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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 21  

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■ 今回の使える技 「同じ動作を繰り返しする技」

 ・今回は,リピートをする技を紹介します。同じ動作を繰り返したいと
  いう場面は,たくさんあると思います。

  ★ 同じ動作を繰り返しする技:Ctrl+y

 ・この技は,[編集]→[繰り返し]と同じですが,ショートカットキーも
  覚えておくといいでしょう。また,よく使われる方は,ユーザー設定
  でツールバーを出しておくことを勧めます。後から,編集作業を集中
  してやるときなどに役立ちます。ツールバーの出し方は,ここでは,
  やりませんが,いずれ,このメルマガでも紹介するつもりです。
 
■ 上達のヒント 「段落意識を持とう」

 ・ワードに限らず,多くのワープロソフトは「段落」というものを意識
  して作られています。しかし,わたしの知る限りでは,日本人は,段
  落という意識よりも「行」という意識が強いように思われます。その
  辺が,ワードを使いこなせない一因となっていることは事実のようで
  す。そこで,今回は「行と行の間を少しあける」という技を紹介しな
  がら段落について考えてみたいと思います。まず例文を見てください。
----------------------------------------------------------------------
【例文】
----------------------------------------------------------------------
注意点1
 ワードは,Enterを押すと改行されるだけでなく一つの段落が終わった
ことを意味する。このことを強く意識する必要がある。
注意点2
 行と行の間を少しあけるということは,段落と段落の間をあけると考え
る必要がある。
----------------------------------------------------------------------

 ・さて,この例文は,いくつの段落からできているでしょうか?メルマ
  ガなので,実際にワードと同じように表せないので分かりにくいと思
  いますが,答えは4つです。「注意点1」が一つの段落で,本文が一
  つ,同じように考えて全部で4つです。

 ・まず,「Enterを打ったら段落は終り」という観念をしっかり頭に入れ
  ましょう。そうすれば,ワードを理解しやすくなります。

 ・さて,例文の注意点1と本文の間を少し空けたいときは,どうしたら
  いいのでしょうか?もちろん,改行して一行あけるという手もありま
  す。それでよければ問題ありません。しかし,体裁を考え,少しだけ
  空けたいときは,[書式]の[段落]を使います。ここで,いろいろな操
  作をするのです。

 ・やり方は,本文の任意の位置にカーソルをおき,[書式]の[段落]を選
  びます。そして,まん中のあたりにある[間隔]の[段落前]のところで
  調節します。2000をお使いの方は,0.5字などというのを選ぶといいと
  思います。また,97をお使いの方は,ポイントで出ると思いますが,
  そこで調節してください。

 ・すると,注意点2と本文の間も空けたくなりますよね。もう一度やる
  のは面倒。そんなときは,今回の「使える技」で勉強したリピートす
  る技を使いましょう。注意点2の下の本文の任意の位置ににカーソル
  を置いて,Ctrl+y を押してみてください。同じように,行間が開き
  ます。

 ・まだまだ,説明しきれないのですが,段落意識を持つことがワードを
  理解する道だということを覚えておきましょう。

■ 作者より一言

 ・今回は,外せない仕事があり,夕方の発行になってしまいました。何
  とかがんばりますので,今後とも応援よろしくお願いします。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 22  

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■ 今回の使える技 「段落のダイアログボックスを出す技」

 ・前回,上達のヒントで勉強した段落のダイアログボックスは,非常に
  よく使います。そこで,マウスで一発で出す技を紹介しましょう。

  ★ 段落のダイアログボックスを出す技
 
    インデントマーカーをダブルクリック

 ・段落のダイアログボックスは,設定項目がたくさんあるので,一つ一
  つ説明しませんが,項目をよく見て,設定できる内容を把握しましょ
  う。

 ・また,段落にカーソルをおき,右クリック→[段落]を選んでも同じで
  す。状況に応じて使い分けましょう。

■ 上達のヒント 「インデントを使おう」

 ・ワードだけでなく,ワープロ専用機などでもインデント機能は,かな
  り古い機種でもついていますが,私の知る限りでは,インデントの愛
  用者は少ないようです。このメルマガでもそうですが,左側を一文字
  あるいは,二文字分空けたい場合に「スペース」を使って整えている
  人が多いと思います。

 ・しかし,ワードを使う以上は,スペースでなく,インデントを使いた
  いものです。今日は,インデントとスペースの違いについて簡単に説
  明しましょう。例えば,上の文書で考えてみましょう。□は,スペー
  スという意味,各行の一番後ろには改行マークが入っていると考えて
  ください。
----------------------------------------------------------------------
□・ワードだけでなく,ワープロ専用機などでもインデント機能は,かな
□□り古い機種でもついていますが,私の知る限りでは,インデントの愛
□□用者は少ないようです。このメルマガでもそうですが,左側を一文字
□□あるいは,二文字分空けたい場合に「スペース」を使って整えている
□□人が多いと思います。
----------------------------------------------------------------------
 ・この文章から,「わたしの知る限りでは」を削除してみましょう。
----------------------------------------------------------------------
□・ワードだけでなく,ワープロ専用機などでもインデント機能は,かな
□□り古い機種でもついていますが,インデントの愛
□□用者は少ないようです。このメルマガでもそうですが,左側を一文字
□□あるいは,二文字分空けたい場合に「スペース」を使って整えている
□□人が多いと思います。
----------------------------------------------------------------------
 ・さらに,2行目の改行マークを取ってみましょう。
----------------------------------------------------------------------
□・ワードだけでなく,ワープロ専用機などでもインデント機能は,かな
□□り古い機種でもついていますが,インデントの愛□□用者は少ないよ
うです。このメルマガでもそうですが,左側を一文字
□□あるいは,二文字分空けたい場合に「スペース」を使って整えている
□□人が多いと思います。
----------------------------------------------------------------------
 ・3行目の改行マークを取ってみましょう。
----------------------------------------------------------------------
□・ワードだけでなく,ワープロ専用機などでもインデント機能は,かな
□□り古い機種でもついていますが,インデントの愛□□用者は少ないよ
うです。このメルマガでもそうですが,左側を一文字□□あるいは,二文
字分空けたい場合に「スペース」を使って整えている
□□人が多いと思います。
----------------------------------------------------------------------
 ・まだ,整いませんね。しかも,スペースを消すと,また左側にスペー
  スをつけなければなりません。このように,スペースを使うと,削除,
  スペースの繰り返しで非効率この上ありません。

 ・こんなとき,インデントを使って,字下げをしておくと,下のように
  なり,■の部分は動かなくなります。
----------------------------------------------------------------------
■・ワードだけでなく,ワープロ専用機などでもインデント機能は,かな
■■り古い機種でもついていますが,私の知る限りでは,インデントの愛
■■用者は少ないようです。このメルマガでもそうですが,左側を一文字
■■あるいは,二文字分空けたい場合に「スペース」を使って整えている
■■人が多いと思います。
----------------------------------------------------------------------
 ・つまり,スペースは,何も書いていない一文字と同じですから,一緒
  に動きますが,インデントは,壁のようなものですから,後で,訂正
  してもレイアウトが崩れることはありません。その辺を理解して,有
  効に使ってください。

 ・尚,インデントの使い方については,次回,説明します。

■ 作者より一言

 ・前回紹介した,便利な技 Ctrl+y は,F4の方が簡単じゃないかとい
  うメールを受け取りました。そうですね。同じ場面では,F4はまった
  く同じ働きをします。その方が簡単でした。みなさんも是非試してみ
  てくださいね。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 23  

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■ 今回の使える技 「ウィンドウを分割する技」

 ・みなさんは,長い文章を書いていて,最初の方を見ながら入力したい,
  あるいは編集したいと思ったことがありませんか?今回は,そんなと
  きに役立つ技を紹介します。

  ★ ウィンドウを分割する技

   垂直スクロールバーの▲の上にある部分をドラッグ

 ・ちょっと分かりにくいかもしれません。右端についている垂直スクロ
  ールバーを上に動かす▲の上にほんの少し「くぼみ」のようなものが
  あります。そこに,マウスポインターを近づけると,ポインターの形
  が変りますから,その状態で,下へドラッグしてください。

 ・すると,現在編集している文書が二つに分かれます。分かれたといっ
  ても,けっして二つになったわけではなく,一つのものを二つに表示
  しただけです。ですから,どちらを編集しても,両方に反映されます。

 ・この技のいいところは,上は上,下はしたでスクロールすることによ
  って離れた部分を同時に見ることができるということです。最初の方
  を参照にしながら入力したいときなど役に立ちますので,是非試して
  みてください。

 ・尚,編集が終わったら,またドラッグすれば元に戻ります。
 
■ 上達のヒント 「インデントの使い方 その1」

 ・前回,お話したとおり,今回は,インデントの使い方を学びましょう。
  まず,インデントマーカーって何?って思ってらっしゃる方のために,
  簡単に図示します。

 ▽ ←A                        D→ ▽
 △ ←B
 □ ←C

 ・ワードのルーラーのところを見てください。編集画面の一番上にある
 「ものさし」のような部分です。そこに,上の図のような装置がついて
  いると思います。これが,インデントマーカーです。前回の便利な技
  で「段落のダイアログボックスをマウスで出す技」をやりましたね。
  説明しませんでしたが,このマーカーの部分をダブルクリックすれば
  いいのです。

 ・何故,マーカーをダブルクリックすると段落ダイアログボックスが出
  るかといいますと「インデントと段落は関係が深い」からです。つま
  り,インデントとは『段落に付ける』んだということをしっかりと認
  識する必要があります。

 ・それでは,マーカーの働きについて簡単に説明します。左側に3つ,
  右側に一つの装置がありますよね。この意味をしっかり覚えることが
  大切です。

   A:段落の一番上の行のインデント

   B:段落の二行目以降のインデント

   C:左側のインデントマーカーをいっぺんに移動する装置。

   D:右側のインデント

 ・まだ分かりにくいかもしれません。そこで,例を出してみます。
----------------------------------------------------------------------
■▽ ←A                        D→ ▽
  △ ←B
  □ ←C 
■・何故,マーカーをダブルクリックすると段落ダイアログボックスが出
■■るかと言いますと「インデントと段落は関係が深い」からです。つま
■■り,インデントとは段落に付けるんだということをしっかりと認識す
■■る必要があります。
----------------------------------------------------------------------
 ・今,この状態になっています。この段落は,一行目だけ「・」の分だ
  け左に寄っていますよね。ですから,AもBより左に寄っています。
  逆に,一行目をへこませたいときは
----------------------------------------------------------------------
→→→(ドラッグすることによって▽が動く)
■■■▽ ←A                      D→ ▽
  △ ←B
  □ ←C 
■■■何故,マーカーをダブルクリックすると段落ダイアログボックスが
■■出るかと言いますと「インデントと段落は関係が深い」からです。つ
■■まり,インデントとは段落に付けるんだということをしっかりと認識
■■する必要があります。
----------------------------------------------------------------------
 ・今度は,Aが一つ右に来ましたよね。このように段落を設定できるの
  です。つまり,Aを動かすことによって,段落の一行目の位置が固定
  できるということです。

 ・この操作は,マウスでドラッグすれば出来ます。Aの▽の部分をドラ
  ッグすればいいのです。簡単ですから是非やってみてください。

 ・次回は,引き続き,B,C,Dの使い方を説明いたします。

■ 作者より一言

 ・読者の方から,メルマガに内容を示すタイトルをつけてほしいという
  要望がありました。前に「エクセルの小技」の方でも同じ要望があり
  ましたが,とりあえず,ダイジェストを作ることによって補ってきま
  した。でも,最近,タイトルをつけて発行した方がいいかな?とも考
  えています。
  今回でいえば「覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 23」で
  送るのではなく「ウィンドウを分割する技」っていう感じで・・・。

 ・一長一短があって,今,考え中です。どちらにしても,数回分のダイ
  ジェストは発行して,勉強した内容を整理することは続けたいと思い
  ますが,毎回,サブジェクトを変えるのはどうだろう?と迷っていま
  す。もし,ご意見がございましたら,メールをください。よろしくお
  願いいたします。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 24  

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■ 今回の使える技 「余分なスペースを取る技」

 ・普段,他の場所からコピーしたものをワードに貼り付けることがある
  と思いますが,貼り付けたときに,余分なスペースを取りたいなぁと
  思ったことはありませんか?今回は,そんなときに役に立つ技です。

  ★ 余分なスペースを取る技:センタリングして左詰めにする

 ・まず,全体を範囲指定します。そのままの状態でセンタリングし,そ
  のままの状態で左詰めします。すると,余分なスペースは,すべて消
  去されます。

 ・せっかくですから,ショートカットキーでやってみましょう。

  Ctrlを押したまま,A,E,Lと連続して押す

 ・これで,OKです。

  Ctrl+A はすべて選択

  Ctrl+E はセンタリング

  Ctrl+L は左詰め 

 ・スペースが多く入っていて,ワードにコピーしたとき,レイアウトが
  崩れている場合などに有効です。実は,この技,読者の方からの質問
  から取りました。このメルマガを,ワードにコピーしているそうです。
  また,余計な改行マークをとるにはどうしたらいいかという質問も受
  けました。それは,次回紹介します。
 
■ 上達のヒント 「インデントの使い方 その2」

 ・前回は,インデントの使い方の一部をやりました。今回は,その続き
  です。今回も例をあげてやりましょう。とりあえず,視覚的に見てく
  ださい。
----------------------------------------------------------------------
■▽ ←A                        D→ ▽
■■△ ←B
  □ ←C
■・前回は,インデントの使い方の一部をやりました。今回は,その続き
■■です。今回も例をあげてやりましょう。とりあえず,視覚的に見てく
■■ださい。 
----------------------------------------------------------------------
 ・インデントのマーカーは,A〜Dの4つありましたね。前回,Aを勉
  強しました。基本的に,他もやりかたは同じです。三角の部分をドラ
  ッグすれば動きます。今回は,BとDを動かしてみましょう。
----------------------------------------------------------------------
■▽ ←A                      D→ ▽■■
■■■■△ ←B
    □ ←C
■・前回は,インデントの使い方の一部をやりました。今回は,その■■
■■■■続きです。今回も例をあげてやりましょう。とりあえず,視■■
■■■■覚的に見てください。 
----------------------------------------------------------------------
 ・Bを左に二文字分動かしました。また,Dを右に二文字分動かしまし
  た。すると■の部分は壁となって,この範囲だけで文字が入力できる
  ようになります。前回話したように,Bは,段落の二行目以降のスタ
  イルになります。Dは,右側の範囲を指定することになります。

 ・お分かりでしょうか?とにかく,ちょっとだけ練習してみてください。
  インデントマーカーをドラッグして,ページ設定に関係なく自由に範
  囲を指定できます。へこませたい段落を作るときには,スペースでな
  くインデントを使いましょう。そうすれば,後でどんな編集をしても
  レイアウトが崩れることはありません。

 ・尚,Cのマーカーは,AとBを一緒に動かすときに使います。これも
  やってみれば,すぐに分かりますから是非試してみてください。また,
  AとBは,同じ位置でもかまいません。
----------------------------------------------------------------------
▽ ←A                       D→ ▽
△ ←B
□ ←C

尚,Cのマーカーは,AとBを一緒に動かすときに使います。これも
やってみれば,すぐに分かりますから是非試してみてください。また,
AとBは,同じ位置でもかまいません。
----------------------------------------------------------------------
↓↓↓
----------------------------------------------------------------------
   ▽ ←A                  D→ ▽
   △ ←B
   □ ←C

   尚,Cのマーカーは,AとBを一緒に動かすときに使いま
   す。これもやってみれば,すぐに分かりますから是非試し
   てみてください。また,AとBは,同じ位置でもかまいま
   せん。
----------------------------------------------------------------------
 ・AとBが同じ位置にあろうと,別の位置にあろうとCをドラッグすれ
  ば,同じ形で平行移動します。

 ・これで,インデントの基礎は終わりますが,大切なことは,インデン
  トは段落に設定するということ。ここを外さないようにしてください。

■ 作者より一言

 ・前回,お話したタイトルの問題ですが,だいたい考えがまとまりまし
  た。来週発表したいと思います。一長一短があると申し上げたのです
  が,思ったとおり,賛成の方,反対の方からメールをいただきました。
  両方を一気に解決する方法を見つけましたので,もう少し整理した後,
  発表させていただきます。たぶん,すべてのみなさんの要望にお応え
  できると思います。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 25  

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■ 今回の使える技 「改行マークを一気に取る技」

 ・前回は余分なスペースをとる技を紹介しました。今回は,改行マーク
  を一気に取る技を紹介します。

  ★ 改行マークを一気に取る技

   [編集]メニューから[置換]を選び

    検索する文字列に ^p を入力
    置換え後の文字列 には何も入力しない

   そして,ここが肝心なのですが[オプション]を押し「ワイルド
   カードを使用する」「あいまい検索」など,チェックが入って
   いるものは,すべてオフにします。そして,OK。

・「^p」は改行マークを表す特殊文字です。これを検索し,何もないも
のに置き換えればいいわけです。この技は,前回もお伝えしたとおり
読者からの質問から取りました。実は,私も,かつて重宝した技です。
インターネット上で,資料を集めていたとき,どうしても余分なスペ
ースや改行があるため,文書を整形するのが面倒でした。そこで,こ
の二つをあわせて,「文書整形」というマクロを作りボタン一つで,
一瞬にして整形していました。この技を多く使われる方で,マクロが
できる方は,是非,マクロを作ってみてください。マクロの作り方
については,いずれ,このメルマガでも紹介します。
 
■ 上達のヒント 「インデントのまとめ」

 ・2回にわたって,インデントについてお話ししてきましたが,理解で
  きたでしょうか?けっして難しいことではありません。マーカーを動
  かして段落単位で位置を決定するだけです。そして,それが,改行,
  スペースを繰り返すよりもずっとずっと簡単で,後からの編集にも対
  応できるわけですから使わない手はありません。

・しかし,前回は,インデントのイメージをつかんでほしいということで
 書きましたので,ちょっと不都合な点もありました。以下,読者からの
 質問です。

>メルマガを参考にしながら実際に試してみると(例えば24 号では 2 行目
>以降をインデントすると)メルマガで紹介されている状態にはならないと
>思います。どうも自動インデントが原因のようです。

 ・そうでした。自動インデントが働いている場合,そうならないですね。
  メルマガの文をそのまま引用してしまいました。もし,同じような操
  作をなされた方は,先頭の「・」を取ってやってみてください。また,
  同時にこんな質問もありました。

>自動インデントされてしまったものを解除するには、どうすればいいの
>でしょうか。

 ・これは,第1回の便利な技で紹介した,Ctrl+Q でできます。インデ
  ントは「段落」に設定するものですから,解除するのも「段落」で行
  います。また,同じインデントをほかに設定したい場合も「段落書式
  をコピー」すればいいわけです。「段落書式のコピー」については,
  次回紹介します。どちらにしても,ワードは「段落意識を持つ」こと
  が上達のコツといえるでしょう。

■ 作者より一言

 ・先週,お話ししましたメルマガの題名に内容を示す言葉をつける言葉
  をつけるかどうかについて発表します。

 ・基本的には,これまでどおり,題名は,そのままにします。しかし,
  どうしても内容を示す言葉がほしい人のために,次のようにいたしま
  す。

  1.発行サイト「めろんぱん」発行のもののみ,題名に内容を示す。

  2.まぐまぐ,melma,Pubrzineは,これまでどおり,題名に回数をつ
    けたものにする。

 ・たくさんメールをいただきましたが,専用フォルダを作って保存され
  ている方や,会社の研修などに使われている方などから,内容があっ
  た方が便利という意見が多かったのですが,逆に,メーラーの自動振
  り分けを行っている方などからは,毎回変わるのは困るという意見も
  ありました。また,何のメルマガがきたのかわかりにくいという難点
  もあります。特に,新規の方などはとまどうこともあるでしょう。

 ・そこで『選択制』にしました。基本は,これまでどおり。でも,どう
  しても題名に内容が記されていた方がいいと思われる方は,申し訳あ
  りませんが「めろんぱん」に登録し直してください。逆に「めろんぱ
  ん」で購読しているけど今までどおりの方がいいと思われる方は申し
  訳ありませんが,ほかの発行サイトに登録し直してください。来週か
  ら実行します。ですから,次回は,このままでいきます。

 ・なぜ「めろんぱん」だけ変えるのかといいますと,発行者ならお分か
  りと思いますが,ほかのサイトはすべて題名が自動挿入になっていま
  す。また,なるべく題名は変えない方がいいと指導しているところも
  あります。しかし,めろんぱんは,題名が空白になっています。どち
  らにしても毎回入れなければなりません。その辺に発行サイトの意思
  が感じられます。そういうわけで,題名に内容を記すのは「めろんぱ
  ん」のみにさせていただきます。

 ・しかし,本文は,すべて同じです。題名だけかわるだけですので,特
  に問題のない方は,そのままで結構です。登録・解除の方法は,フッ
  ターにある「登録・解除はここでできます」からお願いします。この
  ページならば,発行4サイトすべて対応できます。

 ・ご面倒をかけますが,多様な読者に少しでも対応しようという処置で
  すのでよろしくお願いします。また,ご要望などありましたら遠慮な
  く申しつけください。


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