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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 201

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■ 今回のテーマ 「ページという観念の理解(1)」

 ・みなさんは、「ページ」について正しく理解していますか?もちろ
  ん、しているよという声が聞こえてきそうですが、ちょっと待って
  ください。私の経験上、正しく理解している人は、非常に少ないの
  です。

 ・そこで、ちょっと問題を。

   ワードのページ設定情報は、どこに保持されているでしょう?

  これが、正確に答えられる方は、ある程度ページというものを理解
  しています。

   答えは「セクション」です。

 ・答えられましたか?これは、ワードを理解するために、非常に重要
  な知識です。ここが分かっていないために発生する質問が非常に多
  いのです。また、答えられても、完全に理解しているとは限りませ
  ん。

 ・具体的には、次回以降、何回かに分けて、きちんと理解できるよう
  に説明いたしますが、本当にワードを使いこなしたいと考えている
  方は必須です。ワードの「ページ」という観念は、日本人が、通常
  考えている観念とは異なりますので、しっかり押さえましょう。

■ 特選:ワードの使える技「ダブルクリックでダイアログを出す」

 ・ワードには、画面をダブルクリックすることによってダイアログボ
  ックスを出す技があります。これらをまとめてみましょう。

  ★ ツールバーの何もない部分をダブルクリック

   ツールバーの[ユーザー設定]のダイアログボックスが出ます。

  ★ ルーラーのハンドル部分をダブルクリック

   [段落]のダイアログボックスが出ます。

  ★ ルーラーの数字の部分をダブルクリック

   [ページ設定]のダイアログボックスが出ます。

  ★ ルーラーのタブマークの上をダブルクリック

   [タブとリーダー]のダイアログボックスが出ます。

  ★ ステイタスバーをダブルクリック

   [編集と置換]のダイアログボックスが「ジャンプ」のタブを開
   いて出ます。

 ・もちろん、これらの技は、知らなくとも操作することはできますが、
  時には、非常に役立ちます。時々、遊び半分で試してみてください。

 <補足>

 ・ルーラーとは、編集画面の上にある下のような部分です。

  ▽━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
  △ 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26
  □━━━━━━━━━━━━━┻━━━━━━━━━━━━
  ↑             ↑
 ハンドル         タブマーク(必ずしもあるとは限らない)

 ・ステイタスバーとは、編集画面の一番下にある部分です。

  ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
   1ページ 1セクション 1/1 (以下略)・・・・・・・・
  ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 ・タブマークのダブルクリックは、正確にやらないと失敗します。意
  外と難しいので、うまく行かないこともありますが、挑戦してみて
  ください。ずれてダブルクリックすると、数字の部分と認識されて
  ページ設定が出てしまうことがあります。
  
 ・同様に、ルーラーの数字の部分をダブルクリックしようとして、失
  敗することもあります。これは、最初のクリックで、タブが設定さ
  れてしまうためです。失敗を避けるためには、右側の数字の黒くな
  っている部分を使えば失敗することはありません。

■ ショートカットコレクション(No.001〜003)

 ・しばらくは「Ctrl+○」の形のものをコレクションします。ほとん
  ど役立つものばかりです。注目すべきものは、特に取り上げて解説
  します。今回は、おなじみのものばかりです。(重要度は、再認定
  しましたので、100号で紹介したものと異なる場合があります)

 [001]Ctrl+A <重要度:★★★★☆>

     全体を選択する

 [002]Ctrl+B <重要度:★★☆☆☆>

     選択した文字列を太字にする

 [003]Ctrl+C <重要度:★★★★★>

     選択した文字列をコピーする

■ 作者より一言

 ・201号 より、少しだけリニューアルさせていただきます。これまで
  は、知っていると便利な技を中心に紹介してきましたが、これから
  は、テーマ別に、機能の理解や活用法なども折り込みながら進める
  つもりです。より深くワードを理解するために役立ててください。

 ・しばらくは違和感があるかもしれませんが、今後ともよろしくお願
  いいたします。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 202

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■ 今回のテーマ 「ページという観念の理解(2)」

 ・前回、「ページ設定情報」は、「セクション」が保持していると述
  べました。今回は、簡単にそれを証明してみます。

 ・まず、ワードの新規作成画面を開いてください。そして、[ファイ
  ル]メニューの[ページ設定]を開き、「行数と文字数」のタブを
  開いて、「行数だけ指定する」「30行」に設定してみましょう。

 ・これで、一つ目のページ設定が完了しました。次に、Ctrl+Enter
  を2回打って、3ページ目に行ってください。そして、もう一度、
  ページ設定画面を出し、今度は、「40行」に設定してみましょう。

 ・今、ページの先頭で、ページ設定をしました。そして、3ページ目
  でも、ページ設定をしました。2回ページ設定をしたわけですから
  本来ならば、2箇所に設定されているはずです。

 ・そこで、先頭画面で、もう一度、ページ設定画面を開いてみてくだ
  さい。最初に「30行」と設定したのにもかかわらず「40行」になっ
  ています。これは、何故か? つまり、ページ情報は、「ページ」
  が保持しているのではないということです。

 ・わかりましたか? ページ情報は「ページ」ではなく「セクション」
  が保持しているのです。今回の試みは、同じセクション内で、2回
  設定したわけですから、後の設定だけが有効になっているのです。

 ・ですから、今回のように、同じファイルで、違うページ設定を混在
  させたい場合は、「セクション分け」をしなければなりません。こ
  の辺は、次回以降、取り上げたいと思います。

■ 特選:ワードの使える技「上書きモードにする技」

 ・通常、文字を入力するときは「挿入モード」になっています。しか
  し、連続して、訂正したいときなどは「上書きモード」の方が効率
  がいい場合があります。そこで、今回は、上書きモードに切り替え
  る方法を紹介しましょう。

  ★ キーボードで上書きモードに切り替える方法

   Insertキーを押す(解除も同じキーを押す)

  ★ マウスで上書きモードに切り替える方法

   ステータスバー(一番下にあるバー)の「上書」の部分をダブル
   クリック(解除も同様です)

 ・これにより、切り替えて使います。例えば、表などで、連続して、
  訂正したいときは、挿入して、不要な部分を削除するよりも、上書
  きモードで、どんどん訂正していったほうが効率がいいです。

 ・どちらにしても、普段は、挿入モードを使い、局面によって、上書
  きモードを上手に使えるようになると、効率が上がります。

 <補足>

 ・挿入モードとは、「既存の文字列に割り込ませる」ような方式です。
  それに対し、上書きモードは、「既存の文字列に関係なくカーソル
  位置にどんどん上書き」していく方式です。

  例えば、「海を見たい」を「山が見たい」に変更するとします。海
  の位置にカーソルを置いて「山が」と入力すると

   挿入モードの場合:「山が海を見たい」となり「海を」を削除
            する必要がある。

   上書モードの場合:「海を」の部分が「山が」に上書きされる
            ので、それだけでOK。

■ ショートカットコレクション(No.004)

 ・今回は、1つだけです。ただし、注目マークがついていますので、
  しっかり注目してくださいね。

 [004]Ctrl+D <重要度:★★★☆☆> 【 注目!】

     フォントのダイアログボックスを出す
    
     図形選択時は、選択された図形を次々貼り付ける
    
 ・通常の状態で行うと、単にフォントのダイアログボックスが出るだ
  けですから、ごく普通のショートカットですが、図形やテキストボ
  ックスをを選択しているときに行うと、「コピー → 貼り付け」が
  一度の操作でできます。

 ・ためしに、何か図形を描いてみてください。そして、その状態で、
  Ctrl+Dを押してみてください。すぐ下に同じものが貼り付けられ
  ます。直線でも矢印でも同じです。Ctrlを押したまま、ddddd
  と打っていくと、どんどん増えていきます。威力のある技ですよ。

■ 作者より一言

 ・何人かの方から、リニューアルに期待していますというメールをい
  ただきました。ありがとうございます。後100回 ぐらいは、これで
  いくつもりです。よろしくお願いします。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 203

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■ 今回のテーマ 「ページという観念の理解(3)」

 ・前回、前々回とページという観念について述べてきました。結論を
  言うと、

   ページとは、編集の単位ではない

  ということです。文書を作るとき、ページというものを意識するこ
  とは多いと思いますが、たまたま、きれいにページ別に収まってい
  る場合でも、後から追加したり、削除したりすることを考えると、
  ページは、あくまでも、その時点での結果でしかありません。文書
  は、いつ変化するのかわからないのです。

  つまり、

   ページとは、印刷の単位である

  と言えるでしょう。同じ文書でも、印刷する紙の大きさによって、
  1ページの文字数などが変わります。文書は、あくまでも1つのデ
  ータであって、設定によって変化するものなのです。

 ・この部分を理解していると、ページに対する操作もスムーズになり
  ます。ページを編集するという観念は捨てなければなりません。編
  集の単位は、あくまでも、「文字列→段落→セクション」です。編
  集を加える場合は、この単位で考えてください。

 ・もちろん、最終的に、うまくページ分けして見やすくすることもあ
  ると思いますが、これは、印刷するためにするのであって、文書の
  編集とは別と考えてください。編集の単位がわかっていると、各種
  のダイアログボックスの意味などがわかりやすくなるでしょう。

■ 特選:ワードの使える技「フォントサイズを変化させる技」

 ・今回は、すでに入力されている文字列のフォントサイズを少しずつ
  変化させる技を紹介します。2通りありますので、状況に応じて使
  い分けてください。

  ★ 1ポイントずつ変化させる技

    Ctrl+ ] 1ポイントずつ上げる

    Ctrl+ [ 1ポイントずつ下げる

  ★ 少しずつ変化させる技

    Ctrl+ > 1つ大きなサイズに上げる

    Ctrl+ < 1つ小さなサイズに下げる

 ・いずれも、文字列を選択してから行ってください。イメージを確か
  めながら操作できますので、編集の最終段階で、ちょっとだけサイ
  ズを変更して微調整するときに便利です。Ctrlを押したまま、上記
  のいずれかのキーを押し続けて最適なサイズにしてください。

■ ショートカットコレクション(No.005〜007)

 ・今回は、知っていると便利な技がそろっています。結構使いますの
  で、是非、覚えてくださいね。

 [005]Ctrl+E <重要度:★★★☆☆>

     中央揃えする

 [006]Ctrl+F <重要度:★★★☆☆>

    [検索と置換]ダイアログボックスの「検索」のタブが開く

 [007]Ctrl+G <重要度:★★★☆☆>

    [検索と置換]ダイアログボックスの「ジャンプ」のタブが開く

■ 作者より一言

 ・前回の使える技で、MS-IME 2002 および 2003 をお使いの方は、上
  書きモードが使えないことが判明しました。詳しくは、マイクロソ
  フトの説明を参考にしてください。↓
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;417223&Product=wordJPN

 ・それにしても、こんな重要な機能が使えなくなっているのにはビッ
  クリしました。他の機能とバッティングしたのでしょうか?よくわ
  かりませんが、読者からのメールで判明しました。とりあえず、回
  避方法も上記URLで説明されています。バージョンアップも結構
  ですが、このような不具合は勘弁してほしいものですね。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 204

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■ 今回のテーマ 「段落という観念の理解(1)」

 ・みなさんは、「段落」というと何を思い浮かべますか? 日本人に
  とっては、国語で習った段落のイメージが強いものと思われます。
  ですから、どうしても、ある程度、意味のまとまった塊と感じてし
  まいがちです。

 ・しかし、ワードでいう段落は、少しイメージが異なります。

   Enter キーを押して、改行マークで区切られた塊
 
  これが、ワードでいう段落です。ですから、たとえ1文字でも、改
  行マークで区切られれば1段落ですし、1000文字、2000文字でも、
  改行マークが1つならば1段落です。

 ・まず、ここをしっかり理解しなければなりません。ワードが使えな
  い方のほとんどが段落という観念を理解していない、あるいは、意
  識していないといっても過言ではありません。

 ・具体的には、次回以降述べていきますが、これまでにも、何度も、
  この件について述べているのにもかかわらず、段落の理解不足、お
  よび意識不足による質問が多いのです。ここを理解しない限り、ワ
  ードをうまく使うことはできません。段落の理解こそが、ワードを
  使う最大のポイントです。その点を心して学ぶことが肝心です。

■ 特選:ワードの使える技「簡単にタブ設定する技」

 ・主に、文字を揃えたいときに使うのがタブです。タブを使えば、文
  字幅の違うフォントを使っていても、きちんと揃えることができま
  す。そこで、今回は、簡単にタブを設定する技を紹介します。

  ★ 簡単にタブ設定する技

    ルーラーをクリック

  ▽━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
  △ 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26
  □━━━━━━━━━━━━━┻━━━━━━━━━━━━
                ↑
         クリックした場所にタブマークがつく

  たったのこれだけです。これで、Tabキー を押せば、その位置まで
  動きます。

 ・タブを削除したいときは、マウスで、編集画面にドラッグ&ドロッ
  プしてください。マークがなくなれば削除されたことになります。

■ ショートカットコレクション(No.008〜010)

 ・今回も、3つほど覚えましょう。忘れても問題がないものばかりで
  すが、よく使う方は、覚えておいたほうがいいでしょう。

 [008]Ctrl+H <重要度:★★★☆☆>

    [置換]のダイアログボックスを出す

 [009]Ctrl+I <重要度:★★★☆☆>

     選択した文字列を斜体にする

 [010]Ctrl+J <重要度:★★★☆☆>

     両端揃えにする

■ 作者より一言

 ・ダイエーの4番打者の小久保選手が無償トレード???いったい何
  が?最近、あれっと思うことが多いですね。何か親会社の事情が関
  係しているようにも思われます。やはり、それだけ日本経済に余裕
  がないということでしょうか?結構、考えさせられる事件でした。


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     覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 205

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■ 今回のテーマ 「段落という観念の理解(2)」

 ・前回お話したように、段落とは「Enter キーを押して、改行マーク
  で区切られた塊」のことです。これは、常に頭に入れておく必要が
  あります。そして、それが編集の中心になります。

 ・理解のポイントは、「行」との違い。ワードの場合、Enter キーを
  押して改行しなくとも自動的に折り返して表示されますが、この折
  り返しは、ページ設定や、インデントなどの設定により、文字数が
  変化します。

  つまり、折り返しによってできた行は、見た目だけのものであって、
  実際は、続いているものなのです。段落は、時に「論理行」と呼ば
  れることがありますが、結果的に数行に折り返して入るものの実態
  は1つであるという考え方です。

 ・日本語は、文字が1つ1つ独立していて、文字幅もあまり変わらな
  い言語ですから、行末に改行を入れれば、折り返しと見た目はあま
  り変わりませんが、内容は、全く違います。改行マークが入っては
  じめて段落になります。その点を押さえる必要があります。

 ・どちらにしても、「行」と「段落」の違いを理解しなければなりま
  せん。よく、行間を少し開こうとして、行間を「2」に設定したら、
  段落全部の行間が開いてしまい、訳がわからなくなったという質問
  がありますが、これも、行と段落の理解が不足しているところに起
  因します。この辺は、次回、実際に例を挙げて説明します。

■ 特選:ワードの使える技「インデントをコピーする技」

 ・インデントを自由に使いこなせると、複雑な段落書式を作ることが
  できます。そして、もっといいことは、一つ作れば、それをコピー
  することができるということです。

  ★ インデントをコピーする技

   コピー元の段落の上にカーソルを置く

   書式のコピー(はけの形)のアイコンをクリック

   コピーしたい段落の上でクリック

 ・文字列の書式のコピーと同じですが、文字列を選択せず、単に段落
  の上にカーソルを置いて操作すると「段落書式」のコピーになりま
  す。インデントは、段落に対して働く機能であることを理解してい
  れば、わかりやすいでしょう。

 ・連続でコピーしたいときは、はけのアイコンをダブルクリックして
  ください。そうすれば、解除しない限り連続でコピーすることがで
  きます。すべてのコピーが終わったら、もう一度、はけのアイコン
  をクリックしてください。これで解除されます。

 ・どちらにしても、1つの文書の中で、同じインデントを何度も使う
  ことが多いので、そのたび設定するのではなく、1つ設定して、残
  りはコピーする方法がいいでしょう。

■ ショートカットコレクション(No.010〜011)

 ・今回も2つ取り上げます。

 [010]Ctrl+K <重要度:★★★☆☆>

    [ハイパーリンク]のダイアログボックスを出す

 [011]Ctrl+L <重要度:★★★☆☆>

    左揃えにする

■ 作者より一言

 ・急激に寒くなってきましたね。体のほうも対応できずに悲鳴を上げ
  ています。暑いのもの寒いのもいいですが、急激な変化が一番困り
  ます。みなさんも、体には十分気をつけてください。


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