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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 176
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■ 今回の使える技 「オートシェイプを均等に配置する技」
・オートシェイプの位置を、ページ内、あるいは、用紙に、きれいに配
置したい場合、手動では難しいですね。そこで、今回は、そんなとき
に役立つ技を紹介します。
★ オートシェイプを均等に配置する技
対象のオートシェイプをすべて選択
[図形描画]のツールバーの[図形の調整]から[配置/整列]を
クリックし、配置したい方法を選ぶ
・おおまかな流れは、上記の通りですが、図形を複数選択する方法も示
しておきましょう。
図形を一つ選択する
Ctrl(あるいはShift)を押しながら、他の図形をクリック
これでOKです。また、
[図形描画]のツールバーの[図形の調整]の右側にある、「矢印」
のマーク(オブジェクトの選択)をクリックすると、四角で囲むよう
にして複数の図形を選択することができます。
こちらの技も覚えておきましょう。
・配置の方法は、実際にやってみて、どうなるのか確かめてください。
図形も、二つの場合、三つの場合と、いろいろ試してみてください。
・また [配置/整列]の一番下にある「用紙に合わせる」にチェックを
入れれば、用紙が基準になります。前回紹介した、折り目の線を入れ
る場合などは、ここにチェックを入れ、二つの図形を用紙に合わせて
均等に配置すれば、自動的に、三つ折用の印をつけることができます。
■ 上達のヒント 「メニューを試すことの大切さ」
・今月、立て続けに、3人の方から同じ質問をいただきました。その質
問とは、「ワードアートのツールバーにある『配置』って何ですか」
というものです。
・確かに、どのメニューをクリックしても、まったく変化しないように
見えます。右寄せしようが中央揃えしようが同じです。「こんな機能
に意味はあるのですか」という人もいました。
・しかし、これは、意味はあるのです。例えば、「ワード」という文字
を入れて、ワードアートを作ってみてください。そして、ワードアー
トのツールバーの配置を使って、いろいろ試してみてください。
まったく変化しませんね。どれでも同じです。しかし、「ワード」と
入力し、「改行」を入れて、「の本当に使える技」というワードアー
トを作ってみましょう。
ワード
の本当に使える技
この状態で、配置で「中央揃え」にすると
ワード
の本当に使える技
のようになります。
・つまり、一行のワードアートでは、何の意味もありませんが、二行以
上になると働く機能なのです。
・質問された方は、実際に、いろいろな機能を試したのでしょう。その
結果、意味がわからず質問したものと思われます。この態度は、上達
のためには、非常に有効です。
・今回の使える技でも、実際にやってみて確かめてくださいと述べまし
た。たまに、やってみればわかるような質問(例:こうすればいいの
ですか?こうすればいいのですよね?など)を受けることがあります
が、そのような質問をする前に、とにかくやってみましょう。とにか
くやってみて、試行錯誤を繰り返して、それでもわからないときに質
問すれば、わかったときの理解度が違います。
・安易にやり方だけを聞いているのでは、上達はおぼつきません。積極
的にメニューをいじり、自分のものにしていく態度が大切です。
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◆ ダイジェスト <57号「使える技」から>
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★ よく使う文字列をスタンプ化する技
登録する文字列を選択
[挿入]→[定型句]から「新規作成」を選ぶ
定型句の作成に「名前」を入れてOK
・ちょっと例をあげてやってみましょう。例えば、下のようなスタンプ
を作るとします。
東京都新宿区西新宿 山田ビル
ジェニスタ企画
担当 藤原清盛
・この文字列を選択したあと、[挿入]→[定型句]から「新規作成」を選
びます。すると、「定型句の作成」というダイアログボックスが出て
きますから、例えば「会社」と入れてOKを押します。
・これで、上の文字列は、スタンプ化されました。あとは、「会社」と
入力して、Enter を押してみましょう。するとポップアップで、スタ
ンプの内容が現れますから確認した後、もう一度 Enterを押せば、貼
り付けられます。
・この技のいいところは、文字列だけでなく「段落」や「書式」まで設
定できることです。ですから、デザインも考えて作ってみましょう。
また、たくさん新規作成したい方は、新規作成のショートカットキー
ALT+F3を覚えておくと、便利です。範囲を指定して、ALT+F3で、す
ぐ名前を付けられます。
■ 作者より一言
・アメリカとイラクの戦闘が激しくなってきましたね。これから本格的
な地上戦となると、どのぐらいの被害が出るか心配です。今さら平和
的解決もないのですが、できるだけ早く終結し、被害を最小限に抑え
てほしいものです。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 177
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■ 今回の使える技 「文書に音声を入れる技」
・文書に音声を入れたいと思ったことはありませんか?今回は、そんな
ときに役立つ技を紹介します。
★ 文書に音声を入れる技
[挿入]→[オブジェクト]を開く
「ファイルから」のタブを開く
[参照]ボタンを押す
サウンドファイルを指定して、OK
・この手順で、音声ファイルが、ワードに貼り付けられます。ワード上
では、サウンドファイルのアイコンが貼り付けられ、そのアイコンを
ダブルクリックすると、音を鳴らすことができるのです。
・サウンドファイルを作っていない方は、とりあえず、ウィンドウズに
登録してあるファイルを使って試してみましょう。場所は、OSによ
ってちがいますが、Windows フォルダの中の Mediaフォルダを見つけ
れば、たくさん登録されています。拡張子は、wav です。
■ 上達のヒント 「音声も特殊なことではない」
・今回は、音声ファイルを貼り付ける技を紹介しましたが、これは、特
殊なことではありません。単に、他のアプリケーションで作ったオブ
ジェクトを貼り付けただけ。ペイントで絵を描いて貼り付けたり、エ
クセルで作った表を貼り付けるのと基本的に同じです。
・つまり、登録されているファイルをワードに貼り付けただけなのです。
しかし、音声となると、特別なものと考えてしまい、そんな難しいこ
とはできないと、はじめからあきらめてしまう人もいます。パソコン
は、複雑な機械ですが、一つ一つの処理は単純です。プログラムも、
同じ思想で作られていることが多く、単にモノが変わっただけという
ことが多いものです。
・ですから、これまで覚えた技が、どのように応用されているのかを見
極めれば、それほど難しくありません。中には、解明不可能といえる
ほど不可思議なものもありますが、たいていは、経験に基づいてやり
さえすればできるものです。
・大切なことは、先入観にとらわれ、チャレンジする精神をなくすこと
です。大胆に取り組んだ人ほど上達します。何事も恐れず、どんどん
挑戦してみてください。
・尚、独自に録音して、音声ファイルを作る方法は、次回示します。
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◆ ダイジェスト <71号「使える技」から>
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★ 複数のファイルをいっぺんに印刷する技
【ワードを開いている場合】
[ファイル]→[開く]から印刷したいファイルを選択→印刷実行
【ワードを開いていない場合】
印刷したいファイルを選択→右クリックし「印刷」をクリック
・選択の仕方は、これまで勉強したとおり、まず一つのファイルをクリ
ックした後、Ctrlキーを押しながらクリックすれば、離れたファイル
を選択できます。定型の文書を印刷して使っているような場合は、便
利な技でしょう。
■ 作者より一言
・松井選手がメジャーデビューして、いきなり、タイムリーヒット。お
見事です。しかし、メジャーの先輩の野茂は、完封。貫禄を見せまし
た。そういえば、前にイチローがデビューしたときもノーヒットノー
ランをやっていましたね。誰かに注目が集まると、黙って圧倒的な存
在感を見せる野茂こそ、本当の武士かもしれません。いい話題が少な
い今、つかの間の光を感じることができました。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 178
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■ 今回の使える技 「先頭の表の上に空行を入れる技」
・よくある質問の一つとして、先頭にいきなり表を作ったあと、その上
に空行を入れたいというものがあります。実は、ものすごく簡単なの
ですが、気づかない場合もあるようです。そこで、方法を紹介しまし
ょう。
★ 先頭の表の上に空行を入れる技
一番左上のセルの先頭にカーソルを置く
Enter キーを押す
たったのこれだけ。できない人は、罫線の左上隅を改行しようとして
いることが多いようです。
通常、表の中のセルを改行すると、セルの中での改行になりますが、
左上のセルの先頭の部分だけは、違った動きをしますので、試してみ
てください。
■ 上達のヒント 「音声ファイルの作り方」
・音声ファイルを作るのは簡単です。ただし、マイクが必要になります。
パソコン用のマイクを接続して、後は、テープレコーダーに録音する
ようにして作ります。手順は、次の通りです。
サウンドレコーダーを出す
出し方は、OSによって違います。(下を参考に)
[スタート]ボタンより[プログラム]→[アクセサリ]から
[マルチメディア]→[サウンドレコーダー]を選ぶ
[スタート]ボタンより[プログラム]→[アクセサリ]から
[エンターテインメント]→[サウンドレコーダー]を選ぶ
[ファイル]→[新規](あるいは[新規作成])をクリック
録音ボタン(一番右の[ ● ]のようなボタン)をクリック
マイクに向かってしゃべる
停止ボタン(右から二番目の[ ■ ]のようなボタン)をクリック
これで、録音が終わります。そして、再生のボタンを押してみましょ
う。録音が成功しているかどうか確認できます。
そして、このファイルを保存すればいいわけです。
[ファイル]→[名前をつけて保存]
適当な名前をつけて[保存]ボタンをクリック
これで、音声ファイルの出来上がり。後は、前号のように、ワード上
に、オブジェクトとして貼り付ければ、オリジナルの音声付きの文書
を作ることができます。
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◆ ダイジェスト <28号「使える技」から>
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★ 画面に表示されているものをコピーする技
Print Screen を押す
・たったのこれだけです。知らなかった方は、是非試してみてください。
Print Screenを押すと、現在見ている画面がクリップボードにコピー
されます。ですから、もし、ワードを開いた状態で実行すればれば、
ワードの画面がコピーされます。
後は、貼り付けを押すだけ。すると、ワード上に、ワードの画面が図
として貼り付けられます。
・また、画面全体でなく、アクティブ画面だけ、あるいは、ダイアログ
ボックスだけをコピーしたいときは、ALT+Print Screen を実行して
みてください。すると、目的の画面だけがコピーされます。
・この技は、ワードの技というよりも、Windows の基本技ですが、これ
までに何回も質問を受けました。覚えておいて損のない技です。もち
ろん、エクセルにでもペイントにでも貼り付けられますので、必要に
応じて使ってください。ペイントに貼り付けて、加工してからワード
に貼り付けるのもいいですね。
■ 作者より一言
・そろそろ、新しいメルマガを発行しようかなと考えています。構想は
ほぼ、まとまってきました。近いうちに発表します。それに伴い、古
いメルマガは、少しずつ廃止していく予定です。すぐには廃止しませ
んが、このメルマガも、いずれ廃止するつもりです。新メルマガに期
待してください。
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 179
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■ 今回の使える技 「図の余計な部分を取り除く技」
・図を挿入したけど、余計な部分を取り除きたいというときがあります
ね。今回は、そんなときに役に立つ技を紹介します。
★ 図の余計な部分を取り除く技
挿入されている図の上をクリックして選択
[図]のツールバーにある[トリミング]のアイコンをクリック
上下左右にある黒い部分をドラッグして必要な部分だけ残す
・こんな感じです。グラフィックソフトなどでおなじみの技ですが、ワ
ードでも簡単にできますので利用してください。
※ 図を選択しても、[図]のツールバーが出ない方は、ツールバー
の空白部分を右クリックして、[図]を選んでください。
■ 上達のヒント 「トリミングの利用」
・前回のダイジェストで、PrintScreen を紹介しましたが、それに対し
て読者の方から質問が来ました。PrintScreen で読み込んで、貼り付
けた際、任意の部分を切り取りたいというものです。
それに対する答えの一つが、今回の使える技です。図として貼り付け
られたものであれば何でも、トリミングすることができます。
・方法としては、ペイントなどに読み込んで、編集作業した後、ワード
に貼り付けるのも有力ですが、ワードに貼り付けることがわかってい
る場合は、トリミングの方が簡単でしょう。これまで、あまり意識し
ていませんでしたが、思ったより、PrintScreen とトリミングの相性
は、いいようです。
・また、トリミングを利用すると、二人で取った写真を一人だけにした
り、いろいろ工夫できます。元データが亡くなってしまうわけではあ
りませんので、適当に遊びながら練習してみましょう。
また、一度、確定しても、また、トリミングのアイコンを押せば、隠
れている部分を復活させることもできます。後から、編集しなおした
い場合は、図を選択した上で、もう一度、トリミングモードにしてく
ださい。
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◆ ダイジェスト <67号「使える技」から>
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★ 段落の始めの文字を大きくする技
設定したい段落にカーソルを置く
[書式]→[ドロップキャップ]を開く
ダイアログボックスで、「位置」や「フォント」などを設定
・これでできます。簡単ですよね。他の段落にもつけたい場合は、同じ
ように、設定したい段落にカーソルを置いて、F4を押すと、同じ動作
が繰り返されます。段落単位で移動する方法は、Ctrl+↓でしたね。
範囲指定してやっても、最初の段落しか設定できませんので、すべて
の段落に設定したい場合は、面倒でも、Ctrl+↓、F4を繰り返して入
れてください。
■ 作者より一言
・お待たせしました。MOUS上級試験必勝講座が、5月より、リ・ス
タートします。今年になって、何人かの方から問い合わせがありまし
たが、4月が最終月でしたので、これから始める方は、少し待ってい
ただきました。みなさんもいかがですか?技術が飛躍的に向上します
よ。是非、挑戦してほしいものです。
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★ あなたの技術をほんのちょっとだけ高めるマガジン ★
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覚えよう!『ワード』の『本当に使える技』 180
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■ 今回の使える技 「入力候補群を一発表示させる技」
・文字を入力して変換を押しても、なかなか候補に現れない場合があり
ます。今回は、そんなときに役立つ技を紹介いたします。
★ 入力候補群を一発表示させる技
文字を入力し、変換を押し変換候補を表示させる
PageDownキーを押す。
・たったのこれだけですが、場合によっては役立つ技です。行き過ぎて
しまったら、PageUpキーを押しましょう。逆に動きます。
・もともと、PageUp、PageDownキーは、画面をめくるためのキーです。
変換候補群を一画面ずつめくっていくという感覚です。
■ 上達のヒント 「ワードは、やはり段落の理解」
・最近、読者の方から、「行」の操作に関する質問を受けました。ワー
プロ専用機を使っていた方に多いのですが、行という観念を持ってい
る方は多いようです。これは、日本人の伝統から考えて仕方がないこ
とでしょう。
しかし、ワードを使う場合は「行」という観念は捨てなければなりま
せん。ワードには、行を操作するという観念が希薄だからです。
・また、「ページ」単位での編集の質問もよく受けます。こちらも、ワ
ードにはない観念です。ページ設定など観念はありますが、ページを
削除とか、ページを移動という観念はないようです。
・この辺を理解しないと、ワードを十分使いこなすことはできません。
つまり、ワードは、「行」や「ページ」を編集の単位と考えていない
ということです。編集の単位の基本になるのは、あくまでも「段落」
であって、「行」や「ページ」ではありません。
・その辺が使いにくい点かもしれませんが、そこさえ押さえておけば、
機能の意味も理解しやすいでしょう。逆に、Enter を押して、改行し
てしまえば、それが「段落」になります。たとえ一文字でも段落は段
落です。改行せずに、単に折り返しているだけのものは、同じ「塊」
つまり「段落」として認識されています。
・どうしても、行単位で操作したいときは、改行を入れ、一行一行を段
落に分けて操作しましょう。そうすれば、あたかも「行」を操作して
いるように扱うことができます。オススメできませんが・・・。
・どちらにしても、ワードを使うと決めた以上は、段落の理解に努めて
ください。「段落を制するものはワードを制す」といいます。上達す
るための最大のポイント言っていいでしょう。
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◆ ダイジェスト <33号「使える技」から>
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★ 後から英字の大文字小文字を切り替える」
・英字を打ち込んだ後に、全部大文字に変えたいとか思ったことはあり
ませんか?逆に、小文字にしたいということもあると思います。そん
なときは、
Shift+F3
・実際にやってみてください。打ち込んだ文字を選択し、Shift+F3 を
打つと、あたかも未確定状態で、F10 を打っているときと同じように、
打つたびに、全部大文字→全部小文字→頭だけ大文字というように変
換することができます。
・一つ一つやるのでは大変ですので、すべて変えたい場合は、全体を選
択してからやってください。英字以外は、影響を受けませんので、一
括で処理できます。随所に英字を使われる方には便利です。
■ 作者より一言
・このメルマガも、180号 を迎えました。2000年の12月創刊ですから、
2年半続いていることになります。しかし、私のメルマガとしては、
最も新しいメルマガなのです(有料メルマガを除く)。他の4誌は、す
べて3年以上。よく続いていると思います。これも、読者あってのこ
とですね。改めて感謝いたします。
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