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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　16　　

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■　今回の使える技　「後からテキストボックスに入れる技」

　・前回「上達のヒント」でテキストボックスを紹介したところ，何通か
　　のメールをいただきました。読者のみなさんの中には，まだ積極的に
　　使っていらっしゃらない方も多いと思います。そこで，今回は，既に
　　入力されている文章をテキストボックスに入れる技を紹介いたします。

　　★　既に書かれた文章をテキストボックスに入れる技

　　　　範囲を選択→テキストボックスのアイコンをクリック

　・たったこれだけで，既に入力した文章が，テキストボックスに入りま
　　す。便利ですので覚えておきましょう。ただし，ボックスの大きさは
　　自動的の調整されませんので，手動で適当な大きさにしてください。

　・この方法を使えば，本文が横書きであっても縦書きのテキストボック
　　スを選べば自動的に縦書きになります。前回も言いましたが，ちょっ
　　としたレイアウトを必要とする文書などでは大いに役に立ちます。
　
■　上達のヒント　「テキストボックスは図形」

　・テキストボックスは，単なるテキストを入れる箱ではありません。実
　　は，ボックス自体が図形なのです。実際，形を変えることができます。

　・やり方は簡単。テキストボックスを選択して，図形描画ツールバーの
　　図形の調整をクリックし，オートシェイプの変更を選んでください。
　　すると，いろいろな図形が出てきます。例えば，基本図形のハートを
　　選んでみましょう。するとボックスがハートの形になります。

　・このようにオートシェイプにある図形に変更することができます。ま
　　た，色をつけたり，３Ｄにしたり，いろいろできますので，試してみ
　　てください。また，右クリックをして，オートシェイプのプロパティ
　　を選ぶと各種の設定もできます。あわせて試してみてください。これ
　　だけでも，ポスターなどは十分作れますよ。　　

■　作者より一言

　・読者からの質問を受けていると，意外に基本的なことで見落としてい
　　ることがあるなと感じています。当然知っていると思われることも，
　　実は，案外知られていなかったということがよくあるものですね。

　・そこで，今後，その辺も考慮に入れて，上達のヒントに入れていきた
　　いと思います。

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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　17　　

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■　今回の使える技　「同じ語を一括で置き換える技」

　・今回は，多くの方がご存知と思われますが，大切な基本技を紹介しま
　　す。一言で言えば「置換」例えば，昨年と同じ文書を使いたいけれど
　　も，担当者の名前が変ってしまったので，それだけ置き換えたいとか
　　いう場合がありますよね。あるいは，2000年を2001年に置き換えたい
　　ということもあると思います。

　　★　同じ語を一括で置き換える技

　　　[編集]→[置換]を選び，上のボックスに置き換えたい文字列を
　　　入れ，下のボックスに新しい文字列を入れて[すべて置換]をク
　　　リックする。

　・これが基本技です。使ったことのない方は是非試してみてください。

　　（具体例）上に「山田」下に「木下」を入れれば，山田がすべて
　　　　　　　木下になる。

　・しかし，これだけでは納得しない読者の方もいると思いますので，今
　　回は，裏技も紹介しましょう。

　　★　置換の裏技（ショートカットキー）　Ctrl＋H　を押す。

　・えっ，その程度は知ってるよって方も多いと思いますので，もう一つ
　　紹介しましょう。

　　★　置換えの裏技　ステイタスバーの左側をダブルクリック

　・これはどうでしょうか？一番下の１ページとか，１セクションと書い
　　てあるあたりですよ。そこをダブルクリックしてみてください。ジャ
　　ンプのダイアログボックスが出ますが，このボックスは検索や置換と
　　共通ですので使えます。

　・どちらにしても，よく使われる方は，ショートカットキーか，ダブル
　　クリックを覚えておくと便利です。
　　
■　上達のヒント「テキストボックスとレイアウト枠のちがい」

　・現在，ワードでは，レイアウト枠というものが見当たらなくなりまし
　　た。実際は，あるのですが，もはやテキストボックスでレイアウト枠
　　の持っていたほとんどの機能が使えるばかりでなく，レイアウト枠で
　　はできなかったこともできるので，ほとんど必要がなくなったといっ
　　ていいでしょう。

　・しかし，前回，テキストボックスは，基本的に図形であるという話を
　　しました。ですから，テキストファイルにした場合，テキストボック
　　スの中の文字列はテキストに変換されません。それに対してレイアウ
　　ト枠は，テキストファイルにした場合，レイアウトは保持できなくと
　　も文字列だけは残されることになります。現在の環境を考えると，あ
　　まり現実的ではありませんが一応そのことは頭に入れておいたほうが
　　いいでしょう。

　・レイアウト枠の作り方は，まずテキストボックスを作り，枠をダブル
　　クリックして，テキストボックスの書式設定のダイアログボックスを
　　出します。その中から[テキストボックス]というタブをクリックする
　　と下のほうに[レイアウト枠に変換]というボタンがありますので，そ
　　れを押すとレイアウト枠に変換できます。ワード97の場合は，[挿入]
　　に[レイアウト枠]というのがあったと思いますので，そこでできるは
　　ずです。

　・どちらにしても，特殊な場合を除いて便利なテキストボックスを使っ
　　て問題ないと思います。

■　作者より一言

　・たび重なるバージョンアップや，一太郎などの他のワープロなどを併
　　用していると，ときどき混乱することがありますよね。メルマガを書
　　く場合は，ほとんどメモ帳を使っていますから，ますます混乱します。
　　どんどん便利になるのもいいですが，テキストベースのメルマガを書
　　く人間にとっては，余計なことができないメモ帳が便利に感じます。
　　できることが多すぎるというのも考えものですね。

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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　18　　

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■　今回の使える技　「図やテキストボックスなどを微調整する技」

　・今回は，読者の方から質問の多かった図やテキストボックスなどの微
　　調整の仕方を紹介します。

　　★　図などをドット単位で動かす技：Ctrl＋矢印キー

　・実際にやってみてください。オートシェイプで描いた図形などもすべ
　　て同じ操作でできます。マウスのドラッグで，だいたいの位置まで持
　　ってきたら，最後にこの技で微調整しましょう。思い通りの位置に動
　　かせるはずです。

　・注意点としては，必ず対象の図やテキストボックスなどを選択状態に
　　しておくこと。また，テキストボックスなどでは，文字を入力する状
　　態になっているとできません。必ず，枠をクリックして，ボックス自
　　体を選択するようにしましょう。

　・マウスで微調整する方法は，Alt＋ドラッグ です。こちらは普通にド
　　ラッグするより細かく動きますので，それで十分という人は，この技
　　も使ってください。ただし，本当に微妙な位置に動かしたい場合は，
　　矢印キーを使った方法がベストだと思います。
　
■　上達のヒント　「ファイルの整理について」

　・今回は，ファイルの整理について考えてみましょう。多くのみなさん
　　は，自分なりに分類してフォルダを作って整理していると思いますが，
　　整理のポイントは『分類しすぎない』ことだと思います。

　・分類しすぎることが何故悪いかというと，あとでどこに保存したのか
　　分かりにくくなるからです。パソコンには，検索機能がありますから，
　　あまり細かい分類は意味がありません。検索機能については，次回に
　　詳しくお話しようと思います。

　・そこで，こんな分類法はいかがでしょうか。もちろん，すべての人に
　　あてはまるわけではありませんので参考程度に聞いてください。

　★　月別のフォルダをつくる→とりあえずすべて月別に保存

　・普段は，マイドキュメントにそのまま保存します。あまり考えなくて
　　いいと思います。月が変ったら，それらをすべて選択して月別フォル
　　ダに移動します。

　・この方法は，学校など１年の行事がほぼ決まっている場合は非常に有
　　効です。前年の出来事を確認できますから，予定を立てるときに便利
　　ですしファイルを探す場合もたいていすぐ探すことができます。また，
　　次回勉強する検索機能を使う場合も絞込みが容易になり効率よく検索
　　することができます。学校に限らず，１年単位で動いている団体なら
　　ばメリットが大きいと思います。

　・また，月別フォルダに移動したあと，よく使うものは別フォルダにも
　　コピーを置きたいという場合があると思います。その場合は，ファイ
　　ルをコピーするのではなく『ショートカットを作成』して移動してく
　　ださい。

　・ファイルをコピーすると，どちらかのファイルを更新した場合，二つ
　　の違ったファイルが生まれ，整合性が失われます。その点，ショート
　　カットならば，ファイルの分身ですから整合性は保たれます。

　・どちらにしても用途に応じて，うまく工夫してください。心得として
　　は，最初に言ったように分類しすぎないこと。長くワードを使ってい
　　ると膨大な量のファイルが生まれます。整理も重要な技術の１つであ
　　るということを認識しましょう。

■　作者より一言

　・最近，Windows がダウンすることが多くなってきました。かなり激し
　　く使っているので仕方がないのですが，やはり，トラブルを防ぐため
　　にも，少し変だなと思ったらセーブしておくことが大切ですね。そし
　　て，早めに再起動する。不便ですが，面倒を見ながら付き合っていく
　　しかないと思っています。

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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　19　　

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■　今回の使える技　「入力の基本技」

　・読者の方から何通か質問がありましたので，今回は入力の基本技をま
　　とめておきます。

　　★　入力の基本技

　　　ひらがな変換・・・Ｆ６
　　　カタカナ変換・・・Ｆ７
　　　半角カタカナ変換・Ｆ８
　　　全角英数変換・・・Ｆ９
　　　半角英数変換・・・Ｆ10

　・ワープロ専用機からワードに移られた方は是非覚えておいてください。
　　まず，入力し，その状態でファンクションキーを押します。それで，
　　ＯＫです。ですから，英数に変換したい場合，日本語入力モードのま
　　まスペルを打ち，そのままＦ10を押してみてください。

　・例えば，ローマ字入力の方ならば，ぺｎという状態でＦ10を押せば，
　　penと変換されるはずです。また，もう一度Ｆ10を押すとPEN，もう一
　　度押すとPenという具合に変化します。Ｆ９も同様です。

　・これに，確定した文字を瞬間的に未確定に戻す技（Ctrl+Backspace）
　　などを組み合わせて，効率のよい入力を行いましょう。

■　上達のヒント　「検索機能を有効に使おう」

　・前回ファイルの整理の話をしました。一例をあげましたが，自分に適
　　していれば，どんな形でもいいのです。ただ「分類をしすぎない」と
　　いうことは重要です。

　・分類に分類を重ねると，必ず，どちらに入れていいか迷うものがあり
　　ます。そのときの気分で入れてしまうと後でなかなか見つからないも
　　のです。

　・そこで，簡単な検索の仕方を覚えましょう。それさえ覚えてしまえば
　　分類する努力も減ると思います。検索の仕方は，ワードの検索機能を
　　使う方法と，ウィンドウズの検索を使う方法がありますが，体験的に
　　ウィンドウズの検索を使う方が簡単で手軽に使えると思います。

　・やりかたは簡単です。フォルダを右クリックして[検索]を選ぶとダイ
　　アログボックスが出ますから，そこにキーワードを入れます。ファイ
　　ルの名前で探す方法もありますが，活躍するのは，上から２番目のボ
　　ックス「含まれる文字列」です。ここにキーワードを入れると，その
　　文字列の入ったファイルが検索されます。これは便利ですよ。

　・少々ど忘れしても問題なし。探したいファイルのキーワードを入れる
　　だけですから。また，関連したファイルも選び出されるので，非常に
　　効率的です。

　・ですから，フォルダは大まかに作り見つからないときは検索機能を使
　　うのが通常では一番効率的だと思います。また，いきなり，スタート
　　ボタンから検索するより，フォルダの上を右クリックする方法が実戦
　　的です。

　・せっかくですから，いきなり検索ボックスを出す方法も紹介しておき
　　ましょう。

　　★　検索ボックスを一発で出す技：ウィンドウズキー＋Ｆ

　・今のパソコンでは，ほとんどウィンドウズマークのキーが付いている
　　と思いますが，付いていない場合はできません。付いている人は，是
　　非試してみてください。

■　作者より一言

　・今回は，基本技を特集しました。読者の方からの質問ということもあ
　　りますが，たまたま，かなり使っているのに知らなかったという方を
　　知っていましたのでやってみました。

　・特に，検索の方は，ものすごく使われている方と，まったく使われて
　　いない方に分かれるようです。私の場合は，過去のメルマガの内容を
　　確認したいときなどによく使いますが，非常に便利です。パソコンの
　　機能の中で，もっとも役立つのは検索機能であると言った人がいます
　　が，同感です。

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　　　　　覚えよう！『ワード』の『本当に使える技』　20　　

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■　今回の使える技　「一発で名前を付けて保存のボックスを開く技」

　・ファイルに名前を付けて保存をしたいときは，通常，[ファイル]から
　　[名前を付けて保存]を選びますね。しかし，名前を付けるときは，キ
　　ーボードを使いますし，いちいちマウスで操作するのが面倒なときが
　　あります。そこで，今回は，一発でボックスを開く技を紹介します。

　　★　一発で名前を付けて保存のボックスを開く技：F12

　・とにかく,F12を押してみてください。ボックスが開きます。わたしも
　　愛用していますが，本当に便利です。
　
■　上達のヒント　「文字調整について」

　・前から，一太郎との比較についてやるやるといいながらできませんで
　　したので，今回は，一太郎にあってワードにない機能の一つを取り上
　　げてみました。それは，「文字調整」。実を言うと，わたしが一太郎
　　で唯一気に入っている機能です。でも，知らない人も多いので，簡単
　　に説明しましょう。

　・[表示]から[ツールボックス]を選び，文字調整を選びます。そうする
　　と文字調整のツールバーが出ます。一太郎をお使いのみなさんは，必
　　ず出しておきましょう。これは，文字を大きくしたり，小さくしたり，
　　文字の間隔を広げたり狭めたり，行間を広げたり狭めたり出来る優れ
　　ものです。例えば，文書を作り，ほんのちょっとだけ，文字の間隔を
　　広げたいなど，細かい微調整に最適です。使ってみると便利さが分か
　　ります。

　・もちろん，ワードでも，同じ操作はすべて出来ますが，手軽にという
　　わけには行きません。ある程度慣れないと，どうやるかも分かりにく
　　いことは確かです。

　・例えば，文字を少しずつ大きくする技ですが，ワードでも，ユーザー
　　設定によりアイコンを出すことが出来ます。しかし，あえて出すほど
　　のものではないで，出している人は少ないでしょう。

　・そこで，次回以降は，ワードの文字調整の技を少しずつ紹介していく
　　ことにします。また，ショートカットなども紹介しますが，一太郎の
　　このツールバーだけは，ワードに比べて格段に使いやすいと思います。
　　両刀使いのみなさんは，是非，どう違うかを体感してみてください。

■　作者より一言

　・ふー，今，ちょっと忙しいです。でも，何とかがんばりますのでよろ
　　しくお願いいたします。

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