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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　171

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■　今回の使える技　「開いているファイルをすべて上書き保存する技」

　・ワードのファイルを複数出して、あれこれ編集することがあると思い
　　ますが、すべて上書きするのがわかっているのに、一つ一つ保存する
　　のも面倒ですね。そこで、今回は、そんなときに役立つ技を紹介しま
　　す。

　　★　開いているファイルをすべて上書き保存する技

　　　Shiftを押しながら、「上書き保存」のアイコンをクリック

　・たったのこれだけで、開いているファイルのすべてを上書きすること
　　ができます。作成途中で、上書きする場合でも便利です。

　・また、Shiftを押しながら、[ファイル] メニューを開くと、「すべて
　　保存」というメニューも現れます。ここを使ってもいいでしょう。ど
　　ちらにしても、意味は同じです。
　
■　上達のヒント　「手順によって手間が違う」

　・今回紹介した技は、考えさせられるものがあります。ダイジェストで
　　も示しておきましたが、複数のファイルを開いているとき、［×］ボ
　　タンを押すのではなく［ファイル］メニューの［終了］をクリックす
　　れば、一気に終了することができますよね。

　・しかし、すべてのファイルを編集した場合、それぞれ、「保存します
　　か？」というダイアログで、［ＯＫ］ボタンを押さなければなりませ
　　ん。これは、面倒です。

　・そこで、今回の技と組み合わせてみましょう。つまり、

　　　すべて上書き　→　終了

　　という手順です。そうすると、ダイアログが出ることもなく、スムー
　　ズに終了します。

　・このように、手順によって手間が違うのがパソコンです。冒頭で述べ
　　た「考えさせられるもの」とは、その点です。初心者の場合、手順が
　　悪いために手間がかかってしまうことは仕方がないのですが、ある程
　　度使えるようになってからも、手順の前後で手間をかけたままとうい
　　う状態は避けたいものです。

　・ですから、一度、手順を見直してみてください。それだけで効率化す
　　ることがあるかもしれません。特に、入力関係で非効率な打ち方をし
　　ている人を見かけます。常に、効率的な手順は何かを考えると、もっ
　　ともっと上達すると思います。
　　
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◆　ダイジェスト　＜60号「使える技」から＞
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★　開いているファイルを同時に終了する技

　　　　［ファイル］メニューから［終了］を選ぶ。

　・ワード2000をお使いのみなさんは、たくさんファイルを開いていると、
　　終了の「×」を押しても一つずつしか終了できません。しかし、上記
　　の方法ならば、開いているファイルは、すべて一気に終了することが
　　できます。

　　※　ワード97、98をお使いのみなさんは、上の「×」を押せばすべて
　　　　終了します。これは、2000から、開いたファイルが独立したよう
　　　　な形になったためです。その代わり、タスクバーに一つ一つ表示
　　　　されますので、ウィンドウの切り替えは便利になっています。

■　作者より一言

　・前回発行した「インデックス」について、何人かの読者の方から、す
　　ごく役に立ちますというメールをいただきました。ありがとうござい
　　ます。確かに、見出しだけでもまとめると、すごい量になりますね。
　　また、最近、2002の技が多くなってきたけど、2002にバージョンアッ
　　プすべきかという質問も受けました。こちらは、難しいですね。バー
　　ジョンアップにもお金がかかりますし、無理してまで変える必要があ
　　るかどうか・・・？　95から97に変わったときならば、確実に変える
　　べきだと言ったと思いますが、97、98、2000から2002へというのは、
　　微妙です。2002の方がいいことは確かですが・・・。

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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　172

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■　今回の使える技　「日本語のファイル名をすばやく見つける技」

　・ファイルも増えてくると目の前にあっても探しにくいことがあります。
　　ワードに限ったものではありませんが、すばやく見つける方法を紹介
　　します。（フォルダを開いている状態で探す方法です）

　　★　日本語のファイル名をすばやく見つける技

　　　頭文字(頭の数文字)を入力　→　変換　→　Enter

　　　　（ひらがなの場合は、頭文字　→　Enter ）

　・ファイル名が、半角英数のときは、単に頭の文字を打てば、そこに移
　　動しますが、日本語の場合は、たとえ、ひらがなであろうとも、確定
　　させなければ何も起こりません。

　　フルネームは無理でも、ファイルの頭文字、あるいは、頭の数文字を
　　覚えていることが多いと思いますので、それを打ち込み変換して、確
　　定させることにより、そのファイルにたどり着くことができます。

　・ただし、フォルダ上のどこかのファイルがアクティブになっていない
　　場合はできません。どのファイルでもいいですから、マウスで適当に
　　突っついて、どれかをアクティブにしましょう。どこかが青くなって
　　いれば使用できます。
　
■　上達のヒント　「思い込みは禁物」

　・今回紹介した技は、極めて単純なのですが、実は、長年、この技はで
　　きないと思っていました。なぜなら、昔、ある雑誌で、英字はできる
　　が日本語ではできないという記事を読んだことがあり、信じてしまっ
　　たからです。

　・この技を知ったとき、つくづく、思い込みは禁物だなと思いました。
　　できることを証明するのは簡単でも、できないことを証明するのは難
　　しいからです。アメリカで、イラクの大量破壊兵器が、見つからない
　　のは、隠しているからだと言った人がいるらしいのですが、それに近
　　いですね。「ない」ことを証明する方法は、ないからです。

　・ですから、自分で勝手にできないと思い込むことは禁物です。初心者
　　の中には、何でもできないと決め込むタイプの人もいて、そういうタ
　　イプの人を教えるのは大変です。思い込むことは、上達の阻害要因に
　　もなります。

　・ダイジェストでも、記しておきましが、ワードの画像は動かないので
　　というメールをたくさんもらった時期がありました。これも思い込み
　　が生んだ一つの例です。

　・逆に、どうしたらできるかを考え、追求していくことは、結果的にで
　　きなくとも上達につながりますので、簡単にあきらめず、技を発見す
　　る努力をすることが大切です。

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◆　ダイジェスト　＜55号「使える技」から＞
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★　画像を自由に動かす技

　　　　画像の上で右クリック→[図の書式設定]を開く

　　　「レイアウト」のタブを選び「行内」以外を選ぶ

　・これで、画像は自由に動くようになります。「行内」になっていると、
　　その行の、左寄せ、センタリング、右寄せしかできません。ですから、
　　マウスで自由に動かないのです。その他の配置ですと、文字のよけ方
　　が変わるだけで、場所は自由に動きます。

　　※　97や98をお使いの方は、同じように[図の書式設定]から「配置」
　　　　のタブを選び、「位置を固定しない」にチェックを入れます。

■　作者より一言

　・今日は、ほんのちょっぴり春を感じさせる日差しがありました。２月
　　も、後わずか。少し、心が軽くなってきます。でも、北朝鮮が、ミサ
　　イルを発射したり、世界情勢は、きな臭くなるばかり。経済情勢も相
　　変わらずです。一人一人が、もっともっと力強く生きていかなければ
　　ならない時代になってきたようです。

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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　173

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■　今回の使える技　「文節単位で確定、訂正する技」

　・例えば、「作ること事態が大切で自身がある」のように、文節はあっ
　　ているものの誤変換されている場合、どうしたらいいでしょう？今回
　　は、そんなときに役立つ技を紹介します。

　　★　文節単位で確定、訂正する技　Ctrl＋↓

　・この方法は、変換して未確定状態のときに使います。まず、最初の文
　　節「作ること」は正しいので、そのまま、Ctrl＋↓を押し確定、次の
　　文節「事態が」は間違っていますから、変換を押し直す。同様に「大
　　切で」は、Ctrl＋↓、「自身が」は変換して訂正、「ある」は、Enter
　　を押して確定してもいいし、Ctrl＋↓でもかまいません。

　・文節ごとに確認しながら訂正できる点がメリットですね。未確定状態
　　で、→を押し、間違っている箇所だけ訂正して、Enter を押しても同
　　じことですが、確実にやりたい場合は、役に立つこともあります。

　・どちらにしても、試してみて、やりやすい方を選ぶといいでしょう。
　
■　上達のヒント　「アーティスト精神は大事、しかし・・・」

　・最近、部下が、画像の僅かなずれを直すために時間を浪費して困って
　　いるという話を聞きました。確かに、気に入ったものを作るために、
　　アーティスト精神を発揮することは大切なことです。

　・しかし、こと、業務ということを考えると、それでいいのかという気
　　がします。私も経験がありますが、文書を作る時間より、最後の微調
　　整の方が多くの時間がかかることも少なくありません。趣味として、
　　気に入ったものを作るのは結構ですが、仕事では、必要以上に時間を
　　浪費する作業は慎むべきだと思います。

　・もはや、パソコンは、特別な人のものではなく、普通の道具として存
　　在しています。スピードを殺してまで、完璧に仕上げる必要はありま
　　せん。業務に支障がない程度の仕上がりで切り上げることが肝心です。

　・何にでも言えることですが「見切り」が大切です。ワードは、ビジネ
　　スソフトですから、何の芸がなくとも、そこそこに仕上げる機能を持
　　っています。業務に利用する場合は、その辺を考えることは重要でし
　　ょう。

　・もちろん、趣味でやる分には、いくら時間をかけてもかまいません。
　　作ること自体に喜びがあるのですから、十分時間をかけてください。
　　そして、業務で求められるスピードで、自分の気に入ったものが作れ
　　るのならば、それが一番です。しかし、気に入ったものを作るために、
　　指定された時間を大幅に遅れるのは本末転倒です。

　・時間内にどれだけできるかが実力であって、時間があれば、もっとい
　　いものができると考えるのは、「甘え」以外の何物でもないと考えま
　　すが、いかがでしょうか？（ちょっと辛口かな？）

　・どちらにしても、スピードというものも上達の重要な要素であること
　　を心してほしいものです。

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◆　ダイジェスト　＜18号「使える技」から＞
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★　図などをドット単位で動かす技　　Ctrl＋矢印キー

　・実際にやってみてください。オートシェイプで描いた図形などもすべ
　　て同じ操作でできます。マウスのドラッグで、だいたいの位置まで持
　　ってきたら、最後にこの技で微調整しましょう。思い通りの位置に動
　　かせるはずです。

　・注意点としては、必ず対象の図やテキストボックスなどを選択状態に
　　しておくこと。また、テキストボックスなどでは、文字を入力する状
　　態になっているとできません。必ず、枠をクリックして、ボックス自
　　体を選択するようにしましょう。

　・マウスで微調整する方法は、Alt＋ドラッグです。こちらは普通にド
　　ラッグするより細かく動きますので、それで十分という人は、この技
　　も使ってください。ただし、本当に微妙な位置に動かしたい場合は、
　　矢印キーを使った方法がベストだと思います。

■　作者より一言

　・ここ数日、胃痛に悩んでいます。めったにないだけに、ちょっと心配。
　　大したことはないようですが、突然、キリリと痛むので、そのときだ
　　けは、やばいかなと感じてしまいます。でも、すぐに戻るので、なか
　　なか医者に行く気にはなれません。薬も５年前のものがあるだけ。効
　　かないんだろうなぁ。

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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　174

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■　今回の使える技　「見開き状態で編集する技」

　・文書を作る場合、見開きでバランスを取りながら編集したいことがあ
　　ると思います。今回は、そんなときに役立つ技を紹介します。

　　★　見開き状態で編集する技

　　　　ツールバーの［ズーム］の右側の▼をクリック。

　　　　２ページ表示をクリック。

　・これで、２ページが、いっぺんに表示されます。見開きでのバランス
　　を考え編集しやすくなります。

　・ただし、これができるのは、「印刷レイアウト表示」と「印刷プレビ
　　ュー」だけです。「下書き表示」などではできませんので注意してく
　　ださい。
　
■　上達のヒント　「複数ページ表示の利用」

　・今回紹介した、２ページを表示する方法ですが、基本的には、仕上げ
　　のときに使うものです。もちろん、中途で、イメージを確認するため
　　に使うことはありますが、画面が小さいため、編集作業は、やりにく
　　いものです。やはり、細かいことを抜きにして、全体のレイアウトを
　　考えるときに使うべきでしょう。

　・印刷プレビューを使うと、２ページだけでなく、可能な限り、何ペー
　　ジでも、表示することができます。印刷プレビュー画面で［複数ペー
　　ジ］のアイコンをクリックし、表示させる数をドラッグなどで指定し
　　ます。

　・このように複数ページを表示させて、微調整することにより、全体の
　　バランスを取りやすくなりますので、是非、利用してください。また、
　　印刷プレビューで、編集する方法は、ダイジェストに示しておきまし
　　たので、そちらを見てください。

　・部分にとらわれると、全体が見えなくなることもあります。文書が完
　　成したら、とりあえず、複数のページを表示させて、全体を見渡すこ
　　とが肝心です。

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◆　ダイジェスト　＜161号「使える技」から＞
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★　印刷プレビューでテキストを編集する技

　　　ツールバーの［ズーム］をクリック

　・印刷する前に、印刷プレビューで確認される方も多いと思います。し
　　かし、その時点で間違えに気づいた場合、プレビュー画面を閉じて、
　　編集画面に戻って直すのは効率が悪いですね。

　・そこで、ズームをクリック。たったのこれだけで編集可能になります。
　　ちょっとした間違いを直す場合は、この方法で十分。直した後、その
　　まま、印刷へと進むことができます。

■　作者より一言

　・最近、古い雑誌を見つけました。1998年のものですが、懐かし〜い。
　　ついつい見入ってしまいます。当時は、ペンティアム２が主力で、セ
　　レロンが出たばかり。ハードディスクも、10ギガが最上位で、一桁ギ
　　ガも多く、メモリーは、64メガが主力だったようです。価格も、液晶
　　ディスプレイの場合は、40万を超えるものもたくさん。ノートパソコ
　　ンは、30万以上のものばかり。随分、時代は変わったようです。

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　　　★　あなたの技術をほんのちょっとだけ高めるマガジン　★
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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　175

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■　今回の使える技　「折り目の印を入れる技」

　・折り目の印が印刷されている用紙を見ることがありますね。しかし、
　　普通紙に印刷するときは、当然のことながら、この印はありません。
　　そこで、今回は、この印をつける方法を紹介します。

　　★　折り目の印を入れる技（Ａ４用紙、二つ折りの場合）

　　　編集領域の少し左( or 右)に、オートシェイプを描く

　　　描いたオートシェイプの上を右クリックして［オートシェイプ
　　　の書式設定］ダイアログボックスを出す

　　 ［レイアウト］のタブを開き［詳細設定］のボタンをクリック

　　 「縦位置」の「下方向の距離」に「148.5」と入力

　　 「基準」を「ページ」に設定

　　 「文字列と一緒に移動する」のチェックを外す

　　　順次、［ＯＫ］ボタンを押して完了

　・オートシェイプには、矢印などを入れてください。通常の編集領域の
　　外に配置するのがコツです。また、148.5 というのは、Ａ４用紙の半
　　分です（Ａ４用紙は、縦 297mm）

　・オートシェイプですから、薄めの色を入れるなりして、好みに仕上げ
　　てください。よく使う人は、テンプレートとして登録するのがいいで
　　しょう。（テンプレートの作り方はダイジェストを参考）

　・また、横方向に印をつける場合も、だいたい同じです。

　　　編集領域の少し上( or 下)に、オートシェイプを描く

　　　描いたオートシェイプの上を右クリックして［オートシェイプ
　　　の書式設定］ダイアログボックスを出す

　　 ［レイアウト］のタブを開き［詳細設定］のボタンをクリック

　　 「横位置」の「中央揃え」を選ぶ

　　 「基準」を「ページ」に設定

　　 「文字列と一緒に移動する」のチェックを外す

　　　順次、［ＯＫ］ボタンを押して完了

　・横位置に付けるときは、数字でなく、センタリングすればいいわけで
　　す。どちらにしても、いろいろ試してみてください。
　
■　上達のヒント　「他の方法も考えてみる」

　・今回は、デジタルに数字を入れて配置する方法を示しましたが、ちょ
　　っとした工夫で、数字を入れなくとも、配置できる場合があります。

　・例えば、オートシェイプを二つ作り、二つを選択して、用紙に対して
　　等間隔に配置すると、３つ折用になります。少しだけ注意しなければ
　　ならないところもありますが、数字を入れなくとも可能になります。

　　オートシェイプが、一つでは、この手は使えませんが、３つ作って、
　　等間隔に配置し、真ん中だけ採用すれば、同じ効果が得られます。こ
　　の辺は、次回、詳しく説明します。

　・大切なことは、一つのことを覚えたら他の方法がないかを考えること
　　です。あってもよし、なくてもよし、すごく勉強になります。上達を
　　望んでいる方は、是非、いろいろなことに挑戦してみてください。使
　　うのがますます楽しくなってくるはずです。

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◆　ダイジェスト　＜１号「上達のヒント」から＞
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★　テンプレートの意味を理解しよう

　・みなさんは、テンプレートの意味をしっかり理解していますか？
　　もちろん、難しいことではありません。しかし、本当に理解して、
　　有効に使っている人は少ないように思われます。

　・そこで「テンプレートとして保存」と普通の「保存」の違いをしっ
　　かり区別しましょう。

【テンプレート】とは雛型のことです。[ファイル]の[新規作成]を開け
　ば、すでに用意されたテンプレートが並んでいます。また、普段、ワ
　ードを開いたときにあらわれる白紙もテンプレートです。
　えっ？｢白紙なのになんでテンプレートなんだ」と思われる方もいらっ
　しゃるかもしれません。白紙でもきちんとページ設定がされている白
　紙ですよ。これは、立派なテンプレートです。標準では、Ａ４用紙で
　余白はどのぐらいで・・・って感じで、すでに情報が設定されたペー
　ジなのです。

　・そして、文書を作り初めて保存するとき上書き保存はできませんよ
　　ね。実は、これがテンプレートの一番重要な働きなのです。

　　つまり「テンプレート」は、上書きのできない「原本」なのです。

　・ですから、普段「原本」として使っているものは「テンプレートと
　　して保存」しましょう。もちろん、いちいちテンプレートとして保
　　存しなくとも普通に保存しておいて、更新後に「名前を付けて保存」
　　すればいいわけですが、間違って上書き保存してしまうこともあり
　　ます。すると、次に使うときに余計なものを削除しなければならな
　　くなり手間が増えてしまいます。

　・テンプレートとして保存しておけば、[ファイル]→[新規作成]から
　　選ぶこともできますし「原本」を汚すことはありません。うっかり
　　上書き保存のアイコンをクリックしてしまっても、自動的に「名前
　　を付けて保存」になりますから、原本を変更してしまうというミス
　　を防ぐことができます。

　・ですから、特に、会社など複数の人間が使う場合は、必ず「テンプ
　　レートとして保存」しましょう。ほっておけば原本は、いつの間に
　　変更されてしまうものです。

　・保存の仕方は簡単です。原本を作ったら「名前を付けて保存」を選
　　び、一番下の[ファイルの種類]の欄から「文書テンプレート」を選
　　んで保存すればいいだけです。これによって「原本の確保」ができ
　　ますので、是非試してみてください。

■　作者より一言

　・最近、面白いメルマガを見つけました。それは「若手行員が見た銀行
　　内部事情」。私は、銀行員と相性が悪いのか、昔からケンカばかり。
　　また、あきれた実態を少しだけ知っています。それを、元銀行員が、
　　生々しく語るので、興味津々。ものすごく面白いものになっています。
　　何かと話題の多い銀行員ですが、その影の姿を覗いてみるのもいいと
　　思います。みなさんも、いかが？　↓↓です。

　　メルマガ『若手行員が見た銀行内部事情』（購読者数：約6000人）
　 　 http://members.tripod.co.jp/bankclerk/