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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 176
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◆ 今日の問題「ふりがなが表示されないデータにふりがなをふるには」
三重:先生、大変です。
藤原:どうしたんだい、三重ちゃん。
三重:ハイ。名簿をフロッピーでもらって、エクセルにコピーしたのです
が、ふりがなを振ることができません。
佳代:えっ、どうして? PHONETIC関数を使えばいいでしょう。
三重:それがダメなのよ。=PHONETIC(セル番地) と入れれば、ふりがなが
振られるはずなのに、同じ漢字が出ちゃうのよ。
藤原:なるほど、エクセル以外から、データを持ってきたときは、そうな
ることが多いね。
三重:どうするんですか、200人もいるんですよ(涙)。
藤原:それじゃあ、今日は、その辺を問題にしようか?
三重:お願いします。
藤原:うん、一発でやる方法はないけど、少しは作業が軽減するだろう。
佳代:わかりました。それでは問題です。エクセル以外からデータを持っ
てきて自動的にふりがながつかない場合、どのようにしてふりがな
をつければいいのでしょう?みなさんも一緒に考えてくださいね。
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★ 解答を見る前に,少しだけ考えてね!
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○ 登場人物紹介
・藤原清盛:塾の先生で,このマガジンの指導役。パソコン暦10年。
・大場佳代:藤原先生の生徒で,パソコン暦1年。
・山形三重:佳代の同級生で,パソコン暦6ヶ月。藤原先生のいとこ。
※ このマガジンは,マイクロソフトのエクセル97,2000のWindows版
のみを扱っています。
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◆ 『MOUS上級試験必勝講座』開講中(ワード・エクセル) ◆
◆ MOUS上級試験を目指している方は、是非どうぞ! ◆
◆ 詳しくは、巻末を見てください ◆
◆ http://www.pat.hi-ho.ne.jp/hirosilk/premium.htm ◆
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◆ 解 説 <難易度・・・中級>
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藤原:まず、ふりがなをつける方法を教えてしまおう。
三重:ハイ、お願いします。
藤原:やり方は簡単だ。元のデータの入っているセルを選択してごらん。
三重:元の方ですね。PHONETIC関数が入っている方でなく。
藤原:そう、元のほうだよ。そして、[書式]メニューの[ふりがな]から、
[編集]を選んでEnterを押す。
三重:ハイ、あっ!PHONETIC関数が入っているセルがふりがなになりまし
た!
佳代:すご〜い。そんな手があったのですか。
藤原:そうなんだ。だから、とりあえず、PHONETIC関数を隣のセルに入れ
て、最初は漢字でも、後からかなに変えることができるんだ。
三重:でも、200もありますから、一つ一つじゃ大変です。
藤原:うん、でも、それは、しかたがないね。一気にはできない。でも、
すばやくやる方法はある。
佳代:どんな方法ですか?
藤原:アクセスキーを使うんだよ。
三重:アクセスキー?
藤原:つまり、Alt キーを押して、後は、メニューの横に書いてあるアル
ファベットを入れていく。
佳代:あっ、知ってます。ワードの使える技で見ました。
藤原:そう、ワードの使える技で解説されていたね。どのアプリケーショ
ンでもそうだけど、ファイル(F) のように、横にアルファベットが
あるよね。あれは、Alt キーを押した後、押すと、マウスでクリッ
クしたのと同じ意味になる。
三重:すると、ここでは、Altキーを押しながら、O(オー)を押せばいいの
ですね。
藤原:いや、押しながらでなくとも良い。Altキーを押した後、Oを押せば
いいんだ。
三重:やってみます。あっ!クリックしたように、書式のメニューが開き
ました。
藤原:そしたら、後は、続けて、ふりがなの(T)を押せばいい。
三重:続けて押すのですか?Alt は押さなくていいのですか?
藤原:うん、一度押せばいい。ずっと働く。
三重:それでは、T を押します。あっ、出ました。後は、編集の Eを押せ
ばいいのですね。
藤原:そうだね。それでいい。ただ、編集が選択状態になっているから、
そのままEnter を押してもいいよ。
佳代:なるほど、すると、Alt、O、T、Enterと続けて押せばいいのですね。
藤原:そのとおり。Enter を続けて押せば下に行くから、どんどん同じ調
子でやっていけばいい。ただし、かなが必ずしも正確に振られるわ
けではないから、違っていたら直してね。
佳代:わかりました。これで、三重も随分楽になると思います。みなさん
も、他のデータを読み込んだ場合などは、この方法を試してみてく
ださい。それでは、今日はこの辺で。
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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 177
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◆ 今日の問題 「今日は、今年の何週目かを求めるには」
三重:先生、暑いですね。
藤原:そうだね。まだ、4月だというのに。
三重:ところで、先生、今日は、今年の何週目って表示することはできま
すか?
藤原:何週目?
三重:ハイ。1年は、だいたい、52週ありますよね。大まかに、今年の何
週目かを知っておきたいんです。
佳代:確かに、たいていの人が、1週間のリズムで生きているよね。
三重:そうなのよ。1ヶ月単位じゃ、大まか過ぎるので、1週間単位でわ
かったらなと思って。
藤原:それなら、いい関数があるよ。
三重:本当ですか。
藤原:それじゃあ、それを問題にしよう。使いたい人がいるかもしれない
からね。せっかくだから、今日は何週目だけでなく、日付を入れて
何週目かわかるものも作ろう。
┏━┳━━━━━━┯━━━━━━┯━━━━━━┯━━━━━━┓
┃ ┃A │B │C │D ┃
┣━╋━━━━━━┿━━━━━━┿━━━━━━┿━━━━━━┫
┃1┃今日は │ │週目です │ ┃
┠─╂──────┼──────┼──────┼──────┨
┃2┃ │ │週目です │ ┃
┗━┻━━━━━━┷━━━━━━┷━━━━━━┷━━━━━━┛
佳代:わかりました。それでは問題です。上の表のB1のセルに今日は何週
目の数字が自動的に入るように、また、A2のセルに日付を入れたら
その年の何週目かがB2のセルに表示されるようにするにはどうした
らいいのでしょう?みなさんも一緒に考えてくださいね。
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・藤原清盛:塾の先生で,このマガジンの指導役。パソコン暦10年。
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藤原:これはね、関数を知っているかどうかというだけの問題だよ。
三重:そうですね。知っていればできるし、知らなければできないという
感じですね。
佳代:でも、そんな関数聞いたことがありません。
藤原:うん、あまり使わないからね。でも、仕事によっては必要かもしれ
ないし、目安を立てるにはいいかもしれない。
三重:それじゃあ、その関数を教えてください。
藤原:WEEKNUM関数だ。
三重:あっ、ウィークナンバーってことですね。
藤原:そういうこと。公式も簡単で、=WEEKNUM(シリアル値,週の基準)だ。
三重:週の基準って何ですか?
藤原:日曜日から数えるか、月曜日から数えるかということだけど,省略
してもかまわない。省略してしまえば、自動的に、日曜日が基準に
なる。
佳代:カレンダーと同じですね。
藤原:そうだね。ただし、注意点がある。
三重:何ですか?
藤原:この関数は、分析ツールが入っていないとできない。
佳代:あっ、これまでもありましたよね。[ツール]の[アドイン]で、分析
ツールにチェックをつければいいのですね。
藤原:そう。入っている人も多いと思うけど、入っていない人は、アドイ
ンにチェックを入れる必要がある。
三重:大丈夫です。わたしのは入っています。すると、今日は、何週目の
方はわかりました。
藤原:どんな感じ?
三重:ハイ、=WEEKNUM(TODAY())です。
藤原:そのとおり。B1のセルには、それを入れればいい。
佳代:そして、B2のセルは、B1に入れる日付ですから、=WEEKNUM(B1)って
やればいいのですね。
藤原:正解。さすがに、関数は慣れてきたね。
三重:もちろんです。
佳代:任せてくださいv(^0^)v
藤原:地味な技かもしれないけど、利用できる人は、利用してほしいもの
だね。
佳代:ホントですね。みなさんも何かに応用してください。それでは、今
日はこの辺で。
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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 178
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◆ 今日の問題 「空白のセルがあっても連番にするには」
藤原:今日は趣向を変えて、先生がクイズを出すよ。
三重:ハイ、このメルマガは、クイズで学ぼうですからね。
佳代:どんなクイズですか。
藤原:うん、とりあえず、下の表を見てごらん。
┏━┳━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┓
┃ ┃A │B │C │D │E ┃
┣━╋━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┫
┃1┃入力欄 │連番 │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃2┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃3┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃4┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃5┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃6┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃7┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃8┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃9┃ │ │ │ │ ┃
┗━┻━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┛
三重:何の変哲もない表ですね。
藤原:そうだね。見た目では。でも、ちょっと細工してある。A2のセルに
何か文字を入力してごらん。
三重:ハイ、じゃあ、三重って入れちゃいます。
佳代:あっ、連番のところに「1」って表示されました。
藤原:うん、次に、A4のセルに入力してごらん。
三重:ハイ、それじゃあ、佳代って入れます。
佳代:あれっ、今度は、B4が「2」になりました。
藤原:ついでに、A8にも。
三重:ハイ。では、藤原って入れると、あっ!「3」になりました。
佳代:空白があるのに、どうして連番になるのですか?
藤原:それが問題だよ。ついでに、A5に入力してごらん。
三重:ハイ、それじゃあ、聖子にしよう。あれっ、上から順番に連番にな
りましたよ。藤原は、「4」に変わっています。
┏━┳━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┓
┃ ┃A │B │C │D │E ┃
┣━╋━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┫
┃1┃入力欄 │連番 │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃2┃三重 │ 1│ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃3┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃4┃佳代 │ 2│ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃5┃聖子 │ 3│ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃6┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃7┃ │ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃8┃藤原 │ 4│ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃9┃ │ │ │ │ ┃
┗━┻━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┛
藤原:これで問題の意図は分かったかな?つまり、A列に何か入力すると
B列に数字が現われる。どこから入れても上から順番になるように
できているんだ。
三重:なるほど、最初にA9に入れても、「1」が出るのですね。
藤原:そう、そして、入力するたびに、上から順に連番になる。全部入れ
ば、もちろん、連番になるわけだ。
佳代:わかりました。それでは問題です。今、説明したように、A列に何
か入力するたびにB列に上からの連番を振るにはどうしたらいいの
でしょう?みなさんも一緒に考えてくださいね。
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★ 解答を見る前に,少しだけ考えてね!
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・藤原清盛:塾の先生で,このマガジンの指導役。パソコン暦10年。
・大場佳代:藤原先生の生徒で,パソコン暦1年。
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三重:何だかさっぱりわかりません。
佳代:見当がつかないです。ISBLANK関数は使うみたいですが。
藤原:そうだね。ちょっと難しいかもしれないよ。でも、これまでに学ん
だことを応用すればできるはずだ。
三重:えーっと、IF関数は使いそうですね。
佳代:後は、空白以外のセルを数えるCOUNTA関数ですか?
藤原:ま、そんなところだ。あとは、絶対参照と、相対参照を使って、数
える範囲を変えていく工夫をすればいい。
佳代:ああ、前に金種の計算のときに、そんなのをやりましたよね。
藤原:そう。
三重:先生、頭が痛くなってきました。ギブアップです。教えてください。
藤原:わかったよ。それじゃあ、答えを言うから、それを検討していこう。
三重:お願いします。
藤原:答えは、=IF(ISBLANK(A2),"",COUNTA($A$2:A2)) だ。これをB2のセ
ルに入れてコピーすればいい。
佳代:ああ、なるほど、もし、A2のセルが空白ならば、何も入れず、空白
でなければ、A2からA2までまでの空白以外のセルを数えなさいとい
うことですね。
藤原:そう。そして、ポイントは、COUNTA関数の範囲だ。
三重:絶対参照と相対参照が混じっています。
藤原:うん、$ マークがついている場所は、コピーしてもずれない絶対参
照だったよね。だから、コピーした場合、A2からA3、A2からA4とい
う具合に範囲がずれていく。
┏━┳━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┓
┃ ┃A │B │C │D │E ┃
┣━╋━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┫
┃1┃入力欄 │連番 │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃2┃三重 │=IF(ISBLANK(A2),"",COUNTA($A$2:A2)) ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃3┃ │=IF(ISBLANK(A3),"",COUNTA($A$2:A3)) ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃4┃佳代 │=IF(ISBLANK(A4),"",COUNTA($A$2:A4)) ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃5┃聖子 │=IF(ISBLANK(A5),"",COUNTA($A$2:A5)) ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃6┃ │=IF(ISBLANK(A6),"",COUNTA($A$2:A6)) ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃7┃ │=IF(ISBLANK(A7),"",COUNTA($A$2:A7)) ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃8┃藤原 │=IF(ISBLANK(A8),"",COUNTA($A$2:A8)) ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃9┃ │=IF(ISBLANK(A9),"",COUNTA($A$2:A9)) ┃
┗━┻━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┛
佳代:なるほど、そこが「みそ」だったのですね。これならば、その範囲
内の数を数えますから、いつ入れても連番になりますね。
三重:どうも、やだな〜、こういうのって。頭がおかしくなるよ(>_<)。。
佳代:わたしも苦手です。
藤原:まあ、たいていの人は苦手だよ。でも、慣れれば大丈夫。絶対参照
と相対参照の両方をうまく使うと複雑なものもできるようになる。
今回のは、比較的簡単だから、こういうので慣れておくといいよ。
佳代:わかりました。変化させるものと変化させないものをうまく使うと
いいようですね。是非、挑戦してみてください。それでは、今日は
この辺で。
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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 179
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◆ 今日の問題 「簡単に定数を作るには」
三重:先生、数学には定数というものがありますよね。
藤原:あるね。
三重:それをエクセルでも使えないのですか?
藤原:ああ、例えば、πとか?
三重:ハイ。
佳代:確かに定数が使えると便利ね。
藤原:わかったよ。これは、VBAなどでは、よく作るのだけど、エクセ
ル本体で作る方法をやろう。
三重:お願いします。
藤原:それじゃあ、多くの人に役立つように、消費税という定数を作ろう。
消費税では、入力が面倒だから、「s」と入れたら、消費税になる
ように作ってみよう。つまり「=セル番地*s」で、そのセル番地の
消費税が計算されるように作る。
佳代:わかりました。それでは問題です。消費税を「s」という名前で、
定数として登録するにはどうしたらいいでしょう?みなさんも一緒
に考えてくださいね。
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藤原:これは、作り方を覚えるだけでいい。それも、これまでやったもの
の応用だ。
佳代:定数って、てっきり、VBAで定義するものと思っていました。
藤原:うん。VBAができる人はいいけど、そうでない人は、定数を使う
ことができないというのではもったいないから、是非、覚えてほし
い。一つ覚えれば、後は、応用自在だからね。
三重:早く教えてください。
藤原:わかったよ。それでは、やり方を言うよ。これは、「名前」を使う
んだ。
三重:えっ!名前でできるのですか?あれって、セルとかセル範囲につけ
るものじゃないのですか?
藤原:もちろん、そうだけど、これは一種の裏技かもしれない。まずは、
[挿入]メニューの[名前]から[定義]を開く。
三重:ハイ、開きました。
藤原:そして、「名前」の欄に、「s」と入れる。
三重:ハイ。入れました。
藤原:そして、「参照範囲」のところにセル番地が記されていると思うけ
ど、これを消して、0.05と入れる。
三重:えっ、そんな・・・、無理やりですか?
藤原:そう。それでいい。OKを押してごらん。
三重:ハイ。たったのこれだけで、定数になったのですか?
藤原:それじゃあ、試してみよう。どのセルでもいいから、=100*s と入
れて Enterを押してごらん。
三重:ハイ、あっ!「5」になりました。
佳代:すご〜い、これって、定数が計算されたのですね。
藤原:そうだよ。だから、これを計算式に使える。「=A1*s」などという
式を作れば簡単だ。
佳代:わかりました。定数って便利なものですから、消費税に限らず、自
分がよく使う定数を登録すれば、省力化が図れそうですね。みなさ
んも是非使ってみてください。それでは、今日はこの辺で。
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◆ 今日の問題 「名前が定義されているリストに追加するには」
三重:先生、名前を付けたリストがあるんですが。
藤原:うん、それがどうしたの?
三重:実は、リストの項目を増やしたのですが、自動的に加わりません。
佳代:それはそうよ、三重。名前って、セル範囲に付けるものでしょ。
三重:そうねぇ。でも、付け直すのも面倒だし。
藤原:何だ、そんなことなの(笑)
三重:えっ、何ですか先生、その笑いは。
佳代:何か、いい方法があるのですか?
藤原:もちろんだよ。簡単なことだ。それじゃあ、今回は、久々に初級の
問題で行こう。
佳代:わかりました。それでは問題です。名前が定義されているリストの
範囲に新しい項目を追加するにはどうしたらいいでしょう。みなさ
んも一緒に考えてくださいね。
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◆ 解 説 <難易度・・・初級>
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藤原:まあ、連休だからね。軽く行こう。
三重:ハイ。でも、これは、役に立ちそうですね。
藤原:うん。まず、通常の方法を考えてみよう。
三重:それは、大丈夫です。リストの範囲を選択して、名前ボックスをク
リックし、選択状態になったら名前を入れて、Enter を押します。
藤原:うん、それで名前は付けられるね。でも、同じ名前でも、上書きさ
れないから、元のを削除しなければならない。
佳代:それは、[挿入]メニューの[名前]から[定義]を選び、削除する名前
を選択して[削除]ボタンを押します。
藤原:そう。それでいい。それが基本だ。でも、その方法を使うのなら、
直接、名前の定義から、セル範囲を書き直した方が速いね。
三重:確かにそうですね。でも、面倒です。
藤原:そうだね。そこで、簡単な技を使うんだ。
三重:どんな技ですか。
藤原:挿入だよ。
三重:挿入?
藤原:行を挿入してもいいし、セルを挿入していもいい。
佳代:あっ、わかりました。リストの途中に挿入するのですね。
藤原:正解。
三重:えっ、えっ、どういうこと。
佳代:つまり、一番下にリストを加えるからダメなのであって、途中に加
えれば自動的に範囲も広がるということ。
三重:あっ、そうか。エクセルがセル範囲として認識している内側に入れ
れば自動的に名前の範囲も広がるということね。
藤原:そういうこと。だから、リストのどこでもいいから、中に、行を挿
入してもいいし、セルを挿入して、下方向に移動をしてもいい。
三重:わたしは、行を挿入します。一発で終わるからね。
藤原:そうだね。その行に他のデータが入っていなければ行を挿入するの
が簡単でいい。もし、リストの横に別の表などあるときは、セルを
挿入して、下方向に移動でOKすればいい。
佳代:なるほど、簡単なことだったのですね。
藤原:そうだね。これは、SUM 関数などで、合計範囲を広げるときなどに
も使える。それは、また後でやろう。
佳代:わかりました。知っていると便利な技ですね。みなさんも、是非、
使ってみてください。それでは、今日はこの辺で。
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