日本人は、この表のよ
うにセルを結合して使う機会が結構多いですから。
・ワードの表は、メニューの[罫線]のところを見ると、エクセル風に使
えることが多いのがわかります。セル操作、行・列操作などを使えば、
ほとんどエクセルとかわりがありません。これまで紹介した技とあわ
せて、うまく使っていけば、作業の効率も上がると思いますので、是
非試してみてください。
■ 作者より一言
・昨日は、久々に涼しくなりました。それでも、30度はありましたが、
連日、バテバテだったのが少しだけ回復した気がします。それにして
も、人に会うたびに「暑いですね」の繰り返し。ここまで暑い夏は、
生まれて初めてです。
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覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』 63
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■ 今回の使える技 「はみ出した数行を１ページに収める技」
・文書を作っていたら、最後のところで、ほんのちょっとだけはみ出て
しまったということがありませんか？特に、印刷する必要があるとき
は、何とか１ページに収めたいですね。今回は、そんなときに役立つ
技を紹介します。
★ はみ出した数行を１ページに収めて印刷する技
[ファイル]→[印刷プレビュー]を開く
[複数ページ表示]ツールバーで、１ページにしたい２ページ分を
表示させる
[１ページ分圧縮]ツールバーをクリック
・この技を使うと、いちいちページ設定を変えて１ページに収める必要
がなくなり便利です。ただし、あまり多くの行を圧縮しようとすると、
格好が悪くなりますので、あくまでも、数行はみ出たときに使うとい
いと思います。
■ 上達のヒント 「版の管理を使ってみよう」
・よく書籍などで、第〜版などというのがありますね。加筆、訂正した
り、同じ内容でも、誤字を直したりするなど、何らかの形でバージョ
ンアップしているわけです。
・ワードの中にも「版の管理」という機能があります。今回は、この技
を紹介しながら応用する方法を考えてみましょう。
★ 版の管理をする技
既存の文書を開き、[ファイル]→[版の管理]をクリック
[今すぐ保存]のボタンをクリック
「版のコメント」を書いて、ＯＫ
・これで、新しい版として、文書を作ることができます。すでに、何ら
かの形で配布された文書などは、過去のものも残しておく必要があり
ますよね。そんなとき、別の文書として保存するよりも、この機能を
使った方が簡単ですし、必要とあれば、いつでも、古い版を呼び出す
ことができますから管理も簡単です。
・実は、この機能を使って、いろいろ応用できないかと考えました。本
来の使い方は、同じ文書、あるいは、同じような目的で使う文書で、
ほんの少しの訂正･加筆などのときに用いるわけですが、まったく違う
文書を作る場合でもできるわけです。
・例えば「１学期期末テスト問題」というファイルを作り、第１版と第
２版がまったく違う文書になったとしても管理はしやすいはずです。
それに、だいたいの範囲は、毎年同じですから、バラバラに管理する
よりも有効ではないでしょうか？もちろん、好みにもよりますが、履
歴がわかりやすく、作った問題、過去と重複した問題などをコメント
欄に記しておけば、わかりやすいと思います。
・みなさんも、この機能を使って何かアイデアを考えてください。うま
く使えば効率化がはかれるかもしれません。普段あまり使われること
のない機能ですが、結構、役に立ちそうですよ。
■ 作者より一言
・またまた暑さがぶり返してきました。先週は、少しだけ涼しくなった
のですが・・・。何とか、この夏を乗り切りたいですね。
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覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』 64
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■ 今回の使える技 「一つの行内に二行で表示する技」
・あまり必要な方はいないと思いますが、一つの行内に、二行で表示す
る方法があります。今回は、その技を紹介します。
★ 一つの行内に二行で表示する技
[書式]→[拡張書式]から「割注」を選ぶ
[対象文字列]に、文字列を書き込む。
括弧をつけたい場合は、括弧で囲むにチェックを入れる
・これで、行内に二行で表示できます。文の途中で、簡単な説明を入れ
たいときなどは、役に立ちます。特に、大きめのポスターなどで、こ
の技を使うと、格好のいいレイアウトが出来ると思います。
・ただ、この技は、ワード2000以上でないとできません。97や98で、同
じような効果を上げたいときは、テキストボックスをうまく使ってや
るしかありません。通常の文書では難しいですが、ポスターなどで大
きな文字を使っているときは、ほぼ同じものを作ることは可能です。
■ 上達のヒント 「拡張書式を積極的に試してみよう」
・今回の使える技では「割注」を紹介しました。これまでも「ルビ」や、
｢縦中横」など､いくつか紹介してきましたが、結構、役立つものがあ
ります。
・例えば、割注に似た技として「組み文字」があります。これもやり方
は、似たようなものですので、拡張書式から入って、実際に試してみ
てください。違いはありますが、実際にやってみて、実感することが
大切です。また、傍点(文字の頭の上に点を振る)なども、簡単に効果
が出せる技です。これも、メニューには表示されませんが、拡張書式
ツールバーを出せば表示されますので、是非、使ってみてください。
・普段使わない技でも、ときどき試してみて、使えると思ったらチェッ
クしておく習慣をつけることが上達につながると思います。
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覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』 65
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■ 今回の使える技 「段落間でカーソルを移動する技」
・長めの段落が続く文書を作っている方は、段落単位でジャンプしたい
と思う場合もあると思います。そこで、今回は、段落間でカーソルを
ジャンプする技を紹介します。
★ 段落間でカーソルを移動する技：Ctrl＋↓（次の段落へ）
Ctrl＋↑（前の段落へ）
・これで、段落ごとにジャンプします。後から、ドロップキャップを設
定するときなどに役立ちます。尚、ドロップキャップについては、い
ずれ、このマガジンで取り上げたいと思います。
■ 上達のヒント 「ジャンプのまとめ」
・マウス全盛時代になって、クリック一つで、好きなところに飛べるた
めジャンプの技も影が薄くなってきましたが、作業効率を上げるため
には、いろいろな技をマスターしておいた方がいいでしょう。今回の
使える技として、段落間のジャンプを取り上げましたが、ここで、こ
れまでに学んだものも含めて、ジャンプについてまとめてみましょう。
・まずは、絶対知らなければならない大ジャンプから
【文頭に戻る】Ctrl＋Home 【文末へ】Ctrl＋End
文が長いほど使う必要性がありますよね。スクロールして、マウスで
なんてやっていては効率が悪いだけでなくストレスもたまります。
同じように、よく使われるジャンプとして
【次のページへ】Ctrl＋PageDown 【前のページへ】Ctrl＋PageUp
ページ単位で文書を作っている方には必須の技でしょう。また、もう
少し範囲を狭くして
【画面の先頭へ】ALT＋Ctrl＋PageUp
【画面の末尾へ】ALT＋Ctrl＋PageDown
これは、それほど使う機会はないと思いますが、画面に見えている、
先頭と末尾へジャンプする技です。また、単に画面単位で動かしたい
ときは単純に
【１画面下へ】PageDown 【１画面上へ】PageUp
とすればいいわけです。ちょっと大きめに動かしたい場合によく使い
ます。さらに、範囲を狭めて
【行頭へ】Home 【行末へ】End
これもよく使われますね。少し変わったものとしては、すでに使える
技でも取り上げた
【直前の編集位置に戻る】Shift＋F5
この技は、ファイルを開いたとき、前回閉じたときのカーソル位置に
移動するときにも使えました。
・とりあえず、このぐらいは覚え、実戦的に使っていただきたいと思い
ます。もちろん、マウスの方が簡単なときは、マウスを使ってくださ
い。場面場面で最も効率的な技が自然に使えるようになることが大切
です。考えずとも体が動くという状態が望ましいと思います。
■ 作者より一言
・あるパソコンスクールから、このメルマガを学習に使いたいという申
し出がありました。以前も、学校や会社の研修会に使っているという
報告を受けたことがありますが、うれしい限りです。同時にプレッシ
ャーもかかりますね。でも、何とか、みなさんのお役に立てるよう頑
張りたいと思います。
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