ワードバックナンバー36～40

Ｗ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ 　　　★　あなたの技術をほんのちょっとだけ高めるマガジン　★ ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞Ｄ　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　36　　 ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ ■　今回の使える技　「置換の裏技」　・今回は「置換」の裏技を紹介しましょう。　　★　置換の裏技：「蛍光ペン」を使って置き換える　・蛍光ペンは，[表示]メニューの[ツールバー]から[拡張書式設定]をク　　リックし，[拡張書式設定]ツールバーの[蛍光ペン]を使います。もと　　もと，このペンは，ラインマーカーのように文書を強調するために使　　うものですが，これを置換えの対象とすることもできます。　・たとえば，同じ語句でも，一括で置き換えできない場合は，置換える　　もの，そのままにするものを検索機能を使い一つ一つ手動でやらなけ　　ればなりません。これは，意外に面倒なものです。　・しかし，置き換えたいものをどんどん蛍光ペンでマークをつけていけ　　ば，マークのついたものだけ一括で置き換えることができます。また，　　マークがついていればいいのですから，違う語句でも，一括置換えの　　対象になります。ですから，複数の語句を一気に同じ語句に置き換え　　るということもできるわけです。　・同時に，削除したいものをマークして，一気に削除ということも可能　　ですし，一気に書式だけ変えることもできます。応用範囲が広い技で　　す。　・それでは，やり方を。まず，置き換えたい語句に蛍光ペンで，どんど　　んマークしていきます。そして，[編集]→｢置換]をクリックし，置換　　ダイアログボックスで，[オプション]ボタンをクリックし，一番下に　　現れる[書式]ボタンから「蛍光ペン」を選びます。　・これで，置換えの対象が「蛍光ペン」になりました。そして,[置換え　　後の文字列]に文字を入れ,「すべて置換え」をクリックしてください。　　すると，マークしてある部分に同じ語句が置き換えられます。置換え　　が終わったら，Ctrl＋Ａ　を押して，すべてを選択し，蛍光ペンのア　　イコンから「なし」を選べば，マークは消えます。　・前に，読者の方から，飛び飛びに範囲指定するにはどうしたらいいか　　という質問を受けました。実際，ワードには，飛び飛びで範囲指定す　　る方法がないようですが，この蛍光ペンを使う方法ならば，それに近　　い操作は可能です。是非，応用してください。 ■　上達のヒント　「ヘッダーとフッターについて」　・前回，編集画面の後ろに罫線を入れる方法を紹介しましたが，できま　　したか？今回は，ちょっと補足説明をさせていただきます。　・読者からも何通か質問のメールをいただきました。ヘッダー・フッタ　　ーの機能を使うということで，編集画面の領域を勘違いされた方も多　　いと思います。簡単に図示すると次のようになります。　　------------ 　　ヘッダー領域　　------------ 　　┘　　　　└　←ここと　　　　　　　　　　　　　　　←ここが編集領域です。　　┐　　　　┌　←ここの間　　----------- 　　フッター領域　　----------- 　・お分かりですか？編集画面の後ろに入れるためには，ヘッダー・フッ　　ターの機能を使います。しかし，ヘッダー領域，フッター領域以外で　　も，テキストボックスを使うことによって，使うことができるわけで　　す。前回の技は，この編集領域にテキストボックスを入れることで実　　現していました。ここを間違えると，できませんので，できなかった　　方は，もう一度チャレンジしてください。また，不明な点があったら，　　メールで質問してください。 ■　作者より一言　・メチャクチャ暑かったり，突然寒くなったりと体調を崩しやすい季節　　ですね。みなさんも，体だけは気をつけてください。

Ｗ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ 　　　★　あなたの技術をほんのちょっとだけ高めるマガジン　★ ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞Ｄ　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　37　　 ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ ■　今回の使える技　「文字列を図に置き換える技」　・今回も，置換えの裏技を紹介しましょう。今回は，文字列を図に置き　　換える技です。　　★　文字列を図に置き換える技　　　　まず，図の上を右クリックし，[図の書式設定]を開く　　　　　　　　↓ 　　　　[レイアウト]のタブを開き，「行内」を選択(2000の場合) 　　　　　　　　↓　　97，98は[配置]から「位置を固定しない」をオフ　　　　図をコピーする　　　　　　　　↓ 　　　　[編集]→[置換]からダイアログボックスを開く　　　　　　　　↓ 　　　　検索する文字列に，置き換えたい文字列を入れる　　　　　　　　↓ 　　　　置換後の文字列に　^c　と入力する　　　　　　　　↓ 　　　　すべて置換をクリック　・文字列を急にデザイン文字にしたくなった場合，この技が生きてきま　　す。本来，「置換」の機能は，文字に対してするものですが，この記　　号を入れると，「クリップボードの内容」に置き換えられます。です　　から，図をコピーし，クリップボードに送っておくことにより実現す　　る技なのです。なお，「^c」は，クリップボードを表す特殊文字です。 ■　上達のヒント　「ページのつけ方」　・ワードのページ付け機能は，けっこう，やっかいです。設定が多く，　　なじみにくいというのが現状だと思います。そこで，何回かに分けて　　このやっかいなページ付けに挑戦してみましょう。　・今回は，一番単純な方法のみを示します。まず,[表示]→[ヘッダーと　　フッター]を開いてください。通常，ページ番号は，ヘッダー領域か，　　フッター領域のどちらかに付けます。そこで，つけたいほうをアクテ　　ィブにしましょう。　・最初は，ヘッダーが編集できるようになっています。フッターにつけ　　たい場合は,表示されたツールバーの右のほうにある[ヘッダーとフッ　　ターの切り替え]ボタンを押して，切り替えてください。　・そして，左のほうにある[ページ番号の挿入]のボタンを押してみまし　　ょう。＃のアイコンです。すると，ヘッダーなりフッターなり選んだ　　領域に，とりあえず「1」と表示されたと思います。これがページ番　　号です。後は，自動的に連番が振られます。　・とりあえず，ここがスタートです。まず，これをマスターしてくださ　　い。しかし，ここからが，いろいろあって，とても一言では言い表せ　　ません。知らなかったばかりに苦労されている方もたくさんいらっし　　ゃると思います。しばらくの間，ページ付けについて述べていきます　　ので，ページ付けに悩んでいる方は，是非，質問してください。この　　マガジンで取り上げます。 ■　作者より一言　・ゴールデンウィークが間近ですが，このマガジンは，とりあえず，通　　常どおり発行いたします。今後ともよろしくお願いいたします。

Ｗ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ 　　　★　あなたの技術をほんのちょっとだけ高めるマガジン　★ ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞Ｄ　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　38　　 ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ ■　今回の使える技　「罫線や表を入力しながら追加していく技」　・ワードで，表を作って，後から文字を入力し，Enter を押すと，表が　　広がってしまいますね。例えば，下のような罫線で囲まれた表を考え　　てみましょう。　　┏━━━━━━━┓ 　　┃めろんぱん　　┃ 　　┗━━━━━━━┛ 　　この状態で，Enter を打つと　　┏━━━━━━━┓ 　　┃めろんぱん　 ┃ 　　┃　　　　　　 ┃ 　　┗━━━━━━━┛ 　　のように広がってしまいます。これを　　┏━━━━━━━┓ 　　┃めろんぱん　 ┃ 　　┣━━━━━━━┫ 　　┃　　　　　　 ┃ 　　┗━━━━━━━┛ 　　のようにする方法があると便利ですね。今回は，その技を紹介します。　　★　罫線や表を入力しながら追加していく技：Tabキーを押す　・つまり「Enter」を押す代わりに「Tab」キーを押せばいいのです。す　　ると，どんどん新しいセルが追加されます。ですから，文章を打つ場　　合も，Tab を押しながら進めていけば，セルを増やしながら書き込ん　　でいくことができます。また，列がたくさんある場合でも，最終列で，　　Tabを押せば，同じ行が追加されます。是非，試してみてください。 ■　上達のヒント　「ページ番号の書式設定」　・前回は，単にページをつける方法をやりました。これは，みなさん，　　経験なさっている方も多いと思いますが，今回は，盲点になっている　　部分をお話したいと思います。　・まず，付けたページ番号は，普通にセンタリングしたり，右寄せ，左　　寄せができます。これは，通常の操作といっしょです。問題は，書式　　設定です。前回と同じ手順で，まず,[表示]メニューから[ヘッダーと　　フッター]を選び，ページを付けます。そして,＃に指を指しているよ　　うなアイコンを押します。これが，[ページ番号の書式]のダイアログ　　ボックスですね。そして，「番号書式」を選びます。いくつか種類が　　ありますので，お好きなものを選んでください。　・さて，ここからです。ワードのページ番号は，これ以上デザインでき　　ないと思っている方が多いのではないでしょうか？ワードのページ番　　号は，そっけないとか言う声をよく聞きます。しかし，そうではない　　のです。　・例えば，よくある「－１－」のような書式にするのは簡単です。ペー　　ジ番号の横に「直接入力」してしまえばいいのです。「＜１＞」のよ　　うなデザインをするにも，何でもいいのです。番号の部分以外は，直　　接入力することにより自由にデザインできるのです。　・これは，ヘッダー・フッターを使っているためです。ヘッダーやフッ　　ターは，そこに書き込むと，すべてのページに同じものが表示される　　わけですから，ページ番号をデザインしたのと同じ効果が得られます。　・是非，格好のいいページ付けを試してみてください。

Ｗ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ 　　　★　あなたの技術をほんのちょっとだけ高めるマガジン　★ ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞Ｄ　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　39　　 ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ ■　今回の使える技　「自動的にその日の日付を入力する技」　・業務によっては，同じ内容の文書を何回も送る機会のある方も多いと　　思います。そして，日付だけは，毎回直しているという方もいらっし　　ゃると思いますが，これは，結構面倒なことですね。確かに，手間は，　　わずかですが，自動的にその日の日付が入力できれば便利ですね。そ　　こで，今回は，自動的に日付が更新する技を紹介します。　　★　自動的にその日の日付を入力する技　[挿入]→[日付と時刻]から書式を選び「自動的に更新する」をチェック　・この方法で，日付を挿入しておけば，自動的に開いた日の日付が表示　　されます。これならば，日付を間違えることもないし，いちいち，修　　正する必要もないので便利です。活用できると思った方は，是非，利　　用してください。　 ■　上達のヒント　「先頭ページだけページ番号を付けない」　・２回にわたり，簡単なページ番号の付け方を紹介してきましたが，今　　回は「先頭ページだけページ番号を付けない」方法です。　　★　先頭ページだけページ番号を付けない　　　[表示]→[ヘッダー・フッター]を開き「ページ番号」を挿入　　　ページ設定（本のアイコン）を押し，[その他]のタブを開く　　「ヘッダーフッター」から「先頭ページのみを別指定」をチェック　・この技を使うと，先頭ページには何も表示されません。そして，２ペ　　ージ目は「２」と表示されます。ですから，目次のページなどで，実　　際は，１ページなんだけれども，格好悪いので，表示させない場合に　　使います。　・しかし，この技だけでは，多くの方のニーズにお応えすることはでき　　ないでしょう。表紙を除き，途中からページ付けをしたいなどという　　場合，対処できません。しかし，これらの技を使うためには「セクシ　　ョン」という考え方が不可欠です。そして，このセクションという考　　え方が，日本人にはなじみにくいようで，質問もたくさん来ています。　　そこで，次回以降，セクションについて詳しく説明するつもりです。　　なじみにくいですが，決して難しいものではありません。前に，ワー　　ドは「段落」意識をもつことが大切と述べましたが，「セクション」　　意識も大切です。この二つをクリアしてしまえば，いくらでも応用が　　利き，使いづらいワープロが使いやすいワープロになると思います。 ■　作者より一言　・ゴールデンウィークを利用して，メルマガの復習をなされているとい　　うメールをいただきました。ありがとうございます。このメルマガの　　読者は熱心な方が多いようです。こちらでも，ご意見，ご要望，質問　　など受け付けておりますので，遠慮なくどうぞ。

Ｗ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ 　　　★　あなたの技術をほんのちょっとだけ高めるマガジン　★ ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞Ｄ　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　40　　 ∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞ ■　今回の使える技　「ルビをふった行の間隔を空けない技」　・文書にルビをふる機会のある方もいらっしゃると思いますが，ルビを　　ふると，その行だけ開いてしまうので格好が悪いと感じる方も多いと　　思います。そこで，今回は，ルビをふった行が，他の行と同じ行間隔　　になる技を紹介します。　　★　ルビをふった行の間隔を空けない技　　　・Ctrl＋Aなどを使って「全体を選択」する。　　　・その状態で，[書式]→[段落]を選んでダイアログボックスを出す。　　　・上から３番目の[間隔]のところの「行間」を「固定値」にする。　　　・その右隣の「間隔」のボックスに，適当なポイントを入れる。　　　　例：18ptなど，行数を指定している場合[ファイル]の[ページ設定] 　　　　で「行送り」を確認して入れてください。　・こうして，行間を固定しておけば，ルビが入っても，その行が広くな　　ることはありません。ルビを多用される方は，是非覚えていただきた　　い技です。　・なお，ルビのつけ方は，付けたい文字を選択し，[書式]→[拡張書式] 　　から，[ルビ]を選択すれば付けられます。　 ■　上達のヒント　「セクションとは何か？」　・前回もお話したとおり，今回は「セクション」について簡単に説明し　　たいと思います。うっとうしく感じる方もいらっしゃると思いますが，　　このセクションを理解すると，ワードをうまく使うことができますし，　　ほんのちょっとの注意点さえ守れば難しいものではありません。　・では，そもそも「セクション」とは何でしょうか？よく英語のレッス　　ンなどで「セクション１」なんてありますよね。簡単に言えば，いろ　　いろな情報を持っている「ひとかたまり」だと考えてください。　・そして，その「かたまり」には，「ページ設定」や「ヘッダー・フッ　　ター」の情報が入っています。つまり，一つ一つのセクションに，一　　つずつ「ページ設定」情報や「ヘッダー・フッター」情報が独立して　　設定できるようになっているのです。　・わかりやすいように例を出しましょう。例えば，３ページの文書があ　　るとします。１ページ目の印刷の向きを縦，２ページ目を横，３ペー　　ジ目を縦します。すると下図のようになりますよね。　　＜１ページ目＞　　　＜２ページ目＞　　　　＜３ページ目＞　　┏━━━━━┓　　　　　　　　　　　　　　┏━━━━━┓ 　　┃ 印刷の　 ┃　　┏━━━━━━━━┓　　┃　印刷の　┃ 　　┃ 向き　　┃　　┃ 印刷の向き　　 ┃　　┃　向き　　┃ 　　┃ 「縦」　┃　　┃ 「横」　　　　┃　　┃ 「縦」　 ┃ 　　┃ 　　　　 ┃　　┗━━━━━━━━┛　　┃ 　　　　 ┃ 　　┗━━━━━┛　　　　　　　　　　　　　　┗━━━━━┛ 　　このような場合，通常の操作では，いっぺんに設定することはできま　　せん。しかし，「セクション」で区切ることによって可能になります。　・セクションには，[ページ設定]情報が「独立」して設定できますから，　　セクション分けして，おのおの[ページ設定]すればいいのです。　・これで，少しはセクションの観念がイメージできましたか？これに関　　しては，読者からも多数の質問が来ています。「セクション分け」は，　　いわば，一つの文書の中に，いくつかの異なるファイルを作るような　　ものなのです。　・しかし，せっかく便利な「セクション分け」機能なのですが，区切る　　時につまづいている人が多いようです。確かに，この機能は，紛らわ　　しく，チャレンジしたものの嫌になったという話をよく聞きます。そ　　こで，失敗しないセクション分けの方法を紹介しましょう。　・セクションは，[挿入]→[改ページ]の「セクション区切り」で設定し　　ます。そこで，次の点に注意してください。　　★　区切りを入れたい段落の「行頭」にカーソルを置く。　　★「次のページから開始」にチェックを入れる。　・これで区切ることができます。「現在の位置から開始」は使わないで　　ください。トラブルの元になります。上記の方法でやれば，自動的に　　改ページされ，セクションに区切られます。「次のページから開始」　　という表現が分かりにくいので，前のページの最後にカーソルを置い　　て，やっているかたもいらっしゃるようですが，それでは失敗します。　　あくまでも，区切りたい場所の「頭」にカーソルを置くのです，すで　　に改ページしてある場合も同じです。区切りたいところの先頭にカー　　ソルを置いて「次のページから開始」をチェックすれば成功します。　・少し長くなってきましたので，今回は，この辺にしますが，次回は，　　この機能を利用して，自在にページ付けする方法を紹介します。 ■　作者より一言　・OFFICEの新バージョンXPでは，ワードの使いにくい機能がわかりやす　　くなるようです。つまづきやすいところがフォローされるように設計　　されているみたいです。しかし，またお金を出してバージョンアップ　　するのもためらいますね。わかりにくい機能を増やすより，誰にでも　　分かる使いやすいワープロを目指してほしいものです。

★　ワードのページへ　★　　　★　TOPのページへ　★　　　★　次（41～45）へ　★