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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 86
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◆ 今日の問題「連続した二つの半角スペースを一つにするには」
佳代:先生,実は,前回と同じ読者から,また質問が来ています。
藤原:またかい(笑)
佳代:先生,笑い事ではありません。何か,会社で,エクセルができるの
が彼女一人で,みんなが勝手なことを言うと悩んでいます。
三重:それはかわいそうねぇ。できない人間が,あれこれ言うんだから,
たまったものじゃないわよね。
藤原:まあ,そういう会社も結構あるみたいだから,めげずに頑張ってほ
しいよね。ところで,今回の質問は?
佳代:ハイ,質問部分だけ読みます。「住所録に記した名前の欄で,姓と
名の間に半角スペースをつけてくれと頼まれたので,全部,半角ス
ペースを入れました。それなのに・・・。今度は,全部,全角にし
ろということでしたので,半角スペースの横にもう一つの半角スペ
ースを入れたのです。ところが,やっぱり,半角の方がいいといわ
れ・・・。も〜!助けてください〜(泣)」
藤原:悲痛な叫びだね。それでは,それを問題にしよう。これも,ちょっ
としたことでできるんだ。
佳代:分かりました。それでは,問題です。姓と名の間につけた連続する
二つの半角スペースを一つのを半角スペースにするにはどうしたら
いいでしょう?みなさんもいっしょに考えてくださいね。
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★ 解答を見る前に,少しだけ考えてね!
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○ 登場人物紹介
・藤原清盛:塾の先生で,このマガジンの指導役。パソコン暦10年。
・大場佳代:藤原先生の生徒で,パソコン暦1年。
・山形三重:佳代の同級生で,パソコン暦6ヶ月。藤原先生のいとこ。
※ このマガジンは,マイクロソフトのエクセル97,2000のWindows版
のみを扱っています。
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◆ 解 説 <難易度・・・中級>
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藤原:それでは,答えを言う前に,単に,全角スペースを半角スペースに
変えるにはどうしたらいいのだろう?
佳代:それなら簡単です。[置換]を使って,置換え前の文字列に全角スペ
ースを入れ,置換え後の文字列に半角スペースを入れます。
藤原:そうだね。だから,全角スペースを半角スペースに変えたい方は,
これまで何回もやってきたように,置換え機能を使えばいい。しか
し,今回の問題は,半角スペースが2つ入っている。
三重:それを一つにするのですね。
藤原:そう,でもね,よく考えてごらん。二つを一つにするためにはどう
したらいいかって。
佳代:あっ,分かりました。これも置換えでできるんじゃないですか?
三重:えっ,どうやって?
佳代:置換え前の文字列に,半角スペースを二つ入れ,置換え後の文字列
に半角スペースを一つ入れます。
藤原:おう,よく気づいたね。それでOKだ。置換えは,別に文字数が同
じでなくてもできるわけだからね。
三重:確かにそうですが・・・,気づきませんでした。
藤原:でも,これだけじゃ物足りないから,文字列に含まれる連続したス
ペースを削除する関数を教えよう。
三重:ハイ,お願いします。
藤原:TRIM関数だ。=TRIM(セル番地) でできる。この関数を使うと,たと
えば,全角スペースと半角スペースが連続している場合でも,先頭
にあるスペースだけ残して残りを削除してくれる。
佳代:すると,先頭に全角スペースがある場合は,全角スペースが残るわ
けですね。
藤原:そういうこと。だから,全角,半角スペースが混在しているような
ときは,まず,置換え機能を使って,すべて半角スペースにしてし
まう。その後,TRIM関数を使えばいい。また,この関数を使えば,
何個連続していても,一つになるから便利だ。
佳代:分かりました。今回の問題のように,すべて連続した半角スペース
と分かっているようなときは,置換えでできるようです。でも,も
う少し複雑になっている場合は,TRIM関数を使って直したほうがい
いみたいですね。必要に応じて使い分けてくださいね。それでは,
今日はこの辺で。
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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 87
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◆ 今日の問題 「データの最終行にジャンプするには」
三重:先生,今,コツコツとデータをためています。
藤原:何のデータだい?
三重:それは,秘密です(笑)。
佳代:三重,何かたくらんでいるのね!(笑)
三重:そんなんじゃないのよ。でも,少し問題点が・・・。
藤原:何?
三重:ハイ,今,100行以上進んでいるのですが,新しくデータを入力する
ためにスクロールをしなければなりません。
藤原:うん,うん。
三重:ものすごく面倒です。そこで,一瞬で,入力するセルに飛べれば便
利なんですが。
藤原:なるほどね。データの最終行に飛ぶ方法ならたくさんあるよ。
三重:教えてください!
藤原:分かったよ。それじゃあ,今日は,それを問題にしよう。
佳代:分かりました。それでは問題です。連続したデータの最終行に飛ぶ
にはどうしたらいいでしょう?皆さんもいっしょに考えてください
ね。
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★ 解答を見る前に,少しだけ考えてね!
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○ 登場人物紹介
・藤原清盛:塾の先生で,このマガジンの指導役。パソコン暦10年。
・大場佳代:藤原先生の生徒で,パソコン暦1年。
・山形三重:佳代の同級生で,パソコン暦6ヶ月。藤原先生のいとこ。
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◆ 解 説 <難易度・・・初級>
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藤原:これは,いくつか方法があるから,今日はたくさん覚えよう。
三重:ハイ。
藤原:まずは,Ctrlを押しながら↓キーを押す方法だ。
三重:Ctrlに↓キーですか?
藤原:やってごらん。
三重:ハイ,あっ,飛びました。
藤原:うん,この方法だと,連続したデータの最終行に一瞬で飛ぶ。もち
ろん,途中で空白のセルがあると,その前で止まるよ。
佳代:先生,そうすると,←キーや,→キーでもできるわけですね。
藤原:もちろん,↑キーでもできる。働きは同じだよ。
三重:ほかの方法って何ですか?
藤原:一つには,Endキーを押して,↓キーを押す方法。
三重:いっしょに押さないのですか?
藤原:うん,End キーを使う場合は,押してから,方向キーを押す。これ
も上下左右有効だ。
佳代:まだあるのですか?
藤原:そうだね。もう一つ覚えようか。これは,セルのふちをダブルクリ
ックするという技だ。
三重:ふちですか?
佳代:あっ,思い出しました。昔,セルを編集しようとしてダブルクリッ
クしたとき,突然飛んでしまったことがあるんです!
藤原:そう,いいかい,やりかたは,せるのふちにマウスを近づけ,矢印
の形のポインターが現れたらダブルクリックする。それで,最終行
に飛ぶはずだ。
三重:やってみます。えーと,矢印のポインターが出ました。ダブルクリ
ックします。
佳代:あっ,飛んだね。
三重:飛びました。
藤原:これも,右に行きたければ,右のふち,左に行きたければひだりの
ふちにマウスを近づける。そして,ダブルクリック。もちろん,上
もできるよ。
佳代:分かりました。この技も重宝するかもしれませんね。みなさんも是
非試してみてください。それでは,今日はこの辺で。
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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 88
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◆ 今日の問題 「最高点を太字にするには」
三重:先生,最高点を自動的に太字にすることはできますか?
藤原:最高点かい?
三重:ハイ,今,テストのデータの最高点を太字にしているのですが,記
録を更新したときやり直さなければなりません。
佳代:三重,それって条件付書式でできるんじゃない?
三重:わたしもそう思ったんだけど,やりかたが分からないのよ。
藤原:確かに,関数を入れる方法はわかりにくいかな?
三重:えっ,関数を入れられるんですか!
藤原:そうだね。これを機会に覚えよう。一つ覚えると,いろいろできる
からね。
佳代:分かりました。それでは問題です。範囲内の最高点を自動的に太字
にするにはどうしたらいいでしょう?みなさんもいっしょに考えて
くださいね。
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○ 登場人物紹介
・藤原清盛:塾の先生で,このマガジンの指導役。パソコン暦10年。
・大場佳代:藤原先生の生徒で,パソコン暦1年。
・山形三重:佳代の同級生で,パソコン暦6ヶ月。藤原先生のいとこ。
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◆ 解 説 <難易度・・・中級>
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藤原:話題でも上がっていたように,条件付書式を使う。
三重:ハイ,それはできます。[書式]メニューから[条件付書式]を選びま
す。
藤原:うん,そこまではいいよね。前にもやったし。
三重:その後が分からないのです。
藤原:そうだね。最高値というのはないからね。そこで,MAX
関数をどう
やって入れたらいいのかということになる。
佳代:そうですね。それさえわかればできます。
藤原:条件のところを見ると,「セルの値が」というのがあるね。
三重:ハイ,あります。
藤原:それは,そのままでいい。次のボックスで「次の値に等しい」を選
ぶんだ。
佳代:あっ,そうなんですか?これって何のためにあるのかなぁって思っ
ていたんです。
藤原:そう,その上で,次のボックスに関数を入れればいいんだ。
三重:なるほど!それじゃあ,例えば,B2からB8に入っているデータの最
高値に条件をつけるときは,「セルの値が」「次の値に等しい」に
して「=MAX(B2:B8)」ってやればいいのですね。
藤原:そうだね。でも,これだとマズイことが起こる。
三重:マズイこと?
藤原:うん,この書式をフィルハンドルでコピーするわけだよね。そうす
ると,対象となる範囲がずれてしまうんだ。
三重:ずれる?
藤原:そうなんだ。単に範囲を入れてコピーすると相対的にずれてしまう。
佳代:あっ,分かりました。絶対参照を使うのですね!
藤原:そのとおり。前に少しやったよね。
三重:あの$マークがついているやつですか?
藤原:そうなんだ。何もつけずにコピーすると,範囲が,B3:B9,B4:B10っ
て具合にずれていってしまう。それを防ぐために,絶対参照を使う
んだ。
三重:すると,「=MAX(B2:B8)」ではなく「=MAX($B$2:$B$8)」にするので
すね。
藤原:そういうこと。いちいち入力するのは面倒だから,B2と入れたとこ
ろでF4を押す。すると自動的に$マークがつくよ。
三重:そして,後は,ダイアログボックスにある「書式」のボタンを押し
て,書式を設定すればいいのですね。
藤原:そのとおり。この場合なら,太字を選べばいいね。
佳代:ちょっと長くなったので整理してみます。B2からB8までの範囲での
最高値を太字にする方法です。
・セルB2を選択する。
・[書式]メニューから[条件付書式を選ぶ]
・「セルの値が」「次の値に等しい」「=MAX($B$2:$B$8)」
・ボックス内の「書式」ボタンを押す。
・フォントのタブから「太字」を選びOKを押す。
・セルB2からフィルハンドルを使い,B8までドラッグ。
藤原:OK。これでできるよ。もちろん,書式は太字だけでなく好きなよ
うに設定できるから,各自工夫してほしいね。
佳代:分かりました。条件付書式は,関数が使えるとなると便利ですね。
最小値なども同じ操作でできそうです。みなさんも是非試してみて
ください。それでは,今日はこの辺で。
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クイズで学ぼう!『エクセル』の小技 89
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◆ 今日の問題 「時刻を4桁で入れるには」
三重:先生,コロンってテンキーにないのは不便ですね。
藤原:そうだね。あると便利だけどね。
佳代:本当ね。時間を打ち込むときなんか面倒で面倒で。
三重:そこで,いちいちコロンを打ち込まないで時刻を打つ方法はないの
ですか?
藤原:コロンを打たないで?
三重:ハイ,例えば,10:00だったら,1000って打てば,10:00になるよ
うな方法です。
藤原:なるほど,それができると便利かもしれないね。それじゃあ,今日
は,それを問題にしよう。
佳代:分かりました。それでは問題です。時刻をコロンなしで4桁で入れ
るにはどうしたらいいでしょう?みなさんもいっしょに考えてくだ
さいね。
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★ 解答を見る前に,少しだけ考えてね!
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○ 登場人物紹介
・藤原清盛:塾の先生で,このマガジンの指導役。パソコン暦10年。
・大場佳代:藤原先生の生徒で,パソコン暦1年。
・山形三重:佳代の同級生で,パソコン暦6ヶ月。藤原先生のいとこ。
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◆ 解 説 <難易度・・・中級>
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藤原:それでは,やろう。これは,表示形式を変えればできるんだ。
三重:ああ,前にもやりましたね。
藤原:うん,ユーザー書式というのがあったよね。
佳代:ハイ,覚えています。[書式]から[セル]を選ぶと[セルの書式設定]
が出ます。
三重:わたし,これ,得意なのよ!Ctrl+1でも出るのよね。
藤原:そう,三重ちゃんが,よく使うからショートカットキーも教えたん
だったね。
三重:ハイ,あれ以来,使いまくっています(笑)
藤原:そして,一番左のタブの[表示形式]の「分類」から「ユーザー定義」
を選ぶ。
三重:ハイ,大丈夫です。覚えています。後は,右側の「種類」というと
ころに表示形式を作ればいいのですね。
藤原:そのとおり。表示形式は,「00":"00」か「#0":"00」とすればいい。
三重:えっ,どっちがいいのですか?
藤原:そうだなぁ,「#0":"00」にしておこうか。
三重:ハイ,それでは手順を追ってやってみます。まず,任意のセルを選
択します。実験だから,A1を選択してみます。
藤原:うん,それでいいだろう。
三重:そして,Ctrl+1を押して,[セルの書式設定]のダイアログボックス
を出します。さらに,一番左のタブの[表示形式]を選択して「分類」
ボックスの一番下にある「ユーザー定義」をクリックします。
藤原:うん,いいよ。
三重:最後に,右側の「種類」という細いボックスに直接「#0":"00」と
打ち込みます。
藤原:そうだね。読者のみなさん,打ち込むときは「」はいりません。勘
違いしないようにお願いします。また,ボックスに何か書き込まれ
ている場合は,削除して大丈夫です。#0":"00 と入れてください。
三重:OKで準備終了。後は,A1に打ち込むだけです。
藤原:じゃあ,打ち込んでごらん。
三重:ハイ,あっ!「1000」と入れたら「10:00」になりました!
藤原:それでいいよ。この表示形式を設定しておけば,4桁の数字を打ち
込むと,00:00と表示するようになる。時刻を連続して打ち込む人は,
是非,設定してほしいね。
佳代:ハイ,便利です。ところで先生,「00":"00」と「#0":"00」の違い
は何ですか?
藤原:うん,例えば,900と打った場合,「00":"00」は「09:00」と表示
されるけど,「#0":"00」は,「9:00」と表示されるという違いな
んだ。
三重:意味が良く分かりませんが。
藤原:#のマークは,そこに文字があれば表示するし,なければ表示しな
いというような意味なんだ。だから,時刻のように前にゼロをつけ
たくない場合は,#を使ったほうがいい。全部4桁に統一したい場
合は,#を使わず「00":"00」を使ったほうがいいというわけ。
三重:なるほど,それなら「#0":"00」を使います。どちらにしても,一
桁の時間なら,3つ打ち込めばいいのですね。
藤原:そう,いちいち,9:00を0900と打ち込まなくとも,900で大丈夫。
佳代:分かりました。これは,メチャ便利かもしれませんね。みなさんも
是非使ってみてください。それでは今日はこの辺で。
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◆ 今日の問題 「予定表の本日を太字にするには」
三重:先生〜♪
藤原:どうしたんだい,三重ちゃん,にやにやして。
三重:へへへ・・・,私,新しい技を開拓したんです・・\(^o^)\
藤原:どんなやつ?
三重:今回の問題にしてください。
藤原:いいよ,言ってごらん。
三重:予定表の日付がありますよね。それが自動的に太字になる技です。
藤原:なるほど,一覧表の日付が,当日だけ太字になるんだね。
三重:そうです。
佳代:それじゃあ,今日は,三重が直接問題を出してよ。
三重:うん,分かったよ。
藤原:ついでに解説もね。
三重:ハ〜イ。それでは,みなさん,問題です。例えば,下の表のような
予定表の当日の日付が自動的に太字になるにはどうしたらいいでし
ょう?みなさんもいっしょに考えてくださいね〜☆
┏━┳━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┓
┃ ┃A │B │C │D │E ┃
┣━╋━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┫
┃1┃日付 │予定 │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃2┃5月25日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃3┃5月26日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃4┃5月27日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃5┃5月28日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃6┃5月29日│ │ │ │ ┃
┗━┻━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┛
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◆ 解 説 <難易度・・・中級>
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藤原:それでは,三重ちゃん,解答をどうぞ(笑)
三重:ハイ。すでに気づいてる方もいらっしゃると思いますが,先週の土
曜日にやった方法からひらめきました。
佳代:やっぱりね。
三重:もちろん,条件付き書式を使います。ただ,その前にすることがあ
ります。
藤原:何だい?
三重:ハイ,TODAY 関数を使って,今日の日付を入れるセルを作ります。
藤原:うん,うん。
三重:空いているセルを使えばいいのですが,例えば,C1に入れてみまし
ょう。
┏━┳━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┯━━━━┓
┃ ┃A │B │C │D │E ┃
┣━╋━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┿━━━━┫
┃1┃日付 │予定 │=TODAY()│ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃2┃5月25日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃3┃5月26日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃4┃5月27日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃5┃5月28日│ │ │ │ ┃
┠─╂────┼────┼────┼────┼────┨
┃6┃5月29日│ │ │ │ ┃
┗━┻━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┷━━━━┛
藤原:そして?
三重:ハイ,次に,日付の列を選択して,[書式]から[条件付き書式]を選
びます。
佳代:なるほど。そして,あれを使うのね。
三重:そのとおりです。先週やったように,「セルの値が」「次の値に等
しい」を選び,TODAY 関数の入ったセルをイコールをつけて入れま
す。ここでは,=$C$1 と入れます。
藤原:いいね。
三重:そこで,「書式」ボタンを押し,太字を選択してOK,OK。これ
で,日付のセルは,TODAY 関数と同じ場合に太字になります。
藤原:よろしい。よく頑張ったね。これならば,毎日,その日の日付だけ
太字になるよね。
三重:ハイ,わたしの場合は,太くして,青くして,さらに黄色で塗りつ
ぶしました。
藤原:派手だねぇ。でも,それは,書式でいくらでも設定できるから,好
きなように設定すればいいよね。
佳代:分かりました。予定表の日付が目立っていると役に立つこともある
と思います。みなさんも是非試してみてください。それでは,今日
はこの辺で。
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