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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 56
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■ 今回の使える技 「ページ全体を絵柄で囲む技」
・みなさんは,ページ全体が絵柄で囲まれた見映えの良い案内状やポス
ターなどを見たことがありますか?会社の正式な文書などでは,あま
り使うこともない思いますが,プライベートでは,使ってみたいと思
われている方もいらっしゃると思います。そこで,今回は,そんな技
を紹介します。
★ ページ全体を絵柄で囲む技
[罫線]→[線種とページ罫線と網掛けの設定]を開く
「ページ罫線」のタブを開き,一番左の<種類>を「囲む」,真ん中
の<種類>の「絵柄」をリストから選ぶ
・すると,非常にたくさんの絵柄からお好きなものを選ぶことができま
す。簡単ですから,是非,試してみてください。
・ただし,注意点がたくさんあります。実は,読者の方から,印刷する
と,どうしても端の方が切れてしまうという指摘がありました。
・そこで,上の操作に加えて,[オプション]ボタンを押し,基準を「ペ
ージの端」から「本文」に変更しましょう。これならば,通常,切れ
ることはありません。何故,切れるかについては,最近分かったので
すが,プリンターの印刷範囲の問題のようです。端まですべて印刷で
きるプリンターであれば,問題なく印刷されます。しかし,多くのプ
リンターは,印刷できる限界があって,それを超えているものは印刷
されません。ですから,自分の持っているプリンターと相談して,オ
プションを変えてください。
・注意点をもう一つ言うと,上の操作のままでは,すべてのページに,
囲みが作られます。もし,表紙などで使う場合は[設定対象]を「文書
全体」から「このセクション,1ページのみ」など用途に合わせて設
定してください。
・最初に,ポスターや案内状などと言いましたが,表紙や,目次のペー
ジなどにも使えます。工夫してうまく利用してください。
■ 上達のヒント 「ワードの罫線はエクセルより不便?」
・よく,簡単な表ならワードを使うより,エクセルを使ったほうが簡単
だと言われます。もちろん,一面の真実を表していますが,実際,ワ
ードの罫線も,罫線ツールバーをうまく使えば,エクセル風に使うこ
とができます。
・実際,ワードとエクセルは,もともと兄弟ですし,計算機能はエクセ
ル,表作成機能は,ワードの方が優れていて当然です。しかし,実際
は,表作成もエクセルのほうが使いやすいという意見が多いようです。
・私自身は,通常の表であれば,ワードもエクセルも大差ないし,エク
セルの方が分かりやすいと思います。しかし,複雑な表になると,エ
クセルよりワードの方が融通が利くと考えています。その辺は,いず
れ機会があったら話したいと思います。
・とりあえず,試していただきたいことは,罫線ツールバーを出して,
すべて実験することです。どんな風に操作できるのかを体験してみて
ください。なるほど,こんなことができるんだという発見があると思
います。
・上達するためには,必要に迫られてやるだけでなく,積極的に,機能
を「いたずらする」という感覚で試すことが大切です。試しているう
ちに面白くなり,技を発見し,身についていく。暇があったら,どん
どん試してみてください。そうすれば,ワードの罫線も,エクセル風
にできることが分かると思います。具体的な技は,このマガジンでも,
少しずつ取り上げていきたいと思います。
■ 作者より一言
・メチャクチャ暑いですね。帰ってくると,部屋の中はサウナ状態。冬
より夏のほうが好きだけど,ここまで暑いとお手上げ・・・。みなさ
んも身体に気をつけて頑張ってください。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 57
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■ 今回の使える技 「よく使う文字列をスタンプ化する技」
・会社の業務や個人的な文書を作成するとき、何度も使う定型の文字列
があると思います。今回は、ちょうどスタンプを押すような感じで使
える技を紹介します。
★ よく使う文字列をスタンプ化する技
登録する文字列を選択
[挿入]→[定型句]から「新規作成」を選ぶ
定型句の作成に「名前」を入れてOK
・ちょっと例をあげてやってみましょう。例えば、下のようなスタンプ
を作るとします。
東京都新宿区西新宿 山田ビル
ジェニスタ企画
担当 藤原清盛
・この文字列を選択したあと、[挿入]→[定型句]から「新規作成」を選
びます。すると、「定型句の作成」というダイアログボックスが出て
きますから、例えば「会社」と入れてOKを押します。
・これで、上の文字列は、スタンプ化されました。あとは、「会社」と
入力して、Enter を押してみましょう。するとポップアップで、スタ
ンプの内容が現れますから確認した後、もう一度
Enterを押せば、貼
り付けられます。
・この技のいいところは、文字列だけでなく「段落」や「書式」まで設
定できることです。ですから、デザインも考えて作ってみましょう。
また、たくさん新規作成したい方は、新規作成のショートカットキー
ALT+F3を覚えておくと、便利です。範囲を指定して、ALT+F3で、す
ぐ名前を付けられます。
■ 上達のヒント 「入力の省力化の工夫をしよう」
・今回は、定型句を使って入力を省力化する技を紹介しましたが、この
技に限らず、省力化できるものは何かということを常に考え、実行し
ていくことは、作業の効率化のためには、非常に大切なことですね。
ワードは、もともと省力化するための機能を追及したワープロです。
しかし、これまでのマガジンで述べてきたように、それがあだになっ
て使いにくくなっているという事実は否めません。
・確かに、ワードは、不親切なところが多いと思いますが、逆に、その
考え方を飲み込んでしえば便利に使えるということを再三述べてきま
した。上達のためには、ワードとうまく付き合い、使いこなしてやる
という気持ちが大切です。
・例えば、多くの方が、単語登録をしていると思いますが、その登録の
仕方についても、いろいろな方法があり、効率的な方法もあります。
単語登録すること自体が効率化の一つですが、登録の仕方の省力化を
覚えるとさらに効率的になります。
・いちばん簡単な例でいうと、IMEパレットから「単語用例登録」を
選び読みを入れて、語句を入れるのではなく、あらかじめ単語をコピ
ーしておけば、読みだけで済ますことができます。これは、技を知ら
なくとも偶然見つけられる可能性が強いので、知っている人が多いと
思いますが、知っていると知らないのとでは大きな差になるでしょう。
他にも、単語登録に関する技がいくつかあります。次回は、このコー
ナーで紹介したいと思います。
■ 作者より一言
・ワード2002の情報を雑誌などで仕入れています。だいぶ使いやすくな
っているみたいですが、いずれ記事の中にも取り入れてみようと思っ
ています。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 58
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■ 今回の使える技 「よく使う図をスタンプ化する技」
・前回は、文字列をスタンプ化する方法をやりましたが、今回は、図を
スタンプ化する方法を紹介します。やり方は、ほぼ同じですが、こち
らも覚えておいて損のない技だと思います。
★ よく使う図をスタンプ化する技
図を選択して、[挿入]→[定型句]から「新規作成」を選ぶ
名前を入れてOK
・ここまでの流れは、文字列とまったく同じです。ただ、文字列とは違
い「Enter」で呼び出すことはできません。
★ 呼び出す技:名前を入力してF3キーを押す。
・未確定状態でF3を押せば、図が出ます。このF3は、文字列でも使
えますので是非覚えてください。また、前回の文字列では、書式も反
映されるといいましたが、図の場合も同じです。ですから、クリップ
アートなどいつも縮小して表示している方は、あらかじめ縮小してか
ら登録しておけば、その大きさで表示されます。
・この技は、いろいろ応用できると思います。例えば、空のテキストボ
ックスを作り、細かい設定をした後名前を付けて登録しておけば、用
途に応じたテキストボックスをすぐに出すことができます。いつも、
外枠なしのテキストボックスを使っている人などは便利に使えるでし
ょう。また、テキストまでの距離を指定している人なども、いちいち
設定しなくてすみますから大変便利になります。工夫して利用してく
ださい。
■ 上達のヒント 「テキストファイルから単語登録をする」
・前回、少し単語登録について述べましたが、今回は、テキストファイ
ルから単語登録をする方法を紹介します。
・やり方は簡単です。メモ帳などのテキストエディターを用意し、「読
み」「語句」「品詞」をタブを使って単純に入力します。
とよとみひでなが 豊臣秀長 名詞
やまや 山谷株式会社 名詞
y yosshy 顔文字
・こんな具合にどんどん入力して、名前を付けて保存します。そして、
IMEツールバーから「単語/用例登録」を開き、「辞書ツール」ボ
タンをクリックします。そして、メニューバーの[ツール]から「テキ
ストファイルから登録」をクリックし、保存した辞書を選びます。
・これで、一気に登録されます。品詞を入れるのがちょっと面倒ですが
私の場合、基本的に「名詞」と「顔文字」しか使いません。前にも、
使える技で紹介しましたが、英数を登録する場合は、すべて「顔文字」
で登録することをお勧めします。顔文字に設定してあれば、ワードが
余計な変換候補を作りません。上の例でいうと、yosshyを名詞で登録
しておくとyosshyとかYOSSHYなど、使わない形なのに、
大量に候補を作られてしまいます。その点、顔文字に設定しておけば、
一つの候補しか作られませんので問題ありません。
・ですから、「名詞」や「顔文字」という言葉自体を、あらかじめ短い
語で単語登録しておけば入力も簡単です。そうすれば、一気に単語登
録が進みますから、後々省力化につながります。
■ 作者より一言
・最近、添付ファイル付きの質問が急に多くなっています。最近1週間
で、10件以上の添付ファイル付き質問がありました。言葉で書くより、
現物を見た方がわかりやすいので大歓迎です。さしつかえなければ、
質問は、現物付きで送ってください。余計な手間が省けますし、より
よいアドバイスなどを送ることができると思います。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 59
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■ 今回の使える技 「段落を手動で簡単に移動する技」
・箇条書きなどで、前後を入れ替えたいとか、あるいは、箇条書きでな
くとも、段落そのものを入れ替えたいということはありませんか?今
回は、そんなときに役に立つ技を紹介します。
★ 段落を手動で簡単に移動する技
段落内にカーソルを置き、ALT+Shift+↓(↑)キー
・実際にやってみてください。面白いように段落が移動します。私も、
最近よく使いますが、本当に便利です。
■ 上達のヒント 「人名/地名モードも使おう」
・IMEを使用しているとき、変換モードは、通常「一般」を使ってい
ます。IMEパレットに出ている「般」の文字が、一般のしるしです。
しかし、変換モードは、一般のほかに「人名/地名」「話し言葉優先」
などがあります。特に、住所録を作るときなどは「人名/地名」モー
ドにすると効率が上がります。
・にもかかわらず「一般」のまま入力している人も多いようです。もし、
この変換モード切替をあまりしない人は、是非、試してみましょう。
やり方は簡単。「般」の字をクリックして、「人名/地名」を選ぶだ
けです。すると、それまで出にくかった変換候補が出ますので、快適
に入力することができます。住所録だけでなく、名前や地名を頻繁に
使う場面では切り替えて使ってください。
■ 作者より一言
・駐車場内で、車の側面をぶつけられ、ドアが大破。大幅に時間を取ら
れてしまいました。そんなわけで、今回はショートバージョンです。
それにしても、ちょっとしたことで、あれだけ破壊されるとは!みな
さんも事故には注意してくださいね。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 60
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■ 今回の使える技 「開いているファイルを同時に終了する技」
・ワード2000をお使いのみなさんは、たくさんファイルを開いていると、
終了の「×」を押しても一つずつしか終了できません。そこで、今回
は、一気に終了する技を紹介します。
★ 開いているファイルを同時に終了する技
[ファイル]から[終了]を選ぶ。
・たったのこれだけのことです。実は、ある人から質問を受けたばかり
だったのですが、読者からも質問がきましたので、もしや、これで、
苦労している人がいるのでは?と思い、紹介いたしました。
※ ワード97、98をお使いのみなさんは、上の「×」を押せばすべて
終了します。これは、2000から、開いたファイルが独立したよう
な形になったためです。その代わり、タスクバーに一つ一つ表示
されますので、ウィンドウの切り替えは便利になっています。
・似たような技で「すべてを閉じる」という技もあります。これは、ワ
ードは終了しないけれども、開いているファイルはすべて閉じたいと
いう場合に使います。せっかくですから、こちらも紹介しましょう。
★ 開いているファイルをすべて閉じる技
Shiftを押しながら[ファイル]をクリック→[すべてを閉じる]
・エクセルの小技の読者であれば、かなり前になりますが、同じような
技を紹介したことがあります。Shift を押しながらクリックすること
により、通常と違ったメニューが現れます。「すべてを閉じる」も、
その一つです。覚えておいて損はないと思います。
■ 上達のヒント 「ショートカットキーの大切さ」
・現在では、ノートパソコンがデスクトップパソコンより多いらしいで
すが、私も最近ノートパソコンを触る機会が多くなってきました。そ
んなときに役立っているのが、ショートカットキーです。このメルマ
ガでも、たびたび紹介してきました。普段マウスを使っている人は、
マウスのないノートパソコンを使うとき、どうしてもストレスがたま
ってしまいます。
・しかし、大半のことを、キーボードでできるのならば、それほど問題
はありません。無理やり暗記することはないと思いますが、デスクト
ップを使っているときでもショートカットキーを使うほうがずっとず
っと楽なことは確かでしょう。
・ですから、少しずつキーを覚え、たとえマウスがある環境でも、明ら
かにキーを叩いたほうがいい場合は、キーを使った方がいいでしょう。
もちろん、マウスは不可欠だと思いますが、マウスに頼らないという
気持ちを持つことは大切です。少なくとも定番のショートカットキー
だけは覚えるようにしましょう。特に、このメルマガで紹介したキー
は、すべて役立つものばかりです。暗記しても忘れるだけですから、
使って使って覚える。パソコンもスポーツなどと同じで、反復練習を
することが上達につながるものだと思います。
・バックナンバーは、http://wwwpat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/word.htm
にありますので、ときどき復習しに来てください。また、新しい読者
の方は、是非、過去の記事にも目を通してください。
■ 作者より一言
・初めて、オフィスXPに触れてみました。なるほど、なかなか使いや
すそうです。これまで不親切だったフォローの部分が強化されている
ようです。このメルマガは、秋ぐらいまでは、2000中心に行きますが、
以後、少しずつ、XPにも触れていきたいと思います。
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