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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 201
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■ 今回のテーマ 「ページという観念の理解(1)」
・みなさんは、「ページ」について正しく理解していますか?もちろ
ん、しているよという声が聞こえてきそうですが、ちょっと待って
ください。私の経験上、正しく理解している人は、非常に少ないの
です。
・そこで、ちょっと問題を。
ワードのページ設定情報は、どこに保持されているでしょう?
これが、正確に答えられる方は、ある程度ページというものを理解
しています。
答えは「セクション」です。
・答えられましたか?これは、ワードを理解するために、非常に重要
な知識です。ここが分かっていないために発生する質問が非常に多
いのです。また、答えられても、完全に理解しているとは限りませ
ん。
・具体的には、次回以降、何回かに分けて、きちんと理解できるよう
に説明いたしますが、本当にワードを使いこなしたいと考えている
方は必須です。ワードの「ページ」という観念は、日本人が、通常
考えている観念とは異なりますので、しっかり押さえましょう。
■ 特選:ワードの使える技「ダブルクリックでダイアログを出す」
・ワードには、画面をダブルクリックすることによってダイアログボ
ックスを出す技があります。これらをまとめてみましょう。
★ ツールバーの何もない部分をダブルクリック
ツールバーの[ユーザー設定]のダイアログボックスが出ます。
★ ルーラーのハンドル部分をダブルクリック
[段落]のダイアログボックスが出ます。
★ ルーラーの数字の部分をダブルクリック
[ページ設定]のダイアログボックスが出ます。
★ ルーラーのタブマークの上をダブルクリック
[タブとリーダー]のダイアログボックスが出ます。
★ ステイタスバーをダブルクリック
[編集と置換]のダイアログボックスが「ジャンプ」のタブを開
いて出ます。
・もちろん、これらの技は、知らなくとも操作することはできますが、
時には、非常に役立ちます。時々、遊び半分で試してみてください。
<補足>
・ルーラーとは、編集画面の上にある下のような部分です。
▽━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
△ 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26
□━━━━━━━━━━━━━┻━━━━━━━━━━━━
↑ ↑
ハンドル タブマーク(必ずしもあるとは限らない)
・ステイタスバーとは、編集画面の一番下にある部分です。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
1ページ 1セクション 1/1 (以下略)・・・・・・・・
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
・タブマークのダブルクリックは、正確にやらないと失敗します。意
外と難しいので、うまく行かないこともありますが、挑戦してみて
ください。ずれてダブルクリックすると、数字の部分と認識されて
ページ設定が出てしまうことがあります。
・同様に、ルーラーの数字の部分をダブルクリックしようとして、失
敗することもあります。これは、最初のクリックで、タブが設定さ
れてしまうためです。失敗を避けるためには、右側の数字の黒くな
っている部分を使えば失敗することはありません。
■ ショートカットコレクション(No.001〜003)
・しばらくは「Ctrl+○」の形のものをコレクションします。ほとん
ど役立つものばかりです。注目すべきものは、特に取り上げて解説
します。今回は、おなじみのものばかりです。(重要度は、再認定
しましたので、100号で紹介したものと異なる場合があります)
[001]Ctrl+A <重要度:★★★★☆>
全体を選択する
[002]Ctrl+B <重要度:★★☆☆☆>
選択した文字列を太字にする
[003]Ctrl+C <重要度:★★★★★>
選択した文字列をコピーする
■ 作者より一言
・201号 より、少しだけリニューアルさせていただきます。これまで
は、知っていると便利な技を中心に紹介してきましたが、これから
は、テーマ別に、機能の理解や活用法なども折り込みながら進める
つもりです。より深くワードを理解するために役立ててください。
・しばらくは違和感があるかもしれませんが、今後ともよろしくお願
いいたします。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 202
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■ 今回のテーマ 「ページという観念の理解(2)」
・前回、「ページ設定情報」は、「セクション」が保持していると述
べました。今回は、簡単にそれを証明してみます。
・まず、ワードの新規作成画面を開いてください。そして、[ファイ
ル]メニューの[ページ設定]を開き、「行数と文字数」のタブを
開いて、「行数だけ指定する」「30行」に設定してみましょう。
・これで、一つ目のページ設定が完了しました。次に、Ctrl+Enter
を2回打って、3ページ目に行ってください。そして、もう一度、
ページ設定画面を出し、今度は、「40行」に設定してみましょう。
・今、ページの先頭で、ページ設定をしました。そして、3ページ目
でも、ページ設定をしました。2回ページ設定をしたわけですから
本来ならば、2箇所に設定されているはずです。
・そこで、先頭画面で、もう一度、ページ設定画面を開いてみてくだ
さい。最初に「30行」と設定したのにもかかわらず「40行」になっ
ています。これは、何故か? つまり、ページ情報は、「ページ」
が保持しているのではないということです。
・わかりましたか? ページ情報は「ページ」ではなく「セクション」
が保持しているのです。今回の試みは、同じセクション内で、2回
設定したわけですから、後の設定だけが有効になっているのです。
・ですから、今回のように、同じファイルで、違うページ設定を混在
させたい場合は、「セクション分け」をしなければなりません。こ
の辺は、次回以降、取り上げたいと思います。
■ 特選:ワードの使える技「上書きモードにする技」
・通常、文字を入力するときは「挿入モード」になっています。しか
し、連続して、訂正したいときなどは「上書きモード」の方が効率
がいい場合があります。そこで、今回は、上書きモードに切り替え
る方法を紹介しましょう。
★ キーボードで上書きモードに切り替える方法
Insertキーを押す(解除も同じキーを押す)
★ マウスで上書きモードに切り替える方法
ステータスバー(一番下にあるバー)の「上書」の部分をダブル
クリック(解除も同様です)
・これにより、切り替えて使います。例えば、表などで、連続して、
訂正したいときは、挿入して、不要な部分を削除するよりも、上書
きモードで、どんどん訂正していったほうが効率がいいです。
・どちらにしても、普段は、挿入モードを使い、局面によって、上書
きモードを上手に使えるようになると、効率が上がります。
<補足>
・挿入モードとは、「既存の文字列に割り込ませる」ような方式です。
それに対し、上書きモードは、「既存の文字列に関係なくカーソル
位置にどんどん上書き」していく方式です。
例えば、「海を見たい」を「山が見たい」に変更するとします。海
の位置にカーソルを置いて「山が」と入力すると
挿入モードの場合:「山が海を見たい」となり「海を」を削除
する必要がある。
上書モードの場合:「海を」の部分が「山が」に上書きされる
ので、それだけでOK。
■ ショートカットコレクション(No.004)
・今回は、1つだけです。ただし、注目マークがついていますので、
しっかり注目してくださいね。
[004]Ctrl+D <重要度:★★★☆☆> 【 注目!】
フォントのダイアログボックスを出す
図形選択時は、選択された図形を次々貼り付ける
・通常の状態で行うと、単にフォントのダイアログボックスが出るだ
けですから、ごく普通のショートカットですが、図形やテキストボ
ックスをを選択しているときに行うと、「コピー → 貼り付け」が
一度の操作でできます。
・ためしに、何か図形を描いてみてください。そして、その状態で、
Ctrl+Dを押してみてください。すぐ下に同じものが貼り付けられ
ます。直線でも矢印でも同じです。Ctrlを押したまま、ddddd
と打っていくと、どんどん増えていきます。威力のある技ですよ。
■ 作者より一言
・何人かの方から、リニューアルに期待していますというメールをい
ただきました。ありがとうございます。後100回 ぐらいは、これで
いくつもりです。よろしくお願いします。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 203
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■ 今回のテーマ 「ページという観念の理解(3)」
・前回、前々回とページという観念について述べてきました。結論を
言うと、
ページとは、編集の単位ではない
ということです。文書を作るとき、ページというものを意識するこ
とは多いと思いますが、たまたま、きれいにページ別に収まってい
る場合でも、後から追加したり、削除したりすることを考えると、
ページは、あくまでも、その時点での結果でしかありません。文書
は、いつ変化するのかわからないのです。
つまり、
ページとは、印刷の単位である
と言えるでしょう。同じ文書でも、印刷する紙の大きさによって、
1ページの文字数などが変わります。文書は、あくまでも1つのデ
ータであって、設定によって変化するものなのです。
・この部分を理解していると、ページに対する操作もスムーズになり
ます。ページを編集するという観念は捨てなければなりません。編
集の単位は、あくまでも、「文字列→段落→セクション」です。編
集を加える場合は、この単位で考えてください。
・もちろん、最終的に、うまくページ分けして見やすくすることもあ
ると思いますが、これは、印刷するためにするのであって、文書の
編集とは別と考えてください。編集の単位がわかっていると、各種
のダイアログボックスの意味などがわかりやすくなるでしょう。
■ 特選:ワードの使える技「フォントサイズを変化させる技」
・今回は、すでに入力されている文字列のフォントサイズを少しずつ
変化させる技を紹介します。2通りありますので、状況に応じて使
い分けてください。
★ 1ポイントずつ変化させる技
Ctrl+ ] 1ポイントずつ上げる
Ctrl+ [ 1ポイントずつ下げる
★ 少しずつ変化させる技
Ctrl+ > 1つ大きなサイズに上げる
Ctrl+ < 1つ小さなサイズに下げる
・いずれも、文字列を選択してから行ってください。イメージを確か
めながら操作できますので、編集の最終段階で、ちょっとだけサイ
ズを変更して微調整するときに便利です。Ctrlを押したまま、上記
のいずれかのキーを押し続けて最適なサイズにしてください。
■ ショートカットコレクション(No.005〜007)
・今回は、知っていると便利な技がそろっています。結構使いますの
で、是非、覚えてくださいね。
[005]Ctrl+E <重要度:★★★☆☆>
中央揃えする
[006]Ctrl+F <重要度:★★★☆☆>
[検索と置換]ダイアログボックスの「検索」のタブが開く
[007]Ctrl+G <重要度:★★★☆☆>
[検索と置換]ダイアログボックスの「ジャンプ」のタブが開く
■ 作者より一言
・前回の使える技で、MS-IME 2002 および 2003 をお使いの方は、上
書きモードが使えないことが判明しました。詳しくは、マイクロソ
フトの説明を参考にしてください。↓
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;417223&Product=wordJPN
・それにしても、こんな重要な機能が使えなくなっているのにはビッ
クリしました。他の機能とバッティングしたのでしょうか?よくわ
かりませんが、読者からのメールで判明しました。とりあえず、回
避方法も上記URLで説明されています。バージョンアップも結構
ですが、このような不具合は勘弁してほしいものですね。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 204
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■ 今回のテーマ 「段落という観念の理解(1)」
・みなさんは、「段落」というと何を思い浮かべますか? 日本人に
とっては、国語で習った段落のイメージが強いものと思われます。
ですから、どうしても、ある程度、意味のまとまった塊と感じてし
まいがちです。
・しかし、ワードでいう段落は、少しイメージが異なります。
Enter キーを押して、改行マークで区切られた塊
これが、ワードでいう段落です。ですから、たとえ1文字でも、改
行マークで区切られれば1段落ですし、1000文字、2000文字でも、
改行マークが1つならば1段落です。
・まず、ここをしっかり理解しなければなりません。ワードが使えな
い方のほとんどが段落という観念を理解していない、あるいは、意
識していないといっても過言ではありません。
・具体的には、次回以降述べていきますが、これまでにも、何度も、
この件について述べているのにもかかわらず、段落の理解不足、お
よび意識不足による質問が多いのです。ここを理解しない限り、ワ
ードをうまく使うことはできません。段落の理解こそが、ワードを
使う最大のポイントです。その点を心して学ぶことが肝心です。
■ 特選:ワードの使える技「簡単にタブ設定する技」
・主に、文字を揃えたいときに使うのがタブです。タブを使えば、文
字幅の違うフォントを使っていても、きちんと揃えることができま
す。そこで、今回は、簡単にタブを設定する技を紹介します。
★ 簡単にタブ設定する技
ルーラーをクリック
▽━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
△ 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26
□━━━━━━━━━━━━━┻━━━━━━━━━━━━
↑
クリックした場所にタブマークがつく
たったのこれだけです。これで、Tabキー を押せば、その位置まで
動きます。
・タブを削除したいときは、マウスで、編集画面にドラッグ&ドロッ
プしてください。マークがなくなれば削除されたことになります。
■ ショートカットコレクション(No.008〜010)
・今回も、3つほど覚えましょう。忘れても問題がないものばかりで
すが、よく使う方は、覚えておいたほうがいいでしょう。
[008]Ctrl+H <重要度:★★★☆☆>
[置換]のダイアログボックスを出す
[009]Ctrl+I <重要度:★★★☆☆>
選択した文字列を斜体にする
[010]Ctrl+J <重要度:★★★☆☆>
両端揃えにする
■ 作者より一言
・ダイエーの4番打者の小久保選手が無償トレード???いったい何
が?最近、あれっと思うことが多いですね。何か親会社の事情が関
係しているようにも思われます。やはり、それだけ日本経済に余裕
がないということでしょうか?結構、考えさせられる事件でした。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 205
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■ 今回のテーマ 「段落という観念の理解(2)」
・前回お話したように、段落とは「Enter キーを押して、改行マーク
で区切られた塊」のことです。これは、常に頭に入れておく必要が
あります。そして、それが編集の中心になります。
・理解のポイントは、「行」との違い。ワードの場合、Enter キーを
押して改行しなくとも自動的に折り返して表示されますが、この折
り返しは、ページ設定や、インデントなどの設定により、文字数が
変化します。
つまり、折り返しによってできた行は、見た目だけのものであって、
実際は、続いているものなのです。段落は、時に「論理行」と呼ば
れることがありますが、結果的に数行に折り返して入るものの実態
は1つであるという考え方です。
・日本語は、文字が1つ1つ独立していて、文字幅もあまり変わらな
い言語ですから、行末に改行を入れれば、折り返しと見た目はあま
り変わりませんが、内容は、全く違います。改行マークが入っては
じめて段落になります。その点を押さえる必要があります。
・どちらにしても、「行」と「段落」の違いを理解しなければなりま
せん。よく、行間を少し開こうとして、行間を「2」に設定したら、
段落全部の行間が開いてしまい、訳がわからなくなったという質問
がありますが、これも、行と段落の理解が不足しているところに起
因します。この辺は、次回、実際に例を挙げて説明します。
■ 特選:ワードの使える技「インデントをコピーする技」
・インデントを自由に使いこなせると、複雑な段落書式を作ることが
できます。そして、もっといいことは、一つ作れば、それをコピー
することができるということです。
★ インデントをコピーする技
コピー元の段落の上にカーソルを置く
書式のコピー(はけの形)のアイコンをクリック
コピーしたい段落の上でクリック
・文字列の書式のコピーと同じですが、文字列を選択せず、単に段落
の上にカーソルを置いて操作すると「段落書式」のコピーになりま
す。インデントは、段落に対して働く機能であることを理解してい
れば、わかりやすいでしょう。
・連続でコピーしたいときは、はけのアイコンをダブルクリックして
ください。そうすれば、解除しない限り連続でコピーすることがで
きます。すべてのコピーが終わったら、もう一度、はけのアイコン
をクリックしてください。これで解除されます。
・どちらにしても、1つの文書の中で、同じインデントを何度も使う
ことが多いので、そのたび設定するのではなく、1つ設定して、残
りはコピーする方法がいいでしょう。
■ ショートカットコレクション(No.010〜011)
・今回も2つ取り上げます。
[010]Ctrl+K <重要度:★★★☆☆>
[ハイパーリンク]のダイアログボックスを出す
[011]Ctrl+L <重要度:★★★☆☆>
左揃えにする
■ 作者より一言
・急激に寒くなってきましたね。体のほうも対応できずに悲鳴を上げ
ています。暑いのもの寒いのもいいですが、急激な変化が一番困り
ます。みなさんも、体には十分気をつけてください。
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